Сотрудник администрации общего отдела обычно по статусу приравнивается к заместителю главы администрации .

Основными задачами сотрудника администрации общего отдела являются:

координация работы сотрудников администрации;

работа с документацией (делопроизводство);

подготовка и проведение совещаний, заседаний, других мероприятий;

контроль исполнения решений;

организация приема граждан, работа с жалобами и предложениями;

материально-техническое, информационное обеспечение деятельности администрации;

взаимодействие от имени администрации с представительным органом зачастую его хозяйственное обслуживание.

Сотрудник администрации общего отдела распределяет документы по отделам. Если есть документы, находящиеся в компетенции сотрудника администрации, то он их непосредственно решает.

Основными функциями сотрудника администрации общего отдела являются:

устанавливает предмет обращения (изменение целевого назначения земельного участка, присвоение/изменение почтового адреса земельного участка, жалоба), устанавливает личность заявителя, проверяет документ, удостоверяющий личность;

проверяет полномочия заявителя, в том числе полномочия представителя правообладателя действовать от его имени, полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица;

проверяет наличие всех необходимых документов исходя из соответствующего перечня документов, представляемых на предоставление муниципальной услуги;

регистрирует заявление гражданина и направляет на рассмотрение главе администрации;

ведение учета арендованных земельных участков, находящихся в собственности администрации городского поселения Уваровка;

ведение учета доходов от сдачи в аренду земельных участков, находящихся в собственности администрации городского поселения Уваровка;

вносит изменения в похозяйственную книгу.

Сотрудник администрации общего отдела взаимодействует с главой администрации по вопросам организационной деятельности персонала, отчетам о проделанной работе, ознакомления с нормативными актами и приказами, поступившими сначала к сотруднику. Глава администрации отдает распоряжения сотруднику администрации и отделам, как через сотрудника, так и напрямую. Также глава выносит решения по вопросам, находящимся в его компетенции и, либо исполняет сам, либо отдает поручение сотруднику, который может разрешить данную ситуацию.

Сотрудник администрации общего отдела взаимодействует с ведущим специалистом отдела финансирования по вопросам составления и рассмотрения бюджета, внесения в него поправок. Поэтому же вопросу экономист взаимодействует с главой администрации, который в свою очередь должен одобрить бюджет или отправить на доработку. К сотруднику администрации поступает информация от экономиста в виде сметы доходов и расходов, копии принятого к исполнению бюджета, ежеквартальных отчетов и другие. Экономист работает с бухгалтерией, которая предоставляет необходимые данные и статистику для разработки бюджета, и главой администрации, который дает письменное согласие на разработку экономически-важных документов.

Сотрудник администрации взаимодействует с бухгалтерией по различным экономическим вопросам таким, как: оплата счетов за различные виды услуг, предоставляемых администрации, закупка необходимого оборудования для дальнейшего использования в администрации. Бухгалтерия также может напрямую связаться с главой администрации по этим же вопросам, что является бесполезной тратой времени.

Сотрудник администрации общего отдела является связующим звеном между главой администрации и экономическим отделом, к нему стекается различного рода информация, которую он может решить сам, чтобы облегчить труд главы администрации или же отправить ему, если важность документа не позволяет разобраться самому. Однако экономический отдел может сразу напрямую быть связан с главой администрации.

Взаимодействие сотрудника администрации общего отдела с другими подразделениями показано на Рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 -- Взаимодействие объектов управления городского поселения Уваровка.

Исходя из описания взаимодействия сотрудников администрации, можно сделать вывод, что нет четко отлаженной организационной структуры взаимодействия отделов, которая бы позволила более оперативно решать поставленные задачи и быстро и грамотно принимать решения. При таком неструктурированном взаимодействии сотрудников администрации затрачивается большое количество времени и человеческих ресурсов, из-за чего снижается работоспособность как отдельных сотрудником, так и администрации в целом.

Должностные обязанности
1. Контролирует соблюдение трудовой и исполнительной дисциплины работников администрации.
2. Подготовка проектов служебных документов, постановлений, распоряжений, служебных писем и ответов на письма, справок, докладных записок и других документов.
3. Внесение вопросов для подготовки проектов постановлений и распоряжений.
4. Представление проектов исполнительно-распорядительных документов, составленных в соответствии с действующим законодательством, главе станицы на рассмотрение.
5. Присвоение выпускаемой документации порядковых номеров по единой нумерации, которая ведется в течение года.
6. Осуществление приема граждан.
7.Осуществляет контроль за правильным оформлением документации, поступающей на подпись главы станицы.
8. Подготавливает и своевременно направляет в администрацию Кочубеевского муниципального района, Прокуратуру района копии постановлений и распоряжений администрации муниципального образования станицы Беломечетской в соответствии с установленным порядком и в установленные сроки.
9. Составляет проекты должностных инструкций, инструкций по делопроизводству, регламента заседаний администрации и других инструктивных документов и представление их на рассмотрение и утверждение главе муниципального образования станицы Беломечетской.
10. Подготовка проектов планов работы администрации муниципального образования станицы Беломечетской и представление их на рассмотрение и утверждение главе муниципального образования станицы беломечетской.
11. Подготовка перечня вопросов для рассмотрения и принятия постановлений на заседания администрации муниципального образования, формирование повестки дня заседания администрации.
12. Создание комиссии по подготовке вопросов на заседания администрации.
13. Оказывает содействие комиссии в подготовке материалов, справок и проектов постановлений по вопросам, включенным в повестку дня заседаний администрации.
14. Несет ответственность за организацию контроля и проверку исполнения правовых, нормативно-правовых, исполнительно-распорядительных документов.
15. Осуществляет запросы о ходе исполнения постановлений и распоряжений муниципального образования станицы Беломечетской.
16. При получении Законов Ставропольского края, постановлений Думы Ставропольского края, постановлений и распоряжений главы администрации Кочубеевского муниципального района, при необходимости обеспечивает разработку конкретных мероприятий по реализации нормативных актов, в которых определяются исполнители, сроки исполнения и представляет их на рассмотрение и утверждение главы муниципального образования станицы Беломечетской.
17. Осуществление контроля за выполнением постановлений и распоряжений администрации и информирует руководителя о состоянии этой работы.
18. Осуществляет методическое руководство работой, связанной с организацией контроля за исполнением правовых, нормативных и исполнительно-распорядительных документов.
19. Готовит проекты постановлений на снятие с контроля выполненных постановлений и распоряжений главы станицы, а также ведет учет этих документов.
20. Оказывает методическую помощь в организации контроля и проверки исполнения правовых, нормативных и исполнительно-распорядительных документов специалистам администрации и представление ими отчетов и информации об исполнении в установленные сроки.
21. Составление справочно-плановых мероприятий.
22. Обобщает полученную информацию, анализирует состояние исполнительской дисциплины и представляет информацию главе муниципального образования станицы Беломечетской.
23. Составление сводной номенклатуры дел администрации муниципального образования станицы Беломечетской, ознакомление работников администрации с номенклатурой дел.
24. Формирование законченных делопроизводством дел, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
25. Подготовка документов к последующему хранению.
26. Руководство экспертной комиссией.
27. Осуществляет контроль за состоянием адресного хозяйства станицы.
28. Ведает вопросами охраны и сохранения объектов культурного наследия (памятников истории и культуры), расположенных в пределах поселения.
29. Хранение сформированных дел и сдача их в архив.
30. Организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение. Составление актов о выделении и уничтожении документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
31. Заверять и выдавать копии, справки, выписки из документов, хранящихся в администрации и в архиве администрации в соответствии с установленным порядком.
32. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников администрации в соответствии с Трудовым законодательством, положениями, инструкциями и распоряжениями главы администрации.
33. Ведет учет личного состава работников администрации, ведение личных дел.
34. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
35. Хранение и заполнение трудовых книжек.
36. Ведение соответствующей документации по кадрам.
37. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
38. Составление и контроль за выполнением графика отпусков.
39. Проведение аттестации работников администрации, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационной комиссии.
40. Организует подготовку предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.
41. Ведает вопросами социальной защиты населения, осуществляет оформление документов на представление к награждению.
42. Оформление документов на получение пенсий, пособий, льгот.
43. Ведает вопросами социальной защиты малоимущих граждан, многодетных семей, беженцев, вынужденных переселенцев.
44. Следит за своевременным внесением изменений, уточнений в похозяйственные книги работниками администрации: инспектором военно-учетного стола, специалистом I категории, делопроизводителем.
45. Организационное обеспечение подготовки и проведения выборов и референдумов на территории станицы Беломечетской.
46. Проводит работу по формированию избирательных комиссий по подготовке и проведению выборов в органы власти.
47. Оказание содействия работе избирательных комиссий по подготовке и проведению выборов в органы представительной власти.
48. Подготовка и оформление документов, выдача справок гражданам станицы для оформления договоров отчуждения имущества, вступления в наследство, оформления документов о регистрации имущества, вступления в наследство, получения технических паспортов на жилье. Участие в оформлении документов для регистрации сделок с недвижимостью.
49. Регистрация трудовых договоров, заключаемых работниками с работодателями – физическими лицами.
50. Подготовка и регистрация договоров с работниками, принимаемыми на работу в администрацию и муниципальные учреждения.
51. Является материально-ответственным лицом (мебель и оборудование кабинетов).
52. Организация сбора статистических показателей, характеризующих состояние экономической и социальной сферы муниципального образования, и предоставление указанных данных в организации государственной власти в порядке установленном Правительством Российской Федерации.
53. Принятие мер по обеспечению обустройства вынужденных переселенцев и членов их семьи на новом месте жительства на территории станицы Беломечетской.
54. Ведение регистра муниципальных правовых актов муниципального образования станицы Беломечетской.

1. Общие положения

начальника общего отдела НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ, а также регламентирует организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия со структурными подразделениями и должностными лицами.

1.2. Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия и обязательна для исполнения со дня ее утверждения.

1.3. Изменения в Должностную инструкцию утверждаются Директором и заносятся в Лист изменений, являющийся неотъемлемой частью данного документа.

2. Создание и ликвидация должности. Назначение и освобождение от должности

2.1. Должность начальника общего отдела создается и ликвидируется по приказу Директора. Предложение по ликвидации или переименованию данной должности могут вноситься непосредственно Директором.

2.2.Начальник общего отделаназначается на должность и освобождается от должности Директором. Представление на должность готовится Директором и согласуется c Директором (ВЫШЕСТОЯЩИМ).

3. Место Должностного Лица в организационной структуре

3.1. Начальник общего отдела находится в составе общего отдела «НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ».

3.2. Начальник общего отдела непосредственно подчиняется: Директору.

3.3. В непосредственном подчинении у начальника общего отдела находятся:

Ø Начальник транспортной группы

Ø Диспетчера

Ø Водители-экспедиторы

Ø Электрик

Ø Сантехник

Ø Уборщицы

4. Предназначение Должностного Лица

Начальник общего отдела имеет следующее предназначение в Компании:

a. Управление материально-техническим обеспечением бизнес-процессов,

b. Поддержание инфраструктуры для безусловного обеспечения бизнес-процессов,

c. Оперативное управление инфраструктурой.

5. Функции Должностного Лица

Начальник общего отдела выполняет в Компании следующие функции:

5.1. Планирование направлений деятельности отдела, связанных с материально-техническим обеспечением.

5.2. Разработка регламентирующих документов по вопросам функциональной деятельности отдела.

5.3. Мониторинг и контроль выполнения задач, связанных с хозяйственно-техническим обеспечением.

5.4. Постановка целей и задач по вопросам хозяйственно-технического обеспечения сотрудникам отдела.

5.5. Участие в формировании бюджета в части хозяйственно-технического обеспечения.

5.6. Организация полного цикла ремонтно-строительных работ в. Контроль качества выполнения работ. Заключение и ведение договоров подряда. Организация работ по поддержанию в рабочем состоянии зданий, помещений, инфраструктуры и территорий, находящихся в эксплуатации филиалом, в том числе организация уборочных работ.

5.7. Осуществление контроля по соблюдению в действующего законодательства, инструкций, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.

5.8. Организация работ, связанных с содержанием автопарка (планирование расходов на содержание автотранспорта, списание, приобретение, постановка и снятие с учета в ГИБДД, прохождение техосмотра, получение лицензии на грузоперевозки).

5.9. Планирование потребностей в расходных материалах (бумага), организация работ по приобретению оргтехники (за исключением компьютерной техники и телефонии), мебели, хозяйственного инвентаря, канцтоваров и т.п. для обеспечения нужд.

5.10. Планирование потребностей в оборудовании (кроме компьютерной техники и телефонии), организация и приобретение необходимого оборудования (складское, офисное, техническое)

6. Взаимодействия

Начальник общего отдела, выполняя свои функции, осуществляет следующее взаимодействие:

6.1. Взаимодействие с начальником отдела ОУИ
Ø Заявки на поставку из ГП расходных материалов (бумаги и т.д.) Ø Сметы на ремонтно-строительные работы Ø ТМЦ на закупку основных средств Ø Данные на списание автомашин Ø Отчет по инфраструктуре	В письменной форме,
Начальник общего отдела получает: Ø Утвержденные сметы ремонтно-строительных работ Ø ТМЦ на основные средства Ø Приказы, СЗ, указания	В письменной форме, В устной форме или в электронной форме с использованием корпоративных программных средств электронных коммуникаций

6.2. Взаимодействие со сторонними организациями и предприятиями
Начальник общего отдела предоставляет: Ø Предложения по сотрудничеству с целью поставки оборудования и проведения ремонтно-строительных работ	В письменной форме,
Начальник общего отдела получает: Ø Предложения по сотрудничеству о поставке необходимого для оборудования Ø Стоимость товарно-материальных ценностей Ø Тактико-технические данные оборудования Ø Стоимость услуг коммунального характера	В письменной форме, В устной форме или в электронной форме с использованием программных средств электронных коммуникаций

7. Показатели оценки деятельности:

Деятельность Начальника общего отдела оценивается на основе следующих показателей:

7.1. Достижение запланированных целей общего отдела

7.2. Подготовка предложений ремонтно-строительных работ

7.3. Экономичное использование материальных средств

7.4. Оперативное использование автотранспорта

7.5. Наличие инициативы, желания, потенциала, ответственности

8. Общекорпоративные Нормы:

Поведение Начальника общего отдела в Компании также регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

8.1. Правила внутреннего трудового порядка.

8.2. Положение об общем отделе.

9. Полномочия

Начальник общего отдела наделяется всеми необходимыми полномочиями в области применения поощрений и санкций к своим подчиненным в соответствии с утвержденной в Компании системой компенсации труда сотрудников.

Получать любую информацию, требующуюся для выполнения своих задач от сотрудников и «НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ»

Получать по согласованию с ОУИ от сторонних организаций юридические, финансовые и другие профессиональные консультации на договорной основе.

10. Ответственность

Ответственность Начальника общего отдела перед непосредственным руководителем определяется в соответствии с нормативными документами, определяющими систему мотивации персонала.

11.Требования к специалисту

12. Словарь специальных терминов и сокращений

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

Директор:

____________/______________

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм моей деятельности.

Начальник общего отдела:

______________/____________

13. Лист изменений

		Когда и кем внесено		Отметка о доведении
1.1 должностной инструкции «наименование должности» читать в следующей редакции:	1.1. Настоящий документ является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим предназначение, функции, ответственность начальника общего отдела НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ, регламентирует организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия со структурными подразделениями и должностными лицами.
Пункт 1.3 исключить		Распоряжение по м № 456f от 13.04.2004
	2.1. Должность начальника общего отдела создается и ликвидируется по решению генерального директора «НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ». Предложение по включению должности в штатное расписание могут вноситься директором.	Распоряжение по м № 456f от 13.04.2004
	2.2. Начальник общего отдела назначается на должность и освобождается от должности приказом директора.

Адрес и телефоны общего отдела Администрации Наро-Фоминского городского округа

1.Место нахождения и почтовый адрес для направления обращений в Администрацию Наро-Фоминского городского округа:

143300, Московская область, г. Наро-Фоминск, ул. Маршала Жукова Г.К., д.2

2.График работы общего отдела:

Ф.И.О должность	№ кабинета	График приема	№ телефона
Прибыльская Надежда Петровна Начальник общего отдела		Понедельник, среда 09.00 — 18.00 перерыв на обед	8-496-347-38-94
Гюльмагомедова Юлия Васильевна Начальник сектора по делопроизводству и документационному обеспечению		Ежедневно перерыв на обед	8-496-343-04-21
Кондратьева Любовь Владимировна Начальник сектора по работе с обращениями граждан и организаций		Ежедневно Перерыв на обед 13.00-14.00	8496-343-50-74
Костина Ольга Юрьевна Начальник сектора муниципальных услуг		Ежедневно Перерыв на обед 13.00-14.00	8496-343-0263
Специалисты по работе с обращениями граждан и организаций Специалисты по выдаче копий и выписок из постановлений		Ежедневно перерыв на обед Понедельник, среда 09.00 — 18.00 перерыв на обед	8-496-343-51-81 8-496- 343-57-90

3.Телефон общего отдела для получения справок по входящей корреспонденции 8496 -343-51-81 , о представлении копий и выписок из постановлений Администрации Наро-Фоми 8496- 343- 57-90 .

1. Адрес E-mail: [email protected]

Общий отдел является структурным подразделением Администрации Наро-Фоминского городского округа.

В состав общего отдела Администрации городского округа (далее – общий отдел) входят:

Сектор по работе с обращениями граждан и организаций;

Сектор по делопроизводству и документационному обеспечению;

— сектор муниципальных услуг.

Основными задачами общего отдела являются:

1. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, обращениями граждан и организаций, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, обращениями граждан и организаций в Администрации Наро-Фоминского городского округа и отраслевых (функциональных) органах Администрации Наро-Фоминского городского округа.
2. Формирование документального фонда Администрации Наро-Фоминского городского округа
3. Ведение централизованного делопроизводства по обращениям граждан и организаций. Прием, поступающих в Администрацию Наро-Фоминского городского округа документов, письменных обращений граждан и организаций.
4. Координация работы по оказанию государственных и муниципальных услуг на территории Наро-Фоминского городского округа.
5. Координация работы в подсистеме «Ведомственные показатели» автоматизированной информационно-аналитической системы «Мониторинг социально-экономического развития Московской области с использованием типового регионального сегмента ГАС «Управление» (далее – ГАСУ МО) в Администрации Наро-Фоминского городского округа и отраслевых (функциональных) органах Администрации Наро-Фоминского городского округа.