В должности "офис-менеджер" большинство работодателей видят работника, выполняющего довольно широкий круг обязанностей. Цель введения в штатное расписание ООО «Феникс» этой единицы - обеспечение бесперебойной работы офиса.

Требования к профессиональной подготовке офис-менеджера:

• 1. Опыт работы по данной профессии (в должности офис-менеджера или в аналогичной должности - помощник руководителя, секретарь и др.) от полугода до трёх лет (в зависимости от статуса должности, на которую в данном случае претендует соискатель).
• 2. Высшее образование (предпочтительно - по профилю организации, объявившего конкурс на вакансию, в области управления или техническое).
• 3. Уверенные навыки в работе на персональном компьютере (ПК), предполагающие не только умение грамотно пользоваться установленным программным обеспечением (ПО), но и самостоятельно производить инсталляцию ПО, несложную настройку и профилактику ПК, подключение периферии и пр.
• 4. Знание основных компьютерных программ (минимально - операционная система Windows, MS Office, Internet Explorer).

Указанные требования являются минимальными.

В представленном перечне они перечислены по важности в порядке убывания. На практике это означает, что при принятии решений о назначении соискателя на должность офис-менеджера работодатель в первую очередь обращает внимание на наличие у него практического опыта работы, его образовательный уровень и степень владения иностранным языком.

В качестве дополнительных к профессиональным качествам офис-менеджера работодатель упоминает следующие требования:

• 1. Наличие у соискателя опыта административно-хозяйственной работы и / или работы с персоналом.
• 2. Дополнительное образование (второе высшее, а также различные формы повышения квалификации, в первую очередь в области менеджмента и т.п.).
• 3. Продвинутый уровень владения иностранным языком, например, способность выполнять письменный или устный перевод, умение самостоятельно читать техническую документацию и специальную литературу на иностранном языке и т.п.
• 4. Умение обращаться с офисной оргтехникой (ксерокс, факс, сканер, мини-АТС, устройства бесперебойного питания, зарядные устройства), в идеале - умение быстро выявить и устранить мелкие неисправности в них.
• 5. Владение информационными технологиями (в частности, основами программирования, HTML), умение работать с прикладным программным обеспечением, а также со справочными правовыми системами (СПС): «Гарант», «Консультант», «Кодекс» и т.п.

Что касается специальных требований, предъявляемых работодателем к соискателю на должность офис-менеджера, то их спектр широк. В то же время предъявление подобных требований к профессионализму офис-менеджера выглядит вполне оправданным, а их отсутствие может, по меньшей мере, существенно затруднить для новоиспечённого «хозяина офиса» эффективное исполнение им своих должностных обязанностей, и это, в свою очередь, крайне отрицательно отражается на организации работы аппарата управления предприятием в целом.

Чтобы сложилось объективное представление о характере специальных требований к профессиональной подготовке офис-менеджера, они приведены ниже.

• 1. Понимание специфики деятельности организации, владение соответствующей терминологией и лексиконом.
• 2. Профессиональное владение методами руководства в условиях, аналогичных условиям орагнизации (практический менеджмент - от полугода и более).
• 3. Профессиональное владение ПК и программами.

Работодатель предъявляет и довольно суровые требования к деловым качествам соискателей на должность «офис-менеджер». Как и в случае с требованиями к профессиональным знаниям и умениям.

• 1) организаторские способности, т.е. способность руководить подчинёнными сотрудниками;
• 2) представительная внешность (в других вариантах также - презентабельная, располагающая);
• 3) деловая коммуникация, в частности умение чётко и недвусмысленно излагать распоряжения, а также писать и говорить по-русски грамотно и внятно;
• 4) профессиональный этикет, соблюдение правил организационного поведения (по-другому - субординации) и корпоративной культуры;
• 5) стрессоустойчивость (тактичность, неконфликтность, доброжелательность).

В дополнение к этому списку необходимо также сказать о таких «плюсах» офис-менеджера, как:

• 1) высокая работоспособность, в том числе в условиях кризиса, вызванного как объективными, так и субъективными причинами;
• 2) пунктуальность и, в частности, обладание крепкой памятью, а также способностью к самоорганизации;
• 3) исполнительность в сочетании с разумной инициативой и осмотрительностью в планах и действиях;
• 4) умение работать в команде, оставаясь при этом «первым среди равных»;
• 5) умение брать ответственность на себя, в особенности, когда шефа рядом нет, а решение принимать надо, причём немедленно.

• 1) целеустремлённость, умение расставлять приоритеты в работе;
• 2) обучаемость, а также умение самому обучать подчинённых сотрудников;
• 3) профессиональная интуиция, способность к предвидению развития ситуации;
• 4) настойчивость, впрочем, не имеющая ничего общего с «бараньим» упрямством;
• 5) оптимизм (основанный на реальном знании офисной обстановки).

Каждое предприятие, организация или компания требует иметь в своём штате специалиста, способного заниматься управленческой деятельностью в сфере обеспечения документации, делопроизводства и решения различных организационных вопросов. Специалистом, удовлетворяющим данные требования предприятия, является офис-менеджер с функциями секретаря.

Полномочия по поводу назначения на должность офис-менеджера и освобождения с занимаемой должности, как правило, имеет Генеральный директор предприятия, который одновременно становится его непосредственным начальником и руководителем.

Требования к кандидатам

Требования, которые предприятие предъявляет кандидату на соискание должности офис-менеджера с функциями секретаря, состоят в следующем:

Обязанности офис-мененджера

Исходя из названия должности, становится понятным, какие функциональные обязанности выполняет офис-менеджер: он должен отвечать за жизнедеятельность офиса и быть управляющим по административным и хозяйственным вопросам.

Таким образом, у офис-менеджера находятся в подчинении работники хозяйственного подразделения: заведующий хозяйством, водители, уборщица. Также ему подчиняется курьерская служба предприятия.

Ввиду различных производственных ситуаций, таких как временное отсутствие сотрудников по причине временной нетрудоспособности либо на время отпуска, предприятие возлагает выполнение функций отсутствующего сотрудника на сотрудника из того же либо смежного подразделения. Так, замещать отсутствующего начальника отдела кадров должен офис-менеджер , на которого возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства. И наоборот, функции офис-менеджера, который временно отсутствует, берёт на себя начальник отдела кадров. То есть должности офис-менеджера и начальника отдела кадров, как правило, взаимозаменяемы.

В процессе своей работы офис-менеджер должен уметь пользоваться и применять различные нормативные акты, законы, методики, приказы, положения, распоряжения, включая внутренние по предприятию, которые регулируют его деятельность. Также он должен придерживаться правил своей должностной инструкции и знать Устав предприятия.

Опираясь на знания из вышеуказанных источников, офис-менеджер должен ответственно подходить к исполнению свои функциональных обязанностей. Выполнять их нужно чётко, своевременно и правильно, согласно требованиям начальства. Кроме того, необходимо знать внутренний режим рабочего дня, структуру предприятия и штата сотрудников, владеть информацией о функциональных задачах департаментов предприятия, должностных обязанностях сотрудников подразделения администрации . В случае чрезвычайных или аварийных ситуаций, офис-менеджер, как и любой сотрудник, обязан знать алгоритм своих действий и выполнять их согласно инструкции.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря прежде всего включает в себя обеспечение документооборота по управлению и администрации предприятия. Но стоит помнить, что этим функции офис-менеджера не ограничиваются.

При поиске подходящей кандидатуры предприятие указывает обязанности офис-менеджера для резюме, которые составляют соискатели для получения вакантной должности. Офис-менеджеру ставятся следующие задачи, которые он обязан выполнять :

• принимать от сотрудников личные заявления, прочую документацию для сдачи на подпись Генеральному директору предприятия;
• ставить печати на приказах, договорах, бухгалтерских документах;
• работать с приказами и распоряжениями: подготавливать, печатать тексты, подписывать, согласовывать, проводить ознакомление с ними сотрудников предприятия, регистрировать, вести учёт, обеспечивать сохранность, заниматься формированием производственных дел;
• работать с различного вида корреспонденцией, входящей и исходящей (письмами, факсимильными сообщениями, электронной почтой): принимать, передавать (пересылать) адресату, регистрировать, вести учёт (реестр), обеспечивать хранение в бумажном и электронном виде;
• оформлять письма Генерального директора, администрации, начальников департаментов, отправлять письма высокой срочности;
• оформлять доверенности, в том числе и генеральные, для получения важной документации, корреспонденции, посылок;
• исполнять необходимые задания, поручения, распоряжения Генерального директора и начальников департаментов;
  
  
• работать с копиром (МФУ): осуществлять копирование, сканирование, печать документов;
• подготавливать, печатать тексты писем, запросов и прочих документов, регулирующих деятельность предприятия;
• вводить информацию, обеспечивать систематизированное её хранение, осуществлять поиск данных;
• формировать производственные дела, следить за их хранением, вовремя сдавать в архив;
• принимать факсимильные и телефонные звонки и отвечать на них;
• если необходимо, переводить телефонные звонки на сотрудников, кому они предназначены либо компетентных в данном вопросе;
• в отсутствие Генерального директора предприятия принимать информацию по телефону, факсу или в электронном виде и впоследствии доводить до его сведения;
• участвовать в подготовке и проведении собраний, совещаний предприятия;
• оповещать участников о цели собрания, когда и где оно будет проведено, протоколировать данные в ходе выступлений участников;
• организовывать встречу посетителей и гостей предприятия: предлагать, подавать чай, кофе, воду и прочее;
• для обеспечения командировок сотрудников, заказывать авиационные, железнодорожные билеты, бронировать гостиничные номера;
• своевременно обеспечивать нормальное функционирование офиса: заказывать питьевую очищенную воду, если это необходимо; каждый квартал заказывать канцелярские принадлежности; каждые полгода подписываться на периодические издания, оставлять заявки арендодателям на получение счетов;
• организовывать и контролировать сотрудников предприятия по соблюдению ими инструкций и распорядка трудового дня;
• заниматься координацией и контролировать работу хозяйственного подразделения: заведующего хозяйством, водителя, уборщицы, а также курьера;
• принимать заявки на пользование автомобилями предприятия и разрабатывать соответствующий график для поездок сотрудников.
  

  Офис-менеджер, как и все сотрудники, является членом трудового коллектива предприятия.

  Соответствующие требования всегда выдвигаются предприятием с целью поддержания порядка, чистоты как на своём рабочем месте, так и в служебных помещениях, сохранности документов и материальных ценностей, соблюдения трудовой дисциплины. Кроме того, предприятие требует от сотрудников:

• в целях усовершенствования производительности труда рационально расходовать своё рабочее время;
• эффективно пользоваться возможностями компьютера, оргтехники и производственного оборудования;
• экономно тратить материалы, используемые в работе, энергоносители;
• соблюдать инструкции по охране труда, правила противопожарной безопасности и нормы производственной санитарии;
• не распространять коммерческую тайну, содержащуюся в особых документах предприятия, что может привести к нанесению ущерба имиджа предприятия и его сотрудников.

В управленческой деятельности, в рамках своей компетенции, офис-менеджер наделён правами, которыми он может пользоваться в ходе выполнения работы :

• в полном объёме получать доступ к служебной информации (включая конфиденциальную);
• требовать от подчиненных и исполнителей доработки или переоформления документов, если они составлены с нарушением;
• принимать решения и подписывать документы, связанные с управленческой деятельностью;
• предлагать начальству планы по усовершенствованию своей работы, а также работы предприятия;
• требовать от начальства создания производственных условий, установленных санитарными нормами;
• устанавливать поощрения либо взыскания на сотрудников, подчиняющихся офис-менеджеру, предварительно согласуя такое решение с Генеральным директором.

Кроме того, офис-менеджер несёт ответственность перед предприятием , порядок которой зафиксирован в его должностной инструкции. Он будет отвечать за свои действия, в случае если.

Коммент.

Очень часто можно услышать от соискателей «ищу работу офис менеджера» , большинство из них – это представительницы прекрасного пола. Должность звучит заманчиво и заранее предполагает работу в офисе, к чему и стремятся многие. Но все ли отдают себе отчет, чем должен заниматься офис менеджер. Ведь это не только знание делопроизводства, как думают некоторые. Данная должность подразумевает определенные обязанности и знания. Во-первых, эта должность относится к руководящему составу, так как менеджер-это управленец. Во- вторых, это ответственность не только за документацию, но и за работу сотрудников офиса. Поэтому определенные знания просто необходимо. И прежде чем претендовать на данную должность, нужно знать основные требования, которые предъявляются к кандидату на эту должность.
1. Помимо высшего образования, необходимо наличие курсов по направлению «Офис-менеджер», опыт работы в административном секторе, и желателен опыт работы по специальности.
2. Кандидат должен знать основные принципы: расстановки персонала в офисе, управления персоналом, построения организационной структуры офиса, методики и контроля проведения аудиторских мероприятий.
3. Претендент на должность офис-менеджера должен знать методы тактического и стратегического планирования, а также знать, за что несут ответственность сотрудники.
4. Основы делопроизводства, основы обеспечения документацией, разновидность текстовых документов, их структуры и особенности составления для каждого конкретного случая – эти знания претендента необходимы, так как офисная работа связана с большим количеством документации.
5. Офис менеджер должен снабжать офис всеми необходимыми канцтоварами, обеспечивать техническое оснащение офиса, и естественно, должен уметь пользоваться всеми видами оргтехники.
6. Заключение хозяйственных договоров, основы бухгалтерского учета, знание иностранного языка – только увеличат шансы получить работу офис менеджер.
7. Как же управленцу без знаний делового этикета и этики взаимоотношений в коллективе? Эти знания также необходимы.
8. Ну и конечно знание трудового кодекса Российской Федерации, правила и нормы техники безопасности (особенно при работе с оргтехникой), охраны труда, противопожарной безопасности.

Нужно помнить, что офис-менеджер это ответственное лицо и в первую очередь за рабочий процесс в коллективе. Из представленных необходимых знаний, можно сделать вывод, какие у офис - менеджера должностные обязанности. Пожалуй, наиболее ответственным этапом в работе является организация различных встреч с клиентами, визитерами, делегациями, и проведение этих встреч. Здесь понадобятся навыки ведения переговоров, их анализ и оформление соответствующей документации. Работа офис менеджер – это проведение конференций, презентаций, семинаров и различных совещаний. Немаловажной обязанностью является предупреждение и разрешение конфликтов в рабочем коллективе, которые естественно могут возникать. Помимо разрешения конфликтов офис-менеджер должен помогать своим сотрудникам в решении рабочих вопросов.

Как руководящее лицо офис-менеджер отвечает за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей рабочего коллектива и неисполнение своих обязанностей, а также за различные правонарушения на рабочем месте и нанесенный материальный ущерб предприятию.

Так что обязанностей и ответственности у данной профессии много. Поэтому прежде чем претендовать на эту должность нужно подготовиться и получить необходимые знания. Да и руководить коллективом из сотрудников с разным характером и привычками тоже надо уметь. А здесь необходимы будут некоторые психологические навыки управления коллективом. Им можно обучиться, почитав соответствующую литературу.

В современном обществе появилось много новых профессий, о которых еще несколько десятков лет назад даже и не слышали. Но новшества постепенно и верно входят в нашу жизнь, и вчерашние школьники задумываются о вечном вопросе «кем быть». Девушек особо привлекает профессия «офис-менеджер». Что собой представляет эта работа, и какие навыки необходимо иметь, рассмотрим в данной статье.

Что за менеджер такой

Из названия понятно, что должность «офис-менеджер» связана с нахождением в кабинете и управление текущими делами предприятия. Сотрудник имеет дело с документацией, различной информацией и посетителями.

В основном обязанности офис-менеджера связаны с документами. Всем понятно, что приказы, справки и другие бумаги должны быть правильно оформлены, зарегистрированы и соответствующе храниться.

К тому же любое предприятие всегда посещают клиенты, заказчики или партнеры, и их необходимо грамотно распределить, чтобы люди попали к нужному им человеку. Всю поступающую извне информацию также принимает офис-менеджер, обязанности которого - правильно распределить данные по подразделениям.

С приходящими в организацию людьми первым общается также работник данной профессии. И порой именно этого контакта бывает достаточно, и не нужно отвлекать вышестоящих по должности людей. Офис-менеджер может дать нужную посетителю информацию или какой-либо документ. Если же нужен контакт с другими людьми, определяет удобное для всех время приема.

Непосредственные обязанности

Итак, мы разобрались, кто такой офис-менеджер. Обязанности:

1. Работа с входящей и исходящей документацией. Систематизируя все поступающие письма (как электронные, так обычные), может давать необходимые ответы. Если это компетенция других лиц, передает в соответствующие службы.
2. Является связующим звеном между посетителями и начальством. Регистрирует посетителей, записывает на прием, помогает с решением первичных вопросов.
3. Все телефонные звонки и факсы также поступают сперва к офис-менеджеру.
4. Подготавливает необходимые документы, такие, как приказы, постановления, выписки.
5. Собирает нужную информацию и составляет по ней отчеты, готовит аналитические сводки.
6. Подготовка к совещаниям и конференциям также входит в круг его обязанностей.
7. Ответственен за оснащенность офиса всеми необходимыми принадлежностями. Соответственно, ведет плановый учет наличия и потребностей в материальных ценностях. Участвует в закупке и принятии материальных ценностей.

Офис-менеджер, обязанности которого очень разносторонние, является, по сути, «хозяином» офиса. Много дел лежит на его плечах, и вся работа учреждения может сорваться без правильного и грамотного руководства.

Как занять вакантное место?

Чтобы устроиться на работу, первым делом нужно рассказать и показать работодателю, кто вы такой. Для этого используются всевозможные анкеты и резюме.

Резюме офис-менеджера, как и другого офисного сотрудника, должно содержать базовые пункты, на которые обращают внимание.

Основные пункты резюме

1. Ф.И.О.
2. Контактные данные.
3. Образование.
4. Опыт работы и достижения.
5. Личностные качества.

К основным пунктам желательно добавить что-то от себя. Следует постараться заинтересовать потенциального работодателя с тем, чтобы из общей массы он выбрал именно вас.

Хотя сама по себе может показаться скучной такая работа, офис-менеджер не погрязнет в рутине. От человека на данной должности ждут креатива и самодостаточности, поэтому и на соответствующее резюме сразу обратят внимание.

Оригинально представляем себя

• Резюме офис-менеджера, конечно, должно содержать основные, привычные всем пункты. Но и однообразные анкеты тоже всем уже надоели. Особенно опасно использовать клише, которые набили оскомину.
• Резюме - это не что иное, как самореклама. А офис-менеджер представляет собой всю организацию. Для этого, прежде всего, нужно суметь представить себя.
• Составляют анкеты, как правило, на компьютере, и поэтому следует ее красиво оформить. Желательно делать подзаголовки, каждую мысль выделять в отдельный абзац. Этим вы покажете свое умение четко и логически мыслить.
• Не следует увлекаться длинными предложениями, как правило, их не прочитывают до конца и переключаются на другое.
• Не бойтесь писать о своих увлечениях, но не растягивайте их на полстраницы.
• Все же главное для офис-менеджера - наличие грамотности, четкости и логичности, поэтому, составляя резюме, пишите без ошибок, кратко и по существу.
• Описывая свои личностные качества, помните, что офис-менеджер должен быть общителен, уметь находить контакт с любым человеком и быть при этом доброжелательным.

Какое необходимо образование

Для того чтобы получить работу офис-менеджера, лучше всего иметь высшее экономическое образование. Но даже если у вас за плечами не экономический вуз, а должность привлекает, можно пройти обучение на специальных курсах. В любом случае высшее образование всегда ценится работодателем больше, чем среднее, пусть и не экономическое.

Также многие компании предъявляют требования к знаниям языков. При этом важно как свободное общение, так и чтение бумаг, их перевод.

Естественно, офис-менеджер обязан разбираться в оргтехнике и прекрасно владеть компьютерными программами, необходимыми в работе.

Вследствие того, что должностная офис-менеджера требует подготовки и составления различной документации, необходимы начальные знания юриспруденции.

А если у вас за плечами курсы по психологии, то это только прибавит шансов в трудоустройстве. Ведь сотрудник на данной должности очень много общается и призван решать многие спорные ситуации и конфликты.

Секретарь или офис-менеджер: в чем разница

После работы в должности «секретарь» офис-менеджер может стать продолжением карьеры. В чем разница и каковы отличия работы этих двух людей? Давайте разберемся.

Вы секретарь, если:

• Отвечаете на телефонные звонки.
• Ведете учет дел, встреч и планов руководителя организации.
• Занимаетесь заказом и выдачей пропусков.
• В вашем ведении билеты на самолет, бронирование гостиницы и т. д.
• Готовите чай и кофе руководителю и посетителям.
• Получаете входящую документацию и занимаетесь ее перераспределением.

Зачем тогда нужен офис-менеджер?

Это своего рода шаг на ступеньку выше по карьерной лестнице. Как правило, в больших организациях несколько руководителей и, соответственно, секретарей. Предполагается обширная работа. Офис-менеджер является главным над ними и координирует их действия.

Помимо того, он занимается координацией работы младшего обслуживающего персонала, такого, как разнорабочие, уборщицы. Если в компании всего несколько автомобилей, то и водители находятся в его подчинении.

На плечах офис-менеджера офисное оборудование: закупка, списание, заключение договоров на поставку.

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2019 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

— принципы построения организационной структуры офиса;

— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

— порядок ведения деловой документации;

— порядок заключения договоров;

— правила пользования оргтехникой;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством;

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер:

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3. Ведет делопроизводство.

4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

Должностная инструкция офис-менеджера - образец 2019 года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера.