Благодарственное письмо и запись в трудовую книжку (образец)

Если работодатель принял решение о поощрении работника грамотой или благодарственным письмом, запись в трудовую книжку об этом событии (образец здесь) вносится в соответствии с правилами, установленными нормами трудового законодательства РФ. Для правильного внесения подобной записи потребуется учитывать положения специальной инструкции, которые будут подробно освещены в настоящей статье.

Виды поощрений

Указание на общепринятые виды подобных поощрений содержатся в статье 191 Трудового кодекса РФ :

• объявление благодарности с занесением в трудовую книжку;
• премирование;
• вручение ценного подарка;
• грамота;
• представление работника к почетному званию «лучший в профессии».

Работодатель вправе применять и иные поощрения к своим сотрудникам (например, занесение в книгу или на доску почета), если они закреплены в коллективном договоре или локальными актами работодателя о труде (например, в положении о трудовой дисциплине).

Благодарность с занесением в трудовую книжку

Трудовое законодательство требует от работодателей (кроме граждан, не зарегистрированных в качестве предпринимателей) заполнения трудовых книжек на работающих у них сотрудников.

На основании положений статьи 66 Трудового кодекса РФ этот документ является главным документом, подтверждающим стаж работы сотрудника, а также содержащим иные сведения о его трудовой деятельности.

Форма и порядок ведения трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

• в Правилах ведения ТК, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее - Правила);
• в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее - Инструкция).

Как следует из подпункта «в» пункта 24 Правил , любые поощрения, предусмотренные трудовым законодательством или коллективным договором, а также локальными актами работодателя, заносятся в трудовую книжку.

Не является исключением и поощрение в виде благодарности. Образец занесения благодарности в трудовую книжку можно посмотреть здесь.

Раздел 4 Инструкции содержит подробный список действий при отражении соответствующих сведений в трудовой книжке. Он таков:

• в третьей графе «Сведений о награждении» трудовой книжки вписывается наименование работодателя (полное и сокращенное - при наличии);
• в первой графе нарастающим итогом проставляется номер записи;
• во второй графе вписывается дата поощрения награждения;
• в третьей указывается, кто поощрил работника, за что именно, а также вид поощрения. Например: «Объявлена благодарность за большой вклад в развитие и продвижение нового PR-проекта «Рекламные технологии сегодня»;
• в четвертой графе отражаются реквизиты соответствующего документа о поощрении (например, приказ, в соответствии с которым объявлена благодарность и сделана запись в трудовой книжке).

Оформление поощрения в виде благодарности

Приведем порядок действий при поощрении на конкретном примере.

Как правило, благодарность выносится работодателем по ходатайству непосредственного начальника работника.

К примеру, структурному подразделению организации удалось создать и продвинуть важный коммерческий проект. Генеральный директор, желая поощрить работников, принявших участие в данном проекте, запрашивает у руководителя структурного подразделения ходатайство о награждении сотрудников. Руководитель подразделения предоставляет генеральному директору такое ходатайство и последний дает ему ход, направляя с визой «на исполнение» в отдел кадров. Указанный отдел оформляет приказ (для этого можно использовать унифицированную форму № Т-11 , утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года N 1) и направляет на подпись к генеральному директору.

На основании подписанного приказа отдел кадров осуществляет внесение благодарности в трудовые книжки.

Форма же объявления работникам о благодарности может быть различной, т.к. законом она не установлена. К примеру, она может выражаться во вручении благодарственного письма и (или) объявлении благодарности на общем праздничном собрании.

Что дает благодарность в трудовой книжке?

Законодательство не предусматривает каких-либо правовых последствий для работников, чьи трудовые книжки содержат запись о благодарности. В то же время наличие поощрений свидетельствует о добросовестном исполнении работником своих обязанностей, что может быть учтено, к примеру, при наложении на него дисциплинарного взыскания за проступок. Кроме того, наличие у сотрудника подобных поощрений может учитываться работодателем в качестве одного из стимулов для карьерного роста.

В трудовой книжке есть раздел «Сведения о награждениях», образец заполнения которого нередко требуется работодателям. За всю профессиональную деятельность человека могут отметить за заслуги. Однако руководители не всегда знают, какие награждения фиксировать, а какие нет. Поэтому нередко возникают ситуации, когда вносятся лишние сведения, а нужные, наоборот, не упоминаются. Важно знать, какие записи делаются в трудовой книжке о награждении, чтобы всё правильно указывать в документе сотрудника.

Сведения о наградах

Если человек совершил трудовой подвиг, то тогда должна быть сделана запись о награждении. Сейчас подробнее разберёмся, что подлежит обязательному внесению. В первую очередь речь идёт о государственных наградах. Данное событие нужно фиксировать в документе работника. Также следует указывать те награды, которые выдала организация. Как правило, в этом случае бывает объявлена благодарность, вручена грамота, присуждено звание лучшего в своей профессии. Бывает и такое, что происходит вручение диплома и знака отличия.

Также могут быть учреждены свои награды правилами трудового распорядка, коллективным договором компании. Их тоже непременно нужно внести в трудовую книжку работника. А вот регулярные премии или иные денежные выплаты не следует фиксировать. Поэтому о поощрении такого рода не потребуется упоминать. Ведь они не свидетельствуют о том, что человек совершил трудовой подвиг. Поэтому ведомственные награды являются более существенными, чем когда человека начальник поощрил денежной выплатой.

Отметим, что благодарность и награждение почетной грамотой окажутся полезны для карьеры человека. Потому как в будущем они позволят претендовать на более высокие звания. Но нужно понимать, что невозможно сразу получить Почётную грамоту от Министерства РФ, если до этого не выдавалась благодарность от Министерства региона, в котором проживает человек. Следовательно, движение должно быть поступательным: сначала говорят «спасибо» на уровне района, затем города, после субъекта и т.д.

Сотрудник сам должен следить за тем, заносятся в трудовую книжку его достижения или нет. Потому как начальство не всегда добросовестно указывает сведения о присвоении награды. В этом случае необходимо потребовать, чтобы рассмотрели приказ, по которому вносится отметка о благодарности в трудовую книжку.

Время внесения записи

Каждая награда должна подтверждаться с помощью официальных бумаг. Потому как просто на словах благодарность не внесут в трудовую книжку. Как правило, издаётся приказ или приходит специальное письмо. Уже на основании такого документа можно будет внести запись конкретному сотруднику.

Если же приказ ещё не пришёл в отдел кадров соответствующей организации, то тогда никто не станет заполнять форму о награждении. Даже не важен тот факт, что человека уже официально поблагодарили.

Теперь отдельно поговорим о сроке, в течение которого сведения о награждениях должны быть указаны в трудовой книжке. Если человека отметила сама компания, то тогда будет дана ровно неделя после выпуска приказа. За этот срок нужно успеть сделать необходимую отметку.

Совсем другое дело, если человека поощрила не компания. В этом случае не указан конкретный период, за который заносится информация в документ. Поэтому организация может осуществить это как в течение недели, так и через месяц. Но, естественно, срок должен быть разумным. Потому как если сведения о награждениях попадут в трудовую книжку, к примеру, через год, то это будет не совсем честно по отношению к человеку.

Основания для внесения

Следует точно знать, какие достижения фиксируются в трудовом документе. Потому как бывают случаи, когда объявляется награждение в виде премии, однако данная денежная выплата по закону не указывается в книжке. Отметим, что для получения серьёзных наград потребуется участие отдела кадров.

Нужно будет подготовить следующие документы:

1. Ходатайство по поводу выдвижения кандидата.
2. Заполненный Наградный лист.
3. Характеристика человека.
4. Письмо в вышестоящий орган.

Для каждого случая определяется свой список официальных бумаг. В положении к награде указываются документы, которые обязательно потребуются. После их подачи, специальный орган рассмотрит кандидатуру и решит, достоин ли человек награждения. При положительном ответе будет оформлено специальное распоряжение, и по нему вручается благодарность с занесением в трудовую книжку.

Инструкция

Что даёт благодарность в трудовой, уже стало понятно – человек получает возможность продвинуться по карьерной лестнице. Теперь нужно разобраться, как именно делается запись, чтобы к ней не придрались.

Важно! С объявленными решениями нужно начинать работать, как только поступит приказ или специальное письмо. Без соответствующего документа бланк не заполняется.

Сначала нужно поставить порядковый номер в первой графе. Она никак не связана с разделом «Сведения о работе», поэтому нужно начинать отсчёт заново. Если у человека награда первая, то тогда следует поставить цифру 1. Потом уже, при внесении новых отметок о благодарностях, нужно будет писать 2, 3 и так далее.

Во втором разделе необходимо указать дату, когда вносится запись. Затем следует 3 графа, и в ней содержатся основные сведения о произошедшем событии. Там нужно указать, кто наградил, какое звание или награду получил человек. Помимо этого, пишется, за какую заслугу личность получила благодарность. Здесь всё можно указать в определённом формате.

Сейчас рассмотрим образец записи о благодарственном письме в трудовой книжке. К примеру, человек получил орден, и в этом случае писать следует так:

«Открытое акционерное общество «Гвоздика» (ОАО «Гвоздика). Награждён орденом за заслуги перед отечеством 3 степени».

Примерно так будет выглядеть отметка, но, естественно, сведения будут меняться в зависимости от ситуации. Как правило, все важные сведения можно получить непосредственно в приказе или письме. В четвёртой графе следует написать, на основании какого документа вносится запись. Например, на основании Приказа № 85 от 11.08.2005. Обязательно нужно указать организацию, к примеру, Министерство здравоохранения.

Важно всё писать без ошибок, иначе потом придётся вносить изменения. Ни в коем случае не следует ничего зачёркивать или замазывать, так как это не законно. Если нужно скорректировать запись, то тогда придётся издать другой приказ, который опровергнет ошибочный. Он вносится тоже в графу о награждениях и ссылается на ту запись, где была допущена помарка. Но, конечно, лучше всё сразу правильно писать, чтобы потом из-за ошибки не возникло трудностей. Тогда отделу кадров не придётся ничего корректировать, а сотрудник сможет не переживать по поводу отметки о достижении.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!

Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

В трудовую книжку включается информация о важных событиях в трудовой жизни работника. Таким событиями являются устройство на работу, увольнение, перевод на другую работу. Кроме этого работодатель отражает в трудовой книжке сведения о награждениях. Если работодатель принял решение о поощрении работника (например, грамотой), соответствующая информация должна быть указана в трудовой книжке в порядке, предусмотренном нормами трудового законодательства РФ. Рассмотрим этот порядок.

Трудовая книжка

Трудовое законодательство предусматривает необходимость включения организациями и индивидуальными предпринимателями в специальный документ информации о стаже и трудовой деятельности трудящихся у них сотрудников.

Этот документ называется «трудовая книжка» и представляет собой многостраничный документ, включающий в себя несколько разделов. Его форма утверждена компетентными ведомствами и является обязательной к применению на всей территории России.

Форма и порядок ведения трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

• Правилах ведения , утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее - Правила);
• Инструкцией по заполнению , утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее - Инструкция).

Эти подзаконные акты содержат, в том числе, информацию о том, какие поощрения заносятся в трудовую книжку, а какие — нет (пункты 24, 25 Правил).

Поощрения от работодателя

Трудовое законодательство требует от работника:

• проявлять добросовестность, выполняя свои должностные обязанности;
• знать и соблюдать трудовой распорядок;
• надлежащим образом исполнять соответствующие требования дисциплины труда, безопасности труда и др.

Работодатель, оценивая качество исполнения работниками трудовых обязанностей, вправе как поощрять их, так и применять к ним отдельные негативные меры дисциплинарного воздействия (замечание, выговор и т.д.).

При этом важно учитывать, что записи в трудовой книжке должны быть только о награждениях. Информация же о дисциплинарных взысканиях в этом документе не указывается.

Перечень поощрений, предусмотренных законом, указан в статье 191 Трудового кодекса РФ :

• благодарность;
• премирование;
• ценный подарок;
• грамота;
• почетное звание «лучший в профессии».

Работодатель может поощрить работников и иными способами, если они предусмотрены в коллективном договоре или локальными актами.

Запись о награждении в трудовой книжке. Образец

Руководитель организации подписывает приказ.

Кадровое подразделение осуществляет выдачу ценного подарка и производит запись в трудовой книжке о поощрении работника.

Виды награждений, указываемых в трудовой книжке

В пункте 24 Правил четко прописано, какие именно поощрения подлежат включению в трудовую книжку:

Государственные награды (в т.ч. государственные почетные звания);

Почетные грамоты, звания, другие награды от имени работодателя;

Другие виды поощрений, предусмотренные законодательством или внутренними актами работодателя.

Пункт 25 Правил содержит указание на виды поощрений, которые в трудовой книжке указывать не следует. К их числу, например, относятся квартальные премии и прочие регулярные выплаты.

Значение записи о награждении

Как правило, записи о поощрении работника кадровая служба вносит в трудовую книжку неохотно, т.к. не считает их важными. Однако подобное бездействие противоречит трудовому законодательству.

И работнику, и кадровой службе следует не забывать, что наличие поощрений свидетельствует о добросовестном исполнении работником своих обязанностей, что может быть учтено, к примеру, при решении вопроса о привлечении его к дисциплинарной ответственности за соответствующий проступок. Кроме того, наличие у сотрудника подобных поощрений может учитываться работодателем в качестве одного из стимулов для продвижения по «должностной лестнице».

Поощрения дают сразу два хороших результата: во-первых, старательный и трудолюбивый работник получает вознаграждение за время и силы, которые он потратил на производстве, и одновременно, другие сотрудники, увидев перед глазами подобный пример, будут стараться выполнять свои обязанности лучше. Так или иначе, поощрение – отличная мера, которая позволяет поднять производительность труда в одной отдельно взятой организации. Например, поощрение в повышает его уверенность на дороге.

Но что делать трудолюбивому работнику, находящемуся на хорошем счету у начальства в случае, если он решил сменить место работы? Как рассказать новому руководителю о своих заслугах? Ведь такая информация позволит увеличить степень доверия нового работодателя и сразу способствовать повышению заработной платы.

Для этого в Трудовом кодексе предусмотрена соответствующая норма, позволяющая отражать в трудовой книжке все заслуги отдельно взятого работника при их наличии. Какая именно – рассмотрим далее в статье.

Нормативно-правовые документы

В сфере трудовых взаимоотношений между стороной работника и, соответственно, работодателя, действует множество нормативно-правовых актов. Так, например, самый главный законодательный акт о труде, а именно, трудовой кодекс в своих статьях также упоминает возможность награждения сотрудника, а также вписание этого факта в трудовую книжку. Об этом говорится в статье 66, а именно в пункте четвертом.

В инструкциях о ведении и хранении трудовых книжек, утвержденных правительством нашей страны, также упоминается о возможности вписания данного факта в бланк трудовой. Об этом говорится в статье 1ой части четвертой.

В инструкции о ведении книжек для кадровиков, так называемых внутренних инструкциях, в различных пунктах дается полная информация о том, как именно делать записи в документе.

На основании всех перечисленных актов очень легко представить, как именно вносить запись о поощрении в трудовую книжку.

Какие записи предусматривает трудовая книжка в части поощрения работников?

Поощрения в организации имеют разный вид. К ним относится:

• вручение какого-либо ценного подарка;
• объявление сотруднику благодарности по организации;
• вручение сотруднику премии в денежной форме;
• помещение на организационную доску почета или книгу почета соответственно.

Если говорить о наградах, которые могут быть присвоены работнику, то они также могут иметь различные виды . К ним относятся:

• государственные награды;
• почетные грамоты, дипломы и знаки;
• поощрения в различной форме.

Конечно, это далеко не весь полный перечень и законодатель предполагает большее количество всевозможных наград работника за заслуги. Многие виды связаны с определенной деятельностью, которую производят работники.

В связи с таким большим разнообразием поощрений, записи в трудовую книжку не могут обобщаться, а вносятся по — разному в зависимости от их формы.

Основываясь на вышеперечисленных видах поощрений, в зависимости от ситуации делается соответствующая запись в трудовую. Например: «Награжден грамотой за многолетний и добросовестный труд» или же «Награжден дипломом за вклад в развитие информационных технологий».


Как пример можно привести запись о награждении орденом: «Награжден орденом за заслуги перед отечеством 3 степени».

Пошаговая инструкция в случаи награждений

Каждый кадровик должен знать, как вносить подобные сведения в трудовую книжку. Об этом написано как в инструкциях о хранении и ведении трудовых книжек, так и во внутренних инструкциях кадровиков.

Для того, чтобы повторить давно изученную информацию или узнать что-то новое мы еще раз напомним о том, как вносить сведения о награждении работника в его трудовой документ, содержащий информацию о стаже и местах работы.

Главное в вопросе правильно оформления – возможность осуществлять работу поэтапно – это гарантирует правильный результат по итогам внесения записи.

1. Первым делом кадровик должен поднять личное дело работника.
2. В нем должна быть найдена его трудовая книжка.
3. По организации должен быть вынесен приказ, в котором уже говорилось бы о том, что определенный работник или работники объявлены к награде.
4. Приказ должен быть обязательно передан для ознакомления работнику или работникам приставленным к наградам.
5. Далее, кадровик открывает в трудовой книжке раздел, посвященный сведениям о награждениях.
6. В первой графе ставится определенный порядковый номер, который соответствует арабской нумерации.
7. Во второй графе дается информация о дате, в соответствии с которой было принято решение о награждении и соответственно, вносилась запись в трудовую книжку.
8. В третьей графе дается информация о том, кем был награжден сотрудник. Как правило, это название соответствующей организации или подразделения внутри нее, в которой осуществляет деятельность работник.
9. В этом же третьем пункте с новой строки дается информация о награде, а также кратко описываются заслуги, которые способствовали ее выдаче. Примеры приведены в пункте выше.
10. Завершающий штрих – постановка номера приказа в четвертом столбце, в соответствии с которым делается запись. Пишется как номер приказа, так и дата его выхода. Затем ставится печать организации и подпись руководителя или его заместителя. На этом заполнение трудовой можно считать законченным.

Необходимо помнить о том, что запись должна быть сделана очень аккуратно . Грамматические ошибки в этом случае недопустимы.

Заполнять графы нужно только черной или синей ручкой и по возможности – разборчивым почерком.

При наличии дисциплинарных взысканий, запись о них вносится в соответствии с правилами, описанными .

Сведения о награждениях в трудовой книжке — образец:

На каком основании?

Основанием для внесения в трудовую книжку записи о награждения, помимо факта самого награждения является приказ. Данный документ издается по организации в виде локально нормативного акта от имени руководителя или заместителя руководителя.

Приказ должен быть вывешен на общее место обозрения с целью ознакомления сотрудников с его содержанием.

Если работнику была выдана грамота, то ее текст также необходим для ведения записи в трудовой книжке. Текст грамоты сжато пересказывается в графе информации о награде.

Порядок действий при благодарностях

Благодарность – это выраженное в словесной форме «спасибо» работнику за его труд. Благодарность может превозноситься в форме грамоты, диплома, письма или памятного подарка. Как правило, благодарность оформляется на специальном бланке. Такое поощрение работника – целое событие и непременно должно найти свое отражение в трудовой книжке.

О том, как внести соответствующую запись в трудовую , мы расскажем ниже.

1. Сотрудник отдела кадров или работодатель должны выпустить приказ по организации о назначении благодарности конкретному сотруднику.
2. Далее поднимается личное дело работника , извлекается трудовая книжка.
3. В трудовой находим разворот , посвященный внесению сведений о награждениях работника.
4. Находим крайнюю левую колонку и в ней указываем порядковый номер, с учетом арабской нумерации. Если записей нет, то ставим цифру один, если записи есть, ставим следующую в числовом порядке, после предыдущей.
5. Затем , во второй колонке слева ставим дату, свидетельствующую о моменте выдачи благодарственного письма.
6. В третьей колонке пишем название организации, а затем пишем информацию о вручении благодарности. Выглядеть это должно примерно так: «ООО Одуванчик. Объявлена благодарность за помощь в оформлении ежегодной выставки талантов».
7. Теперь , пишем номер приказа в соответствии с которым награжден гражданин.
8. Ставим печать организации и подпись руководителя или заместителя.

На этом оформление закончено. Показываем запись в трудовой работнику, для того, чтобы в случае допуска ошибок исправить запись по горячим следам.

В случае правильного оформления отправляем трудовую в личное дело работника.

Запись об объявлении благодарности в трудовую книжку — образец:

Запись о благодарности в трудовую книжку вносится на основании двух документов. Первое, это конечно само благодарственное письмо , которое подписано руководителем организации и передается работнику за его заслуги.

Второй документ, это приказ , имеющий свою установленную дату и номер.

Благодарственное письмо вручается много позже чем выходит приказ.

В приказе дается расшифровка заслуг работника, а также подробно описывается кому присваивается данная благодарность. Как правило приказ должен быть вывешен на всеобщее обозрение, например на стенде для того, чтобы сотрудники могли с ним ознакомится. На сновании приказа заполняется трудовая книжка, а также сама грамота или письмо.

Что дает благодарность в трудовой?

Запись о благодарности в трудовой дает определяющее значение. К сожалению, не учитывает благодарность, но поощрение, во-первых, она повышает престиж работника в глазах его руководителей. Работник обзавелся хорошей репутацией, ему будут доверять и другие сотрудники захотят соответствовать своему трудолюбивому коллеге.

Во — вторых при устройстве на новую работу, работник сразу будет на хорошем счету . Ему без сомнения будут доверять сложные задачи, а также это будет способствовать быстрому продвижению по карьерной лестнице.

Именно поэтому, даже если работодатель не предложил вам за сложную работу выдать благодарность, намекните ему о том, что хорошо бы было ее получить.

Как делать другие записи о поощрениях работников?

Если работник был поощрен другим способом, нежели чем благодарность или награда, то об этом также стоит указать в трудовой книжке. Трудовая практика знает множество случаев, когда записи разного рода о награждениях были истолкованы в трудовой неверно.

Именно поэтому, для того, чтобы самостоятельно вносить новую запись в трудовую, нужно помнить ряд основных правил.

Во-первых, нельзя забывать о нумерации. В любом случае ставьте ее в необходимом порядке.

Также не забывайте о том, что в информации о поощрении должна содержаться информация, касающаяся названия организации, вида награды и данных о том, за что конкретно она присвоена. Не забудьте указать дату и номер приказа. Только после того, как вы выполните все пункты данной статьи, запись, сделанная вами в трудовой будет считаться действительной.

Запись о поощрении в трудовую книжку — образец:

Дополнительная информация на видео:

Раздел «сведения о награждении» закончился

Если работник постоянно получает поощрения и, в принципе, очень трудолюбив, то наверняка страница, посвященная награждениям и иным поощрениям, может быстро подойти к концу. Что делать сотруднику отдела кадров в такой ситуации?

Ответить на этот вопрос проще простого.

Достаточно распечатать новый бланк

о награждениях и поощрениях и поместить в трудовую, поставив на него печать организации и подпись руководителя.

После этого вы можете смело вносить новые записи различного рода о поощрениях на вновь распечатанные листы.

Почетная грамота является видом награды, поэтому при наличии определяющих факторов, должна упоминаться в трудовой книжке. Что же это за определяющие факторы? Дело в том, что перед тем, как внести в трудовую книжку какие либо данные о наградах, выносится приказ. Если приказ издан не был – информация о грамоте не является желательной для внесения в трудовую.

Многие работодатели не считают почетную грамоту наградой, поэтому, как следствие, приказов не издают.

Именно поэтому вопрос с почетной грамотой часто является спорным, но теперь вы точно знаете, как ответить на него правильно.

Запись в трудовую книжку о награждении почетной грамотой — образец:

Штраф за внесение

Организацию могут оштрафовать в случае, если:

• информация о поощрении не соответствует действительности;
• информация не была внесена, несмотря на наличие приказа;
• информация была внесена, несмотря на то, что приказа не был издано;
• информация внесена некорректно.

Как правило, все эти случаи являются снованием для административного штрафа в отношении организации в целом. Штраф назначается в сумме от трехсот до пятисот рублей.

Заключение

Поощрения в организации – отличное подспорье для улучшения работоспособности.

Мудрые работодатели систематически делают поощрения сотрудникам и как итог – имеют большую производительность.

Документальное оформления поощрений – вопрос скорее вторичный, нежели чем первичный, но к нему стоит относиться также очень внимательно, ведь трудовая книжка – это лицо ее обладателя, а главное, она показывает профессионализм сотрудников отдела кадров. О том, как правильно оформить запись при переименовании организации, можно узнать

Какие виды поощрений отражать в трудовой

В трудовой содержатся сведения о стаже, всех ключевых этапах карьеры: занимаемых должностях, переводах, повышениях, сокращениях, увольнениях. В типовом бланке книжки предусмотрен раздел «Сведения о поощрениях », в котором отражают вынесенные благодарности и полученные награды.

Запись в трудовой книжке о награждении делают в соответствии с «Правилами ведения и хранения трудовых». Они утверждены Постановлением правительства РФ от 16.0.2003 № 225, и «Инструкцией по заполнению трудовых», которая утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее в статье «Правила» и «Инструкция»).

В соответствии с «Правилами», не каждое вознаграждение или поощрение, материальное, нематериальное, вносят в книжку.

Информация о награждении, которую вносят в трудовую книжку

1. о государственных и ведомственных наградах;
2. о присвоениях почетного звания государственного образца;
3. о награждениях почетной грамотой, дипломом, нагрудными знаками;
4. о премиях и других видах поощрений.

Сведения о награждениях в трудовой книжке не указывают, если это денежные премии, которые предусмотрены системой оплаты труда, выплачиваются сотрудникам на регулярной основе.

Если кому-то из работников присвоено почетное звание «Лучший по профессии», за это вручен ценный подарок, данный факт отражают в трудовой. Если же речь идут о выплатах квартальной или полугодовой премии, запись в книжку вносить не требуется.

Трудовая книжка. Оформление раздела о награждении денежной премией

Скачать образец документа

На основании чего вносятся сведения о награждениях в трудовой книжке: образец

Работодатель определяет самостоятельно порядок поощрения сотрудников и закрепляет его в локальном нормативном акте. В трудовую книжку заносится информация о наградах на основании приказа о поощрении. Если официальный распорядительный документ не издавали, отражать полученное поощрение в книжке не нужно, так как на это нет оснований.

В распорядительном документе указывают сведения о сотруднике, вносится имя, фамилия, отчество, занимаемая должность, табельный номер. В содержательной части указывают вид и мотив поощрения, кратко описывают и конкретные достижения, за которые отличившегося работника следует наградить.

Приказ составляют по форме Т-11 (Т-11а) или на бланке, разработанном организацией самостоятельно. Распоряжение издают на основании представления о поощрении. С приказом награжденного сотрудника знакомят под расписку.

Решение о награждении государственными, ведомственными наградами принимают уполномоченные вышестоящие инстанции. Письменное ходатайство подает руководство организации, в которой трудится работник. При наличии у сотрудника знаков отличия, наград, поощрений, к ходатайству прилагают соответствующие документы, подтверждающие наличие таких наград.

Как внести запись о награждении

При награждении сотрудника, работодатель вносит запись о поощрении в трудовую книжку, образец которой будет представлен ниже, и в раздел VII личной карточки формы Т-2. Информацию о поощрениях включают в раздел трудовой «Сведения о награждениях», где необходимо оформить все четыре графы:

1. указать порядковый номер внесенной записи;
2. дату оформления в формате число, месяц, год;
3. указать наименование организации-работодателя и внести непосредственно запись о поощрении;
4. дать ссылку на документ-основание (на приказ, распоряжение).

Запись необходимо внести в течение одной недели после выхода приказа руководителя. Поручается это кадровику или уполномоченному специалисту, назначенному руководителем. При оформлении записи почерк должен быть четким, аккуратным. Допустимо использовать чернила черного, фиолетового, синего цвета. При оформлении не допускаются сокращения.

При заполнении третьей графы применяют лаконичные формулировки: «Награжден за... », «Премирован за... », указывают причину награждения сотрудника. Наименование организации работодателя вписывают полностью, в скобках дают краткий вариант наименования, если он есть. Ссылаясь в четвертой графе на документ-основание, необходимо указывать его тип, например, приказ, распоряжение, вносить регистрационный номер и дату непосредственного оформления.

Ответы экспертов «Системы Кадры» на вопросы из практики

Каких ошибок избегать, заполняя раздел «Сведения о награждениях»

Наиболее распространенное упущение - это полное отсутствие в трудовой сотрудника сведений о наградах, знаках отличия и нерегулярных денежных премиях. Например, благодарность в трудовую книжку, образец будет представлен ниже, забывают внести в документ сотрудника. Часто ненадлежащим образом оформляют документы-основания. При вынесении благодарности не выпускают приказ, на основании которого вносят данные в раздел «Сведения о награждениях».

Запись в трудовой книжке о благодарности: образец

Скачать образец документа

Отражать в трудовой в полном объеме все сведения обо всех полученных наградах и поощрениях за период трудовой деятельности - это относится не к праву, а к обязанности работодателя. Особенно это обстоятельство важно учитывать, когда речь идет о государственных, о ведомственных наградах, которые обеспечивают сотруднику социальные, материальные привилегии:

• надбавку к пенсии,
• бесплатный проезд в транспорте,
• ряд льгот при медицинском, коммунальном обслуживании и так далее.

Запись о награждении в трудовой книжке важна и для тех, кто планирует в дальнейшем трудоустроиться. При отборе соискателей многие работодатели обращают внимание на раздел в книжке «Сведения о награждениях ».

Если трудовая была утеряна или бесповоротно испорчена так, что восстановлению не подлежит, работодателю при выдаче дубликата необходимо восстановить все записи о поощрениях на основании приказов, которые являлись основанием для внесения сведений в книжку.

Часто в трудовой можно увидеть некорректное оформление самих записей. Например, неверно проставлен формат даты, указанной во второй графе, отсутствует ссылка на документ-основание в четвертой графе. Применение готовых штампов может не считаться ошибкой, если сама запись отражает всю необходимые сведения, заверена подписью с расшифровкой ответственного лица.

Шпаргалка: ошибки в трудовой книжке

Абсолютным лидером среди допущенных ошибок при заполнении раздела «Сведения о награждении» является внесение информации о работе. Такая запись должна отображаться при верном варианте в предыдущем разделе. Часто причиной такой путаницы становится невнимательность кадровика. Если обнаружена любая ошибка, ее нужно быстро исправить, признав предыдущую запись недействительной. Таких действий требует от кадровика пункт 1.2 «Инструкции». Необходимо учитывать, при исправлении неверных записей нельзя пользоваться корректирующими жидкостями, зачеркивать, подчищать неверные записи, внесенные в раздел «Сведения о награждении ».

В трудовую книжку заносят информацию о наградах на основании приказа о поощрении. При заполнении раздела «Сведения о поощрениях» необходимо избегать ошибок. Если они обнаружены, кадровик должен обеспечить максимально быстрое исправление.