Одна из востребованных задач – организация командировок руководителя и его сотрудников.
Обслуживание бизнес-поездки
- Поиск, покупка билетов, трансфер для руководителей, сопровождения
- Составление оптимального маршрута следования в командировке
- Оформление виз
- Бронирование гостиниц для руководителя и групп
- Управление расходами, сокращение бюджета командировки, экономия средств
- Поддержка в экстренных ситуациях корпоративных клиентов (руководителя и сотрудников компаний)
- Обеспечение безопасности командировок
ПОДГОТОВКА КОМАНДИРОВОК РУКОВОДИТЕЛЯ
В первую очередь, это означает организацию всех необходимых процессов и подготовку документов. Приоритет – сберечь время топ-руководителей и бюджет бизнес-структуры. Этому способствует четкий план служебной командировки и контроль его выполнения на всех этапах. Командировка руководителя не потребует много усилий от организаторов при наличии у них релевантного опыта.
Переговоры, конференции, деловые встречи с зарубежными партнерами, открытие новых филиалов – важная часть большого бизнеса. Для руководителя командировка предполагает новые возможности, готовиться к ней нужно заранее.
Выезд за границу потребует оформления деловой визы. Для руководителя и сопровождающих его лиц - собрать и подготовить необходимые бумаги. Пакет документов и срок оформления визы зависит от места и цели выезда руководителей. Для получения разрешения в некоторые страны потребуется личное присутствие руководителя.
Имея аккредитацию в 15 посольствах и специальное структурное подразделение, ГК Аэроклуб окажет содействие и всестороннюю визовую поддержку руководителю и сотрудникам компаний.
Поездка руководителя может носить частный характер, сохранение конфиденциальности в этом случае гарантировано.
УСЛУГИ ДЛЯ КОРПОРАТИВНЫХ КЛИЕНТОВ
Предложения ГК Аэроклуб направлены на конструктивную реализацию всех запросов руководителя. Использование нашего программного продукта решает вопрос организации, поиска оптимальных предложений на авиа и железнодорожные билеты.
Как официальному представителю BCD Travel, нам доступны специальные тарифы в тысячах отелей по всему миру. Для руководителя и сотрудников компаний ¬– наших клиентов, предоставляются скидки в размере до 30 % от официальных цен. Комплексно это способствует контролю служебных расходов на поездку, экономии средств.
Взаимодействие с крупными международными компаниями, позволяет реализовать индивидуальные потребности клиентов, включая VIP-поездки.
- Аренда самолетов, вертолетов
- Обслуживание руководителей в VIP-залах аэропортов
- Организация частного транспорта и аренда автомобилей класса люкс
- Аренда и подготовка вилл
- Консьерж-сервис в командировке
Важный для руководителя аспект – высокий уровень безопасности и клиентская поддержка в экстренных ситуациях.
УПРАВЛЕНИЕ РАСХОДАМИ
Обращение к экспертам business travel влечет гарантированное сокращение расходов руководителя и самой компании на командировку.
ОБЯЗАННОСТИ МЕНЕДЖЕРА ПРИ ПОДГОТОВКЕ ВЫЕЗДА
- разработка плана работы, маршрута командировки;
- участие в деловых переговорах с партнерами-поставщиками услуг;
- содействие оформлению документов, организации business travel;
- в случае необходимости – встречи с руководителем, обсуждение деталей.
ГК Аэроклуб предлагает своим клиентам индивидуальные программы сокращения расходов на командировки. Наши клиенты получают всю необходимую документацию для руководителя и бухгалтерии
- Финансовый, авансовый отчет о командировке
- Статистический отчет (MIS reports)
- Отчет по запросу руководителя компании с отражением дополнительных параметров
Руководителя может заинтересовать обслуживание на платформе имплант/аутплант офисов.
Подробнее здесь.
Важно!
Следует уточнить, какой статус придает сам руководитель командировке – организацию специального гардероба, согласования пребывания, оформления нестандартных документов и т.д.
Организация деловых поездок руководителя – задача для опытных специалистов. Ожидаемый эффект от бизнес-поездок достигается только путем грамотного планирования организационных вопросов.
«При подготовке к сражению я всегда находил,
что планы бесполезны, но планирование - обязательно!»
Д. Эйзенхауэр
П оговорим о таком тривиальном явлении в бизнесе, как командировка. Несмотря на то что каждый помощник и секретарь регулярно готовят данный процесс, давайте еще раз остановимся на основных его этапах, и, возможно, вы узнаете дополнительные тонкости.
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Деловые поездки могут осуществляться в пределах города (местные командировки) и с выездом в другие населенные пункты и даже государства. Как правило, подготовка командировок осуществляется по типовой схеме, однако на нее влияет то, в каком статусе будет представлен руководитель в командировке: почетный гость, VIP-персона, член делегации, участник конференции, деловой партнер и т.д.
Пример 1
Свернуть Показать
Если руководитель пребывает в статусе почетного гостя, VIP-персоны или участника конференции, возможно, что усилия по бронированию мест в гостинице и билетов возьмет на себя принимающая сторона.
Пример 2
Свернуть Показать
Если ваш руководитель является членом делегации, возможно, что координацию действий по бронированию мест в гостинице и билетов примет на себя организатор поездки.
В данной статье мы будем рассматривать тот случай, когда все действия по организации поездки руководителя берет на себя его секретарь-референт. Итак, приступим!
«Чего изволите?»
В целях подготовки командирования необходимо получить указания руководителя:
- о датах (день, месяц) его (коллег) приезда / отъезда;
- списке сопровождающих сотрудников (если руководитель выезжает с группой, то фамилии, имена, отчества, занимаемые должности членов группы);
- способе передвижения (на машине, самолетом, поездом);
- удобном времени прибытия / отправления;
- форме оплаты билетов;
- уровне гостиницы, типе бронируемого номера, форме его оплаты (наличные, кредитные карточки, безналичный расчет).
Бронирование гостиницы
Предоставление гостиничных услуг на территории России должно осуществляться в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490.
На класс (т.е. уровень сервиса) гостиницы, как в России, так и за рубежом, как правило, указывает количество присвоенных ей звезд: от 2 до 5. Классификация номеров гостиниц делит их по таким показателям, как площадь номера, вид из окна, обстановка и т.п. Их обозначают:
- STD (standart) – стандартная категория номеров в гостинице;
- BDR, BDRM (bedroom) – номер со спальней;
- superior – номер большего размера, чем стандартный;
- corner room – угловая комната;
- balcony – номер с балконом;
- studio – студия, однокомнатный номер больше стандартного, со встроенной кухней;
- family room – семейный номер, размером больше стандартного;
- family studio – номер на одну семью с двумя смежными комнатами;
- king size или extra bed – номер с большой кроватью для семейной пары;
- suite – номер больше, чем стандартный, с гостиной и спальней, оборудованием высокого качества и дорогой мебелью;
- suite mini – номер улучшенной категории;
- junior suite – однокомнатный двухместный номер улучшенной планировки и большого размера;
- de luxe – номер, аналогичный junior suite, но с более дорогой обстановкой;
- executive suite, suite senior – номер повышенной комфортности, состоящий из двух и более комнат;
- business – большой номер с оргтехникой (например, компьютером или факсом), пригодный для работы;
- honeymoon room – номер для молодоженов;
- connected rooms – совмещенные номера, имеющие дверь-проход из одного в другой;
- duplex – двухэтажный номер;
- apartment – номера, приближенные к виду современных квартир, имеющие места для приготовления еды, как двух- и более комнатная квартира;
- president – самый роскошный номер в гостинице, в нем кабинет, несколько спален, два-три туалета.
На сегодняшний день количество ресурсов, на которых можно выбрать подходящую гостиницу, – огромно. Лично мне самым удобным для поиска подходящих вариантов видится старый добрый www.booking.com , на данном сайте вы без труда сможете забронировать номер как под банковскую карточку, так и без нее. Обычно гостиницы предлагают клиентам различные формы оплаты:
- предварительную по безналичному расчету,
- банковскими карточками (предварительно или по прибытии) или наличными денежными средствами (по прибытии).
Первоначальные параметры поиска устанавливаются на главной странице этого ресурса (см. Рисунок 1), а после вывода на экран отфильтрованных вариантов отелей поиск можно дополнительно сузить, используя большее число критериев (Рисунок 2). Далее начинаете анализировать найденные варианты, и несколько понравившихся вам отнесите на утверждение (окончательный выбор) шефу, прокомментировав, чем они хороши и чем отличаются.
Когда я сама собираюсь в путешествие за границу, то, выбрав подходящую мне гостиницу на www.booking.com, обычно проверяю, можно ли забронировать номер на более выгодных условиях. Для этого пользуюсь ресурсом www.roomguru.ru . На главной странице этого сайта вписываю в нужные поля выбранную гостиницу, даты; в результате поисковая система выдает информацию, по какой цене номера в выбранной гостинице предлагаются различными туристическими сайтами. По гиперссылкам можно сразу переходить на эти сайты с самыми выгодными на текущий момент по стоимости предложениями и, если остальные условия (способ оплаты и пр.) подходят, бронировать.
Разные туристические сайты предлагают своим пользователям интересные бонусные программы. Например, на www.hotels.com действует акция «Наберите 10 суток и получите 1 сутки бесплатно», причем независимо от того, бронируется ли проживание для командировки или для личных целей. Каждый сайт пытается удержать своих пользователей, предлагая доступ к секретным ценам и промокоды (www.hotels.com), горящие предложения (www.booking.com) и др. Не поленитесь зарегистрироваться на этих сайтах и будете регулярно получать все спецпредложения, сэкономив как свои личные денежные средства, так и ресурсы компании.
В последнее время командированные и просто туристы предпочитают останавливаться не в отелях, а в частных квартирах, предлагаемых специализированными сайтами (www.airbnb.ru и пр.), которые позволяют посмотреть на город проживания глазами местного жителя, приводя рейтинги, сформированные на основании отзывов предыдущих жильцов. Согласитесь, интересно приехать, скажем, в Питер или Рим и пожить там в квартире как «местный», да еще и со всеми удобствами (оборудованной кухней, стиральной машиной, гладильными принадлежностями и пр.). Не говоря уже о том, что это зачастую оказывается существенно дешевле, чем проживание в гостинице.
А теперь несколько практических советов о том, как можно сориентироваться в незнакомом вам городе. Если кто-то из коллег уже ездил туда или даже к тому партнеру, то у него можно попробовать проконсультироваться, какой район города удобен для размещения (близок к вокзалу и конечной цели командировки, что вокруг: метро, центральная пешеходная зона с сувенирными лавочками и кафешками или спальный район на окраине), понравилась ли гостиница, в которой он останавливался и почему. Аналогичные сведения можно уточнить и у секретаря принимающей стороны. После этого найдите в Интернет карту этого города и сопоставьте полученные данные для правильного выбора местоположения отеля. Воспользуйтесь и отзывами путешественников, которые делятся своими впечатлениями как на туристических сайтах, так и в специализированных форумах (например, «Форум Винского »: forum.awd.ru), интернет-справочниках («Тонкости туризма »: tonkosti.ru и пр.).
После возвращения руководителя поинтересуйтесь, удачен ли оказался выбор, что понравилось, что доставляло неудобства. И запомните его ответ, чтобы постепенно уяснить его истинные предпочтения и в следующий раз сделать более грамотный выбор.
Рисунок 1
Свернуть Показать
Рисунок 2
Свернуть Показать
Приобретение билетов
Организация командировки руководителя предполагает приобретение (бронирование, доставку) билетов. Если речь идет о стандартных направлениях, то на большинство рейсов секретарь может приобрести билеты самостоятельно в Интернете. Я пользуюсь официальными сайтами основных авиакомпаний и еще некоторыми площадками: www.rzd.ru, www.skyscanner.com, www.momondo.ru, www.aviasales.ru, www.tutu.ru, www.polets.ru и пр., многие из которых располагают удобными вариантами мобильных приложений.
Как правило, приобретаются билеты в обе стороны (туда и обратно). Перед покупкой (бронированием) билета любого класса на железнодорожный или авиатранспорт необходимо выяснить условия его обмена и возврата.
Авиакомпании -перевозчики самостоятельно устанавливают весь спектр условий, связанных с приобретением билетов и полетом. В частности, они определяют тарифы на авиабилеты и скидки, условия отказа от полета и возврата билета, правила регистрации в аэропорту, правила провоза, допустимый вес и размеры багажа, условия полета с детьми и др. Все эти нюансы секретарь должен выяснить до приобретения билетов самостоятельно.
Стоимость определяется тарифами на авиабилеты, таксами и скидками, устанавливаемыми авиакомпаниями, и зависит, в частности, от условий продажи и категорий пассажиров. На тариф влияют:
- класс обслуживания (существует 3 класса авиаперелетов: первый, бизнес и экономический, они отличаются помимо цены комфортабельностью кресел, питанием и весом бесплатно провозимого багажа);
- сезон;
- время, за которое приобретается билет;
- возможность смены даты вылета и возврата билета;
- приобретается ли билет «в одну сторону» или «туда и обратно», а также срок пребывания в пункте назначения.
Приобретая железнодорожный билет, следует учитывать, что каждому пассажирскому вагону присвоено сокращенное наименование:
- СВ (Л) – мягкий с двухместными купе,
- СВМ (М) – мягкий с двух- и четырехместными купе,
- М – мягкий с четырехместными купе,
- К (К) – купейный с четырехместными купе,
- КБ – купейный с купе-буфетом,
- КР – купейный с радиостанцией,
- ПЛ (П) – плацкартный со спальными местами,
- О (О) – общий с местами для сидения,
- ОБЛ (С) – межобластной с местами для сидения,
- Р – вагон-ресторан.
Вагоны повышенной комфортности в зависимости от категории и комплекса предоставляемых услуг делятся на классы: экономический – «Э», бизнес – «Б». На сегодняшний день практически все железнодорожные билеты как по России, так и за рубежом, можно приобрести в электронном формате. Распечатав такой билет на своем принтере, вы передаете его шефу для предъявления при посадке в поезд, т.е. никому никуда дополнительно ездить за билетом не придется.
Трансфер и точки посещения
Секретарю, организующему командировку своему руководителю, необходимо связаться с принимающей стороной и запросить предварительную информацию обо всех официальных и неофициальных мероприятиях программы пребывания руководителя.
Так, если запланировано совещание , то необходимо согласовать дату и время его проведения, предварительный список участников, необходимость подготовки рекламных или информационных материалов.
Если запланирован прием в ресторане , следует уточнить дату и время проведения, предварительный список приглашенных гостей, особенности протокола: форма приглашения, одежда, размещение символики компаний, именные карточки и т.д. Как правило, комментарии по выбору того или иного ресторана я смотрю на www.tomesto.ru . На данном ресурсе удобно бронировать столики, сориентироваться в стоимости блюд, кухне, по фото оценить интерьер, узнать время работы, адрес и контактный телефон. Часто пользуюсь и www.tripadvisor.ru , где есть возможность просмотреть отзывы бывалых критиков вплоть до советов, какое блюдо в каком ресторане особенно хорошо удается поварам. Здесь же можно задать параметры поиска заведения с высоким рейтингом среди посетителей с учетом удаленности от места проживания или пребывания командированного и средней стоимости чека. Одновременно с помощью данного ресурса можно спланировать и культурную программу, уточнив, какие достопримечательности располагаются поблизости
Можно запросить принимающую сторону о возможности оказания помощи в бронировании гостиницы, в передвижении по городу (машина с водителем), а также при встрече в аэропорту. Если трансфер все-таки нужно организовать самим, то в Интернет легко найти службу такси этого города, далее по согласованию с руководителем нужно определиться с классом автомобиля и количеством поездок:
- можно заказать встречу на вокзале с «доставкой» в выбранный отель, а потом руководитель в случае необходимости сам сможет заказывать у них такси либо
- сопровождение одной машиной / водителем или разными в течение всего времени пребывания человека в городе.
Если нужен только трансфер из вокзала в отель, то его часто можно заказать в самом отеле.
Бывают командировки, в которые едут и на собственном авто.
См. статью «Документы по представительским расходам ». Если освоите эту тему, то сможете приносить дополнительный «доход» организации в виде «сэкономленных налогов». Для этого нужно разобраться, какие расходы можно провести как представительские, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно» (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов)
Согласование планов
Целесообразно регулярно (во время ежедневных докладов) сообщать руководителю о ходе подготовки его командировки.
Следует организовать подготовку и представление документов, необходимых для переговоров (проекты контрактов, сертификаты, заключения экспертов, бизнес-планы и т.д.).
Кроме того, если руководитель пожелает, можно подготовить набор сувенирной продукции с эмблемой организации: ручки, календари, ежедневники, в допустимых случаях – образцы продукции и т.д.
Алгоритм действий
Итак, накануне отъезда необходимо сделать следующее:
- Убедиться в наличии действующего заграничного паспорта и действующих виз, если планируется загранкомандировка.
- Иметь проверенную информацию о прибытии / отъезде: место, точное время прибытия / отъезда, номера рейсов / поездов.
- Убедиться, что билеты выкуплены и доставлены (либо распечатаны).
- Иметь окончательный список отъезжающих в командировку.
- Подтвердить бронирование гостиницы.
- Определить время и место отъезда и сообщить об этом водителю.
- Предоставить окончательную информацию о возможных изменениях в программе пребывания сотрудникам компании, сопровождающим руководителя в командировке.
- Составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов.
- Обратите внимание, что с 08.01.2015 постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 отменены командировочные удостоверения и служебные задания. Таким образом, при подготовке документов для отправки сотрудника в командировку использовать эти документы больше не нужно (фактическое время пребывания в командировке теперь определяется по проездным документам). Но по-прежнему придется оформить:
- приказ о направлении работника в командировку
по форме Т-9 (а если отправляется группа сотрудников, то по форме Т-9а). Раньше унифицированные формы документов по учету труда были обязательными для всех, а теперь их должна разрабатывать и утверждать для себя каждая организация, хотя многие продолжают использовать прежние формы, утвердив их. Потому в статье мы продолжим использовать их общепринятые наименования, введенные изначально постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Заполнение приказа мы показали в Примере 2. Обратите внимание, что руководитель предприятия расписывается в нем дважды: как лицо, уполномоченное подписывать такие документы, и как работник, направляемый в командировку, дабы не оставлять этот второй реквизит незаполненным. Раньше в качестве основания издания такого приказа обычно значилось служебное задание, теперь из-за его отмены здесь фигурируют иные документы, например служебные записки; - затем необходимо зафиксировать факт выбытия сотрудника в Журнале учета командированных сотрудников . Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. В нем нужно заполнить: Ф. И. О. командированного работника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения. А в графе 3 «Дата и номер командировочного удостоверения» можно проставить прочерк. См. Пример 1;
- дни командировки, в которые сотрудник отсутствует на рабочем месте, нужно обозначить в табеле рабочего времени (ведется по форме Т-12 или Т-13) кодом «К». Если сотрудник в командировке трудился в свой выходной день, то в табеле нужно проставить сразу два кода: «К» и «РВ». В соответствии со статьей 153 ТК РФ работа в выходной день оплачивается «не менее чем в двойном размере»;
- после возвращения работника из командировки он сам должен (но за руководителя это чаще делает бухгалтер) составить авансовый отчет
- приказ о направлении работника в командировку
по форме Т-9 (а если отправляется группа сотрудников, то по форме Т-9а). Раньше унифицированные формы документов по учету труда были обязательными для всех, а теперь их должна разрабатывать и утверждать для себя каждая организация, хотя многие продолжают использовать прежние формы, утвердив их. Потому в статье мы продолжим использовать их общепринятые наименования, введенные изначально постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
2.1 Круг обязанностей секретаря
Круг обязанностей секретаря бывает весьма обширным и во многом зависит от специфики деятельности конкретной организации или фирмы 4 . Примерный перечень обязанностей секретаря может выглядеть следующим образом:
1. Просмотр и надлежащая обработка входящей и исходящей почты.
2. Ведение телефонных разговоров, организация приемов, включая прием и обслуживание посетителей.
3. Подшивка документов и ведение дел.
4. Составление писем, подготовка кратких справок по отчетам и т.д.
5. Оформление различных счетов.
6. Руководство деятельностью подчиненного делопроизводственного персонала.
7. Учет и регистрация деловой корреспонденции, включая личную переписку руководителя.
8. Организация командировок.
9. Организация и участие в работе совещаний, включая подготовку повестки дня и ведение протокола.
10. Организация дел в кабинете руководителя, т.е. ведение и своевременное уточнение настенных графиков, контроль документов и дел, хранящихся в кабинете.
11. Освобождение руководителя от многочисленных рутинных операций.
12. Информационное обеспечение руководителя, т.е. знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая информация.
Условно все секретарские обязанности можно разграничить на работу по документному (оформление и регистрация корреспонденции, контроль за исполнением приказов и постановлений свыше, подшивка дел и сдача материалов в архив) и бездокументному (доброжелательный прием посетителей (любой из них может стать выгодным клиентом фирмы), подготовка командировок, телефонное обслуживание и т.д.) обслуживанию руководства фирмы или учреждения 5 .
При планировании своего рабочего времени секретарь исходит из иерархии задач (по важности и первоочередности), стоящих перед руководством учреждения, и из рабочего плана руководителя 6 . При этом он руководствуется следующими принципами: ничего не должно быть забыто; все сроки календарного плана должны быть выполнены; необходим определенный резерв рабочего времени для преодоления неожиданно возникших проблем или выполнения ранее не предусмотренных заданий; вся работа должна выполняться в рациональной последовательности и с наименьшими затратами.
При приеме работников других учреждений и организаций или командированных из других городов секретарь выясняет, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону. Секретарь должен записать день и час приема и накануне напомнить о нем руководителю. В противном случае секретарь должен узнать у посетителя, из какой организации и по какому делу он прибыл, и в случае необходимости направить его к соответствующему сотруднику.
Секретарь должен знать: положения и инструкции по документационному обеспечению; руководящий состав предприятия, его подразделений; машинопись; работу на персональном компьютере; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации пишущих машин, персонального компьютера, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарской службы; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной защиты.
2.2 Организация командировок
Мы более подробно остановимся на организационных задачах, которые должен выполнять секретарь при организации командировок.
Функции секретаря по подготовке к поездке руководителя и специалистов:
1. Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т. П.
2. Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию:
а) дату отправления, прибытия, продолжительность поездки;
б) способ передвижения;
в) бронирование мест в гостиницах;
г) места посещения и проезд к ним;
д) отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон).
3. Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны.
4. Секретарь снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями (блокноты, ручки, папки и т. П.).
Перечень документов необходимых руководителю в командировке:
1) паспорт (при необходимости загранпаспорт);
2) авиабилеты или железнодорожные билеты;
3) командировочное удостоверение;
4) служебное задание.
Для направления в командировку сначала необходимо заполнить служебное задание – форма № Т-10а (Приложение 1), которое в дальнейшем используется для составления отчета о выполнении цели служебной командировки. Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.
Для того чтобы ваш руководитель отправился в командировку, недостаточно только устной договоренности или письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. В соответствии с новыми учетными формами бланк приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме № Т-9 (Приложение 2), для направления нескольких сотрудников в одну организацию – № Т-9а (Приложение 3).
После подписания приказ в обязательном порядке регистрируется. Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в которые заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание, должность руководителя, подписавшего документ. Как правило, приказы о командировании имеют общую нумерацию с кадровыми приказами, хотя приказы о командировании правильнее было бы регистрировать отдельно (например, с индексом «к», а приказы по личному составу – «лс»), так как эти приказы имеют разные сроки хранения (приказы о командировании – 5 лет, приказы по личному составу – 75 лет минус возраст).
Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). Командировочное удостоверение оформляется по форме Т-10 (Приложение 4), утвержденной постановлением Госкомстата России.
В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.
Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При выезде за границу время пребывания в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте, поэтому удостоверение не выписывается.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. Если отправление вашего руководителя назначено до 24 ч включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки. Например, поезд отправляется 29 января в 23 ч 50 мин (вокзал находится в черте города), первым днем командировки в этом случае будет считаться 29 января. Если самолет вылетает 30 января в 0 ч 40 мин, а до аэропорта надо добираться 2 ч, то первым днем командировки все равно будет считаться 30 января.
Бланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным за командировки (секретарем). Заполняется командировочное удостоверение в одном экземпляре, подписывается руководителем и направляется секретарю, который проставляет отметку о выбытии на оборотной стороне и регистрирует удостоверение в специальном журнале учета работников, выбывших в командировки (Приложение 5).
Перед отъездом руководителя в командировку секретарь должна получить максимум информации о своих действиях во время отсутствия руководителя. Необходимо проконтролировать и вопрос подписи документов во время отсутствия начальника. Если на время отсутствия руководитель передает право подписи другому должностному лицу, то необходимо подготовить соответствующий приказ о возложении обязанностей руководителя на период нахождения его в командировке на заместителя руководителя или другое должностное лицо. Секретарь также должна проследить исполнение контролируемых документов, так как при выбытии в командировки работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
Во время отсутствия руководителя секретарь обычно выполняет все делопроизводственные операции с документами: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы и группирует их по рубрикам. То есть выполняет свои обычные обязанности. Все телефонные звонки, поступившие в адрес руководителя, записываются в специальном журнале регистрации телефонных переговоров. Если данные вопросы могут быть решены другим сотрудником в пределах его компетенции, то телефонные разговоры разрешено переадресовывать, о чем в журнале регистрации делается соответствующая запись.
После возвращения руководителя из командировки секретарь:
1) информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия;
2) обрабатывает материалы командировки;
3) оформляет отчетные документы.
При работе над отчетом секретарь должен знать его цель, объем и для кого он предназначен. Обычно отчет включает три раздела:
1) обоснование необходимости командировки;
2) последовательность решения вопросов;
В функции секретаря входит не только организация командировок руководителя и специалистов, но и прием командированных работников. Секретарь должен выяснить:
1) по какому вопросу прибыл посетитель;
2) узнать, обеспечен ли он гостиницей и при необходимости помочь ему;
3) отметить командировочное удостоверение.
Командировочные удостоверения прибывших работников регистрируются в специальном журнале отдельно от командировочных удостоверений сотрудников организации (Приложение 6).
При соблюдении этих нехитрых правил организации поездок командировки будут способствовать процветанию вашей фирмы, а не ее разорению.
Вывод: от того, насколько грамотно и профессионально секретарь подготовит командировку руководителя или специалиста, во многом зависит ее результат, а соответственно и успех будущей сделки и процветание фирмы. Следовательно, от исполнения секретарем функций на фирме зависит очень многое.организации командировок и семинаров для представителей...
Организация оплаты труда на предприятии общественного питания
Курсовая работа >> ЭкономикаКосвенно связанных с работой (деловых командировок не только работника, но и... деятельности принадлежит важная роль в совершенствовании организации заработной платы, обеспечении... , товароведы, бухгалтеры) служащие (секретари , машинистки) Оплата труда всех...
Организация делопроизводства в секретариате МЧС города Урай
Дипломная работа >> Бухгалтерский учет и аудит... роли . Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций ... организации деятельности секретаря -референта и секретаря заместителя начальника6. Секретарь ... привезенные сотрудниками из командировок , переданные на переговорах...
Особенности организации и управления подготовкой и переподготовкой кадров для крупных страховых компаний
Дипломная работа >> МенеджментТелефонной, компьютерной связей и командировок . Каждый работник обязан... секретаря – М.: «Издательство ПРИОР», 2001. – 192с. Бишоп С., Тэйлор Д. Тренинг изменений в организациях ... изменения его роли в организации , коллективные формы организации труда 1960 ...
Проявляйте разумную осмотрительность при разговорах с попутчиками, случайными знакомыми, соседями по гостинице. Избегайте мест с неблагоприятной криминальной обстановкой. Прежде чем посетить организацию, в которую Вас командировали, убедитесь, что Вы не забыли взять командировочное удостоверение, документы, удостоверяющие личность и документы, подтверждающие Ваши особые полномочия, визитные карточки, другие материалы и документы, необходимые для выполнения поручения. Если Вы выезжаете в составе группы, помните, что указания, обязательные для исполнения, Вам вправе давать только старший группы. Старший группы обязан представить Вас должностным лицам организации, в которую Вы командированы и координировать все ваши контакты. Находясь в организации, в которую Вы командированы, подчиняйтесь установленному в ней распорядку. Не требуйте для себя каких-либо исключений. При возникновении проблем с выполнением служебного поручения свяжитесь со своим непосредственным руководителем для выработки способа решения задания.