По определению, штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором оформляются:

• структура организации;
• штатный состав организации и численность ее сотрудников;
• наименования должностей, где также указаны квалификация и сетка окладов, а также возможная надбавка для каждой из должностей.

Для организаций штатное расписание является главным инструментом, позволяющим:

• прослеживать структурные подразделения организации;
• закреплять штатную численность подразделений и фиксировать количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• прослеживать систему оплаты труда работников структурных подразделений;
• устанавливать размеры надбавок должности;
• облегчить отслеживание вакансий с последующим подбором персонала.

Штатное расписание необходимо корректировать, если изменяются:

• при реорганизации структурных подразделений;
• количество штатных единиц;
• вводятся новые должности, специальности, профессии;
• меняются размеры оплаты труда (тарифные ставки, должностные оклады, надбавки).

Скачать и распечатать примеры Вы может по ссылкам:

Штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3

Достаточно часто пользователи задают вопрос: «где в найти и сделать штатное расписание?»

У нас есть плохая новость — Штатного расписания в 1С Бухгалтерия 3.0 как такового нет . А что есть, и с чем мы можем работать?

Есть справочник «Должности», куда можно ввести новую должность (к сожалению, штатную численность мы с его помощью не сможем установить).

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Для должности имеется возможность задать условия вредности. Для этого предварительно необходимо произвести настройки программы:

Зарплата и кадры -> Справочники и настройки -> Настройки зарплаты -> Порядок учета зарплаты

Ведение штатного расписания в программе настраивается с помощью помощника начальной настройки или в разделе «Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания». В открывшейся форме необходимо выбрать подходящие настройки.

Флаг «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию» устанавливается, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась автоматическая проверка на соответствие их штатному расписанию.

Флаг устанавливается для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания. Если флаг не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник «Штатное расписание».

Флаг «Используется «вилка» окладов и надбавок» устанавливается для возможности указания размера оклада и надбавок в виде диапазона значений при описании позиций штатного расписания

Флаг «В позиции штатного расписания используются разряды и категории» устанавливается, если при описании позиции штатного расписания следует указывать не только должность, но и разряд профессии или категорию должности.

Способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания настраивается путем выбора одного из предоставленных вариантов: «Месячный размер в рублях», «Тариф, %, коэфф. и т.д.» и «Месячный размер и тариф, %, коэфф».

Флаг «Использовать бронирование позиций» устанавливается для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода.

Ввод и изменения штатного расписания

Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций и хранится в справочнике «Штатное расписание» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» ). Под позицией понимается строка в штатном расписании – конкретная должность в конкретном подразделении учреждения с определенными условиями труда, с указанием предусмотренного количества штатных единиц.

Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (приемах, переводах и т.п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе.

Читайте также Как посчитать среднедневной заработок из МРОТ в 2019 году

Штатное расписание в учреждении может изменяться – открываются новые позиции, закрываются действующие, меняются условия труда для действующих позиций. В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменения.

Порядок работы со штатным расписанием зависит от того, установлен или снят флаг «Ведется история изменений штатного расписания» (раздел «Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания» ).

Если история изменений штатного расписания не ведется, то новые позиции добавляются непосредственно в справочник «Штатное расписание» , изменения условий труда для позиции штатного расписания отражаются с помощью редактирования в карточке позиции, при этом сведения о ранее действующих условиях не сохраняются и закрытие позиции отмечается непосредственно в ее карточке.

Если в программе ведется штатное расписание с сохранением истории его изменений, то штатное расписание изменяется специальными документами и – с их помощью вводятся новые позиции, редактируются и закрываются существующие, а история изменения штатного расписания хранится в справочнике «Документы, изменившие штатное расписание».

Ввод и изменения штатного расписания без сохранения истории

Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания снят флаг «Ведется история изменений штатного расписания».

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники «Подразделения» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» –«Подразделения» ) и «Должности» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Должности» ).

Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике «Штатное расписание» .

Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку «Создать» , в результате откроется форма для описания позиции штатного расписания.

Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флаг «Закрыта и больше не используется» ). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике «Штатное расписание» войти в каждую позицию, в поле «Позиция утверждена» установить флаг и указать дату ввода позиции в штатное расписание согласно приказу об утверждении штатного расписания.

Читайте также Минтруд назвал самую стабильную работу: перечень в 2019 году

Ввод и изменения штатного расписания с сохранением истории

История изменений штатного расписания ведется в программе, если в форме «Настройка штатного расписания» в поле «Ведется история изменений штатного расписания» установлен флаг.

При ведении штатного расписания с сохранением истории создания штатной позиции, изменение количества ставок, исключение штатной позиции и изменение других параметров регистрируются с помощью документов «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания» . В журнале «Штатное расписание» появляются новые ссылки: «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание» , «Утвердить новое штатное расписание», «Изменить текущее штатное расписание», «Документ, изменившие штатное расписание» .

Как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений предназначен документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Утверждение штатного расписания» ). Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.

При первом вводе документа «Утверждение штатного расписания» , когда штатное расписание в программе еще не описано, документ заполняется полностью вручную.

В табличной части документа для ввода новой штатной единицы нужно нажать на кнопку «Добавить позицию » и ввести новую позицию штатного расписания с указанием подразделения, должности, количества ставок, состава начислений, графика работы и др.

Для исключения из штатного расписания штатной единицы выделить курсором в штатном расписании строку с необходимой позицией и нажать на кнопку «Еще» – «Закрыть выбранные позиции».

Для внесения «локальных» изменений в штатное расписание, не связанных с существенным изменением штатной структуры учреждения, предназначен документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Изменение штатного расписания» ). Его удобно использовать при необходимости внести небольшие изменения, например, в состав позиций одного подразделения или условия существующих позиций. В отличие от документа «Утверждение штатного расписания» этим документом можно регистрировать изменения с любого числа месяца, а не только с его начала. В остальном работа с документом «Изменение штатного расписания » не отличается от работы с документом «Утверждение штатного расписания».

Для того чтобы ввести штатное расписание нужно заполнить данные в регистре сведений «Штатное расписание организации», открыть его можно через пункт меню «Кадровый учет» и в нем выбрать «Штатное расписание» или же из вкладок рабочего интерфейса «Предприятие» или «Кадровый учет». Перед заполнением этого регистра необходимо проверить на заполненность справочник «Должности организаций», а также «Подразделения организаций» . В форме этого регистра слева находится таблица, в ней отображаются данные из справочника «Подразделения организации»; С правой стороны выводится информация о штатных единицах.

Данные штатного расписания могут быть заполнены автоматически по текущим данным из кадровых документов. Для этого нужно нажать кнопку «Заполнить» и выбрать пункт «по текущей расстановке сотрудников» а также будет необходимо указать дату заполнения штатного расписания; обычно это дата бетется из приказа об утверждении штатного расписания. (рис.1)

Штатная единица это должность в каком -либо из подразделений организации (рис. 2). Для каждой штатной единицы указывается количество ставок, вид тарифной ставки и ее размер от минимального до максимального, помимо этого нужно указать график работы и при необходимости причитающиеся надбавки.

Эти сведения являются периодическими, это означает, что в программа хранит историю изменения штатного расписания.

После того как штатное расписание введено, можно сформировать отчет по форме Т-3; Его можно открыть из вкладок рабочего места «Кадровый учет» или «Предприятие», называется он «Унифицированная форма Т-3″; Здесь же можно найти отчет по Штатной расстановке организации, в котором можно получить данные о текущей штатной расстановке в организации.

Контроль штатного расписания

В программе 1С ЗУП предусмотрен автоматический контроль данных штатного расписания, т.е. проверяется соответствуют ли данные кадрового учета и данные штатного расписания, а именно: проверка наличия в штатном расписании свободных (незанятых) ставок и проверка соответствия диапазона тарифных ставок и размеров тарифных ставок сотрудника. Лучше всего настройку контроля штатного расписания включить в тот момент, когда кадровые документы и само штатное расписание уже будут введены. При включенной настройке контроля система не проведет кадровые документы, если обнаружится какое-либо несоответствие.

Включить эту настройку можно в настройках параметров учета, и в них через закладку «Кадровый учет» . Если установить галочку в поле количество ставок, то будет осуществляться проверка свободных штатных единиц при проведении кадровых документов; установка флажка в поле размеры ставок позволяет осуществлять проверку соответствий размеров устанавливаемых начислений с минимальной и максимальной ставками).

Контроль будет осуществляется при проведении кадровых документов: Если обнаруживается несоответствие, то регистрация кадрового документа не выполняется. В этом случае документ проведен не будет, и выведется сообщение об ошибке.

Штатное расписание в 1С ЗУП – важная часть работы с персоналом на любом предприятии. В этой статье будет рассмотрено как, настроить, утвердить и изменить штатное расписание в 1С ЗУП 8.3.

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);

при приеме и переводе сотрудников автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;

при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;

проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;

помимо должности, описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;

для подразделения определить, сформировано ли оно или расформировано, для должности - включена ли она в штатное расписание или уже исключена. Благодаря этому можно видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;

сформировать для печати унифицированную форму Т-3 и другие печатные формы.

Настройка штатного расписания

Ведение штатного расписания в программе настраивается при начальной настройке программы:

Если начальная настройка программы была завершена раньше или вовсе не была произведена, или возникла необходимость изменить настройки кадрового учета и штатного расписания, то необходимо перейти в раздел "Настройка - Кадровый учет":

Если нужна возможность предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы, составлять графики неполного рабочего времени и оформлять кадровые документы (приказы) в отношении сотрудников, работающих на подобных условиях, то необходимо установить флажок "Используется работа по неполной ставке":

флажок "Ведется штатное расписание" установите для возможности ведения штатного расписания по организациям;

флажок "Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию" установите, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась проверка на соответствие их штатному расписанию (наличие в штатном расписании свободных штатных единиц, соответствие размера тарифной ставки, назначаемой сотруднику, размеру начисления, указанному для позиции штатного расписания);

флажок "Ведется история изменений штатного расписания" установите для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания. Если ведется история изменений штатного расписания, то все данные о позициях штатного расписания вводятся с помощью документов "Утверждение штатного расписания" и "Изменение штатного расписания". Если флажок не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник "Штатное расписание";

флажок "Используется «вилка» окладов и надбавок" установите для возможности указания размера оклада и надбавок в виде диапазона значений (минимальный и максимальный размер) при описании позиций штатного расписания;

флажок "В позиции штатного расписания используются разряды и категории" установите, если при описании позиции штатного расписания следует указывать не только должность (специальность, профессию), но и разряд профессии или категорию должности. Например, не придется заводить должности «Токарь 6 разряда», «Токарь 5 разряда», а только одну - «Токарь» и уточнить разряды при описании позиций;

способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3) настраивается в одноименном разделе путем выбора одного из предоставленных вариантов:Месячный размер в рублях(по умолчанию предлагается данный вариант),Тариф, %, коэфф. и т.д. и Месячный размер и тариф, %, коэфф;

флажок "Использовать бронирование позиций" установите для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода. Оформленные брони будут отображаться в отчете "Штатная расстановка". Причем количество дней, по истечении который забронированные позиции будут выделены в отчете красным цветом, можно указать в одноименном поле.

По завершению настроек нажмите кнопку "Применить и закрыть".

Утверждение штатного расписания

Как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений предназначен документ "Утверждение штатного расписания". Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники "Подразделения" (раздел Кадры - Штатное расписание - Подразделения) и "Должности" (раздел Кадры - Штатное расписание - Должности).

Программа создала документ «Утверждение штатного расписания», где нужно указать месяц и дату и затем добавить позиции по соответствующей кнопке. В каждой позиции указывается подразделение, должность, график работы, количество единиц (ставок).

После проведения документа окно штатного расписания изменилось. Теперь в таблице отображаются позиции с указанием по каждой из них подразделения, должности, количества единиц и даты утверждения, а в «шапке» появились новые ссылки-команды.

Изменение штатного расписания

Для того, чтобы зарегистрировать изменение штатного расписания, перейдите по ссылке «Изменить текущее штатное расписание»:

Будет создан новый документ программы, который называется «Изменение штатного расписания».

После указания подразделения в документе отобразятся текущие позиции по этому подразделению. Каждую позицию можно открыть для изменения либо закрыть по соответствующей кнопке.

Кроме того, возможно добавление новых позиций таким же образом, как в «Утверждении штатного расписания».

Отчеты по штатному расписанию

После ввода и утверждения штатного расписания можно сформировать следующие формы и аналитические отчеты в разделе "Кадры - Кадровые отчеты - Штатное расписание" (отчеты строятся только по действующим позициям, т.е. утвержденным и не закрытым на дату его формирования):

Отчет "Штатное расписание (Т-3)" - унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В настройках штатного расписания (раздел Настройка - Кадровый учет- ссылка Настройка штатного расписания) имеется возможность выбрать способ отражения надбавок в печатной форме этого отчета – в рублях и/или в процентах, коэффициентах и т.п. Сведения об ответственных лицах в области подписи заполняются автоматически, если они указаны в карточке организации. Поля «Номер документа» и «Дата составления» заполняются автоматически только в том случае, если форма подготавливается из документа утверждения штатного расписания.

Отчет "Анализ штатного расписания" - аналитический отчет по позициям штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и сколько фактически занято. Также показывает, какой ФОТ предусмотрен штатным расписанием, и какой его объем фактически использован. В качестве использованного ФОТ выступает плановый ФОТ по фактически занятым позициям, независимо от того, какой ФОТ предусмотрен плановыми начислениями сотрудника, занимающего эту позицию. В отчете не отражаются временно освобожденные ставки.

Отчет "Начисления позиций штатного расписания" - аналитический отчет по начислениям позиций штатного расписания. В первой таблице отчета отражается вклад начислений в месячный ФОТ (в рублях) по всем ставкам позиций, во второй – исходные значения тарифных ставок и других показателей (процентов, коэффициентов и т.п.).

Отчет "Соблюдение штатного расписания" - показывает, сколько всего ставок запланировано и сколько фактически занято, как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Автоматически формируется комментарий, например «Превышена штатная численность».

Отчет "Штатное расписание на подпись" - имеет произвольную форму штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и какой ФОТ предусмотрен, как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Колонка «Описание» заполняется из поля «Краткое описание» карточки позиции. В настройках отчета имеется возможность указать руководителя и исполнителя отчета, и соответствующие реквизиты будут выведены соответственно в шапке и в подвале отчета.

Отчет "Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию" - представляет штатное расписание в виде таблицы, в строках которой перечислены позиции с указанием количества ставок, а в колонках – месячный ФОТ по одной ставке каждой позиции, а также составляющие этот ФОТ показатели.

Отчет "Заполненность штатного расписания" - отражает состояние штатного расписания (сколько ставок занято и свободно), при этом учитываются временно освобожденные ставки.

Отчет "Изменение штатного расписания" - отражает изменение состава штатных единиц в течение заданного периода.

Отчет "Штатная расстановка" - показывает позиции штатного расписания с указанием занимающих их сотрудников. Также показывает свободные ставки, установив отбор по ним в настройках отчета.

Оценив удобство программы 1С, мы подчас удивляемся, когда не обнаруживаем необходимых нам форм. Так, многие ищут в 1С Бухгалтерия 8.3 штатное расписание. Есть ли там оно? Давайте разбираться.

Из статьи вы узнаете:

• что такое штатное расписание и для чего оно нужно;
• есть ли обязательная форма для штатного расписания;
• какими формами и отчетами располагает 1С в кадровом разделе.

Штатное расписание - кадровый документ, отражающий структуру и численность организации в разрезе подразделений и должностей. Оно позволяет планировать кадровый состав предприятия и его фонд оплаты труда (далее - ФОТ).

Штатное расписание - это запланированная структура должностей, а не фактическая, так как там отражаются и занятые должности, и вакансии. Когда все вакансии заняты, фактическая структура штатов и численность совпадают со штатным расписанием.

Принятие сотрудника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо ().

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается лишь косвенно, когда заходит речь о должности, занимаемой работником в соответствии со штатным расписанием (ст. 15 ТК РФ , ст. 57 ТК РФ). Из чего следует вывод:

• штатное расписание необходимо;
• должность, занимаемая работником, должна быть в него внесена.

Оно обязательно понадобится при:

• проверках:
  • Трудовой инспекции;
  • ИФНС;
• в суде по трудовым спорам и разбирательствам с контролерами.

За отсутствие штатного расписания могут привлечь к ответственности как за нарушение норм трудового права ().

Виновным грозит предупреждение или штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30 000 до 50 000 руб. - для юридических лиц;
• от 1 000 до 5 000 руб. - для ИП;
• от 1 000 до 5 000 руб. - для должностных лиц.

Форма штатного расписания

Удобная форма штатного расписания ( ) дана в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 . Хотя с 2013 года данная форма не является обязательной, ее придерживаются многие организации: утвержденных обязательных реквизитов для данного документа нет, а привычная для нас форма содержит все необходимые сведения, которые ожидают увидеть проверяющие в штатном расписании.

• структурных подразделениях;
• должностях;
• количестве штатных единиц;
• окладах (тарифных ставках);
• надбавках;
• месячном ФОТ.

Как часто необходимо утверждать штатное расписание?

Поскольку составление и ведение штатного расписания не регламентировано, однозначных рекомендаций по этому вопросу дать не получится.

В штатное расписание в течение года могут вноситься изменения и дополнения. Для удобства, чтобы не копить изменяющие документы, в конце года можно утвердить новое штатное расписание на следующий год, которое учтет все изменения прошлого.

Если штатное расписание полностью пересматривается, утвердить новое можно и в середине года (например, при масштабном сокращении штатов).

Где в Бухгалтерия 8.3 найти штатное расписание

В 1С 8.3 Бухгалтерия штатное расписание не формируется. Данная форма там не предусмотрена. Однако для составления штатного расписания можно использовать отчет Штатные сотрудники .

Если применить настройки, установленные по умолчанию, то отчет Штатные сотрудники будет иметь вид:

Таким образом, отчет содержит следующие сведения о сотрудниках, которые фактически работают на указанную в отчете дату:

• должность;
• оклад;
• дату приема;
• рабочий телефон;
• дату рождения (и даже количество оставшихся до нее дней).

Для составления штатного расписания вам могут пригодиться поля:

• Подразделение ;
• Сотрудник ;
• Должность ;
• Тарифная ставка .

Поле Тарифная ставка содержит сумму по всем ежемесячным начислениям работнику, указанным в документах Прием на работу или Кадровый перевод . Получить развернутый перечень всех доплат и надбавок для конкретной должности не представляется возможным.

Если вам нужна информация о сотрудниках, которые занимали вакантные на сегодня должности, то можно убрать лишние настройки, и тогда дополнительно будет выведена информация об уволенных сотрудниках.

Чтобы составить штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3 сформируем отчет по штатным сотрудникам на 01.01.2019.

В 2018 году все должности по штату были заняты. 31.12.2018 уволился Мастер по прокладке сети. На 01.01.2019 данная должность является вакантной.

Отчет Штатные сотрудники находится в разделе Зарплата и кадры – Кадровый учет – Отчеты по кадрам .

В открывшейся форме сделаем следующие настройки.

Шапка отчета

Заполняем поля:

• Дата - дата, на которую требуется составить отчет, в примере 01.01.2019 ;
• Организация - выбрать из выпадающего списка, если в базе ведется более одной организации.

Нажимаем на кнопку Настройки и переходим в меню настроек отчета Штатные сотрудники . Выбираем вид отчета Расширенный .

Отборы

На вкладке Отборы уберем галочку с поля Группа Или для того, чтобы в список попадали не только ныне работающие, но и уволенные сотрудники.

Поля и сортировки

На вкладке Поля и сортировки уберем лишние галочки для вывода поля, оставив:

• Подразделение ;
• Сотрудник ;
• Должность ;
• Тарифная ставка ;
• Дата приема ;
• Дата увольнения .

Настройки на остальных вкладках оставим без изменения. Отчет примет вид.