Već dugi niz decenija papirna dokumentacija je opšteprihvaćeni oblik predstavljanja rezultata intelektualne aktivnosti i sredstvo za interakciju informacija. Njegovo stvaranje okupirali su (i njime se do danas) bavili milioni inženjera, tehničara koji služe na industrijska preduzeća, in javne institucije, komercijalne strukture. Pojavom kompjutera, razni alati i sistemi za automatizaciju papirne dokumentacije počeli su da se široko uvode.

Elektronsko upravljanje dokumentima podrazumijeva se kao metoda organizacije rada sa dokumentima, u kojoj se najveći dio dokumenata kompanije koristi u u elektronskom formatu i centralno se pohranjuje u takozvanim elektronskim arhivima, svojevrsnim skladištima informacija ili skladišta podataka.

Glavni zadaci uvođenja elektronskog sistema za upravljanje dokumentima (EDMS) u preduzeću su:

b efektivno upravljanje tokovi dokumenata u preduzeću;

l centralizovano skladištenje dokumenata;

Povećana kontrola izvođenja radova na dokumentima;

povećanje produktivnosti zaposlenih;

l olakšavanje pristupa informacijama za usvajanje upravljačke odluke.

Uvođenje korporativnog EDMS-a daje kompaniji dvije vrste prednosti: taktičke i strateške.

Taktičke prednosti implementacije EDMS-a uglavnom se odnose na smanjenje troškova. Automatizacija elektronskog upravljanja dokumentima daje preduzeću sledeće taktičke prednosti:

ʹ fizičko oslobađanje prostora;

ü smanjenje troškova kopiranja;

L smanjenje troškova dostavljanja informacija u papirnom obliku;

ʹ smanjenje troškova za resurse: ljude i opremu;

ü smanjenje troškova papira;

ü povećanje produktivnosti rada: brži završetak posla, povećanje ukupnog broja izvedenih radova, poboljšan rad sa podacima/evidencijama (dokumenti koji imaju zakonske obaveze), mogućnost obavljanja novih vrsta poslova.

Strateške prednosti implementacije EDMS-a uključuju prednosti koje su povezane sa poboljšanjima u ključnim poslovnim procesima, koji su zauzvrat povezani sa povećanjem prometa ili profita. Uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima pruža sljedeće strateške prednosti:

pojava mogućnosti kolektivnog rada na dokumentima (što je nemoguće kod papirnog kancelarijskog rada);

ʹ značajno ubrzanje pretraživanja i odabira dokumenata (po različitim atributima);

- povećanje sigurnosti informacija zbog činjenice da je rad u EDMS-u sa neregistrovane radne stanice nemoguć, a svakom korisniku EDMS-a se dodeljuju svoja prava pristupa informacijama;

ü povećanje sigurnosti dokumenata i pogodnosti njihovog skladištenja, budući da se elektronski pohranjuju na serveru;

Unapređenje kontrole izvršenja dokumenata.

Glavni rezultat automatizacije toka posla je sređivanje stvari u radu sa dokumentima, značajna optimizacija poslovnih procesa, smanjenje vremena za donošenje menadžerskih odluka i povećanje efikasnosti organizacije u cjelini. Nakon implementacije EDMS-a, menadžment kompanije prima efikasan alat menadžment neophodan za razvoj poslovanja u savremenim uslovima.

Proces implementacije sastoji se od nekoliko faza. Glavni koraci su:

1) pregled organizacione strukture preduzeća, identifikacija glavnih poslovnih procesa, tokova rada i formalni opis toka dokumenata;

2) sastavljanje nomenklature dokumenata, formiranje priručnika i klasifikatora, izrada uputstva;

3) prilagođavanje sistema na osnovu informacija dobijenih u fazi istraživanja;

4) instalaciju i konfiguraciju softvera i probni rad;

5) konačno prilagođavanje sistema, uzimajući u obzir nedostatke utvrđene tokom probnog rada;

6) obuka osoblja preduzeća.

Za efikasniji rad OJSC Metalurški kombinat im. A.K. Serov, predlaže se uvođenje takve inovacije u sistem upravljanja dokumentima kao što je sistem kancelara. Aplikacioni paket Chancellor je softverski proizvod kreiran na platformi Lotus Domino / Notes, koji je dizajniran za kreiranje sistema za elektronsko upravljanje dokumentima u organima. pod kontrolom vlade, velike geografski raspoređene organizacije, proizvodna preduzeća i banke.

Sistem Chancellor je u stanju da sveobuhvatno reši zadatke kancelarijske automatizacije, kao i kreiranje, kretanje, rutiranje dokumenata u realnom vremenu, njihovo centralizovano skladištenje i arhivsku obradu. Sistem je namenjen za:

ʹ organizacija elektronskog upravljanja dokumentima: skladištenje, usmjeravanje i kretanje dokumenata u realnom vremenu, kolektivni i grupni rad zaposlenih.

kancelarijska automatizacija: rad sa dokumentima od trenutka njihovog prijema ili kreiranja pa do završetka izvršenja dokumenata, slanje u dosije ili arhivu.

ʹ skladištenje i arhivska obrada dokumenata: centralizovano skladištenje baze podataka svih dokumenata, pretraga predmeta i dokumenata, izvoz iz sistema za automatizaciju ureda.

Chancellor radi na modularnoj osnovi i uključuje 12 modulskih aplikacija. Na zahtjev kupca, EDMS može uključiti bilo koji broj gore navedenih modula, u zavisnosti od specifičnosti preduzeća. Za implementaciju EDMS u OJSC Metalurški kombinat im. A.K. Serov" preporučljivo je odabrati sljedeće module:

1) „Osnovni sistem“: „jezgro“ proizvoda, osnova za kreiranje i upravljanje EDMS-om, na koji je povezan proizvoljan broj modula, zavisno od potreba kupca. Osnovni sistemski alati: grafički ruter, konfigurator, organizacijska struktura, radno mjesto, protokoli, instalater - obezbeđuju centralizovano upravljanje svim EDMS komponentama.

2) „Kancelarijski rad“: modul je dizajniran za automatizaciju kancelarijskog rada, kretanje organizacione i administrativne dokumentacije. Omogućava rad sa dokumentima od trenutka njihovog prijema ili kreiranja pa do završetka izvršenja, slanja u fajl ili arhivu.

3) "Upravljanje personalom": modul je dizajniran za automatizaciju poslovnih procesa rad kadrovske kancelarije- održavanje osoblje, čuvanje kartona zaposlenih, registracija imenovanja i otpuštanja zaposlenih, obračun radnog vremena, obezbjeđivanje radnih i socijalnih praznika, obavljanje poslova atestiranja, sastavljanje statističkih izvještaja, vođenje personalizirane evidencije i dr.

4) „Ugovori“: modul je dizajniran za upravljanje predugovornim, ugovornim i postugovornim aktivnostima preduzeća – održavanje elektronskog sistema za upravljanje dokumentima koji obezbeđuje kreiranje, odobravanje, potpisivanje i izvršenje ugovora; održavanje potraživanja i aktivnosti potraživanja; prenos izvršenih ugovora u elektronsku arhivu.

5) „Arhivsko poslovanje“: modul je namenjen za arhivsko-kancelarijski rad u preduzeću – prenos izvršenih dokumenata iz EDMS-a u arhivu, sastavljanje i vođenje nomenklature predmeta, formiranje i obrada dosijea za prenos u arhivu, vođenje i obračun datoteka u arhivi.

6) „štamcani obrasci”: modul je dizajniran za obavljanje funkcija računovodstva računa i korišćenja strogih obrazaca za izveštavanje i memoranduma.

7) "Elektronski digitalni potpis" (EDS): modul je dizajniran da koristi eksterne alate za kriptografsku zaštitu koji podržavaju nacionalni standardi, u okruženju Lotus Notes.

8) „Sistem upravljanja kvalitetom“ (QMS): modul je dizajniran da automatizuje održavanje i računovodstvo QMS dokumenata u preduzeću i uključuje dve komponente:

ʹ „QMS dokumenti“ omogućavaju softversku implementaciju upravljanja dokumentima QMS-a i mogućnost brzog upoznavanja svih korisnika sistema sa najnovijim verzijama dokumenata koji se odnose na sistem upravljanja kvalitetom.

ʹ SMK Audit obezbeđuje automatizovano upravljanje dokumentaciju i podatke o sprovođenju internih i eksternih revizija kvaliteta u preduzeću i njihovim rezultatima.

Ukupni trošak projekta implementacije može se izračunati korištenjem formule

K o \u003d K pr + K os + K r + K traka, (14)

gdje je K pr - cijena softverske platforme;

K os - troškovi za EDMS licence;

K p - trošak dodatne opreme;

K lane - trošak obuke osoblja.

K os \u003d 18239 + 10465 + 4485 + 20930 + 8372 + 33009,6 + 13156 + 19136 = 127792,6 rubalja.

K o \u003d 38571 + 127792,6 + 184 179,4 = 199373,2 rubalja.

Još jedna stavka troškova koju treba uzeti u obzir su troškovi administracije i održavanja sistema. Trošak održavanja iznosi 20% cijene kupljene licence.

C= Kos * 20%, (15)

gdje je C trošak održavanja EDMS-a;

C \u003d 127792,6 * 20% = 25558,52 rubalja.

Ukupni troškovi implementacije

Z=C+ K o, (16)

gdje je Z - trošak implementacije EDMS-a;

C - troškovi održavanja EDMS-a;

K os - trošak sticanja licence.

Z = 25558,52 + 199373,2 = 224931,72 rubalja.

Potrebno je izračunati uštede za implementacija EDMS-a. Neka procjena direktnih ušteda uključuje samo troškove papira ušteđenog implementacijom ovakvog sistema i troškove ušteđenog vremena zaposlenih.

Maksimalni trošak mjesečno utrošenog papira može se izračunati na osnovu sposobnosti jednog zaposlenog da pročita i asimilira određeni broj stranica dokumenata mjesečno. Na osnovu jednostavnog eksperimenta može se otkriti da tokom radnog dana jedan prosječan zaposlenik može pročitati najviše 100 kucanih listova dokumenata. S druge strane, minimalni obim stranica koje jedan zaposleni pročita u toku radnog dana ne može biti manji od jednog kompletnog dokumenta, odnosno četiri ili pet stranica, inače ovaj zaposleni ne radi sa dokumentima, što znači da nije od interes sa stanovišta implementacije. Pretpostavimo da postoji 15 stranica dnevno po zaposlenom u organizaciji.

Mjesečni trošak papira će biti:

M=G * B * N * T, (17)

gdje je G broj radnih dana u mjesecu;

B - broj listova po zaposlenom dnevno;

H - cijena jednog lista papira sa odštampanim informacijama (kopir aparat, štampanje);

T je broj zaposlenih koji se bave dokumentacijom.

M \u003d 21 * 15 * 150 * 184 \u003d 8694 rubalja.

Trošak ušteđenog radnog vremena još je teže procijeniti. Prije svega, sastoji se od sljedećih faktora:

1) ušteda truda ponovnim korišćenjem postojećih dokumenata;

2) ušteda vremena na traženju potrebnih dokumenata zbog sistematizacije dokumenata u skladištu i efikasnih sredstava za pronalaženje informacija;

3) ubrzanje svih poslovnih procesa zbog njihove automatizacije, formalizacije i kontrole discipline učinka.

Budući da svaka organizacija neprestano rješava zadatke koji su međusobno prilično slični, očito je da je mogućnost ponovnog korištenja postojećih dokumenata vrlo realna. Ako je za neke vrste dokumenata (ugovore, pisma, pozivnice) takva ponovna upotreba na većini mjesta ustaljena praksa, onda za dokumente tipa komercijalne ponude, analitičke recenzije, preliminarne nacrte ili čak samo dopisivanje, nažalost, postotak ponovne upotrebe u većini slučajeva je nula. Treba napomenuti da za gotovo svaki dokument postoji prototip (šablon). Najčešće će biti moguće "uzeti" od 20 do 30% od prototipa (ne od obima teksta, već od troškova rada za kreiranje), ostalo su specifičnosti konkretnog slučaja. Stoga ćemo poći od faktora ponovne upotrebe od 25%. Ako pretpostavimo da svaki zaposleni provede oko 20% svog radnog vremena na kreiranju novih dokumenata (ovaj parametar nije nigdje mjeren), onda će ukupna ušteda vremena za zaposlene biti oko 5% njihovog ukupnog radnog vremena. Prosječna godišnja plata stručnjaka koji se bavi upravljanjem dokumentima u preduzeću (sekretar, kancelarijski radnik, itd.) iznosi 12.018 rubalja.

V=I * K * E, (18)

gdje je B ušteda od uvođenja EDMS-a;

I - broj zaposlenih;

K - prosječni mjesečni troškovi po zaposlenom;

E - uštede u troškovima rada, %.

B = 184 * 1149,2 * 0,05 = 10572,64 rubalja.

U prosjeku, zaposlenik dnevno obavi deset operacija traženja raznih dokumenata. Traženje jednog dokumenta traje u prosjeku dvije minute. U 10% slučajeva zaposleni ne pronađe željeni dokument. Ako dokument nije odmah pronađen, potrebno je još dvije minute da ga potražite.

Obračun ušteda u troškovima rada nakon uvođenja EDMS-a mjesečno

T \u003d ((10 puta dnevno * 2 minute + 10 puta dnevno * 10% 2 minute) * 1 / (8 sati * 60 minuta) * 12018 rubalja * 184) / 12 = 8431,8998 rubalja.

Uštede u troškovima rada nakon uvođenja EDMS-a mjesečno će biti

gdje je T ušteda u troškovima rada nakon uvođenja EDMS-a;

B - uštede od uvođenja EDMS-a.

Mjesečne uštede u implementaciji EDMS će biti

E = 10572,64 + 8431,8998 = 19004,539 rubalja.

gdje je E - uštede u troškovima rada nakon uvođenja EDMS mjesečno;

M - Mjesečni troškovi za papir.

S=19004.539 +8694=27698.539 rub.

Godišnje uštede tokom implementacije EDMS će biti

C g \u003d 12 * C, (21)

gdje je C mjesečne uštede u implementaciji EDMS-a.

C g \u003d 12 * 27698,539 = 332382,46 rubalja.

Period povrata

P \u003d Z / K o * 12, (22)

gdje je P - period otplate;

Z - trošak implementacije EDMS-a;

C - prihod od realizacije događaja.

P = (224931,72 / 332382,46) * 12 = 8,12 mjeseci.

Period otplate događaja bio je 8,17 mjeseci. Ekonomičan efekat može se izračunati pomoću formule:

H \u003d C g - Z, (23)

gdje je H ekonomski efekat;

Z - trošak implementacije EDMS-a;

C - uštede u implementaciji EDMS godišnje.

H = 332382,46 224931,72 = 107450,74 rubalja.

Uvođenje elektronskog sistema upravljanja dokumentima daje značajan ekonomski efekat, ali je njegova kvantitativna procjena složen proces, jer se moraju uzeti u obzir mnogi faktori. Ekonomski efekat je u velikoj mjeri određen pravilnim izborom sistema i procesom implementacije. Treba napomenuti da ekonomska efikasnostće rasti kako broj dokumenata u elektronska arhiva, te broj zaposlenih povezanih sa elektronskim upravljanjem dokumentima.

Proučavamo osnove izgradnje optimalnog sistema toka rada, dajemo primjere i korak po korak algoritam za izradu rasporeda prometa dokumenata.

Iz članka ćete naučiti:

Šema toka rada u preduzeću

Centralizovano

Ovaj oblik je pogodan za organizacije sa strogom hijerarhijskom strukturom upravljanja koja se pridržava principa linearne raspodjele funkcija (upravljanje jednim čovjekom). Centralizovani oblik cirkulacije papira pretpostavlja prisustvo u organizacijske strukture firme specijalizovanog odeljenja zadužene za rad sa svom dokumentacijom.

decentralizovano

Ovaj oblik je pogodan za organizacije u kojima su nadležnosti odjeljenja jasno podijeljene prema principu operativne autonomije.

Decentralizovani oblik cirkulacije dokumenata pretpostavlja da svaka strukturna jedinica ima svoj odjel zadužen za rad s dokumentacijom.

mješovito

Kod ovog oblika prometa, vodeća uloga u radu sa dokumentacijom je dodijeljena centralnoj službi predškolske obrazovne ustanove, ali su neke od procedura delegirane posebnim službama koje se formiraju u okviru svake strukturna jedinica firme.

Primjer šeme toka posla

Šema rute za kretanje dokumenata je glavni princip sistema cirkulacije poslovnih papira. U ovoj šemi svakom toku dokumenata dodeljuju se zajedničke karakteristike, propisuju se instance i određuju obavezne procedure.

Ovaj dijagram pokazuje:

1. izvršioci (tj. odjeli uključeni u obradu ovog toka);
2. ruta (tj. redoslijed izvođača);
3. prisustvo obrnutih pokreta (dolazi li dokument nekoliko puta do jednog izvođača);
4. priroda operacija koje obavlja svaki pojedini izvođač).

Primjer sheme toka posla organizacije prikazan je na Sl. jedan:

Slika 1. Šema toka dokumenata preduzeća

Pročitajte također:

Vrste tokova dokumenata

Kretanje podataka u određenom pravcu, organizovano u okviru zatvorenog sistema cirkulacije dokumentacije, naziva se tok dokumenta. Izvor i odredište podataka ostaju isti.

Klasifikacija tokova dokumenata vrši se na osnovu njihovog odnosa prema objektu upravljanja i u pravcu kretanja.

Prva klasifikacija

• horizontalni tokovi (nastaju između odjeljenja istog nivoa);
• vertikalni tokovi (nastaju između odjeljenja različitih nivoa);
• uzlazni (radovi iz podređenih struktura prelaze u vodeće);
• silazni (dokumenti iz vladajuće strukture kretanje prema podređenima).

Druga klasifikacija

• dolazni tok formiraju papiri koji dolaze iz vanjski izvori;
• odlazni tok formiraju dokumenti poslati iz organizacije;
• unutrašnji tok formiraju papiri koji kruže unutar organizacije.

Faze toka posla u organizaciji

Razvoj i implementacija šeme tok dokumenata u organizaciji uključuje kombinovanje čitavog niza procedura u nekoliko osnovnih koraka:

prosleđivanje obrade. U ovoj fazi, dolazna korespondencija se prima, provjerava, distribuira na adrese i dostavlja menadžeru na razmatranje.

Preliminarno razmatranje. U ovoj fazi, DOW servis pregleda i klasifikuje radove po vrsti, važnosti, složenosti, statusu autora itd.

Smjer prema menadžmentu. U ovoj fazi se donose odluke i donose administrativne odluke.

Tretman. U ovoj fazi se vrši izvršenje i slanje papira na čuvanje.

Glavni princip svih faza je racionalno kretanje, tj. optimizacija tokova, njihova konsolidacija i redukcija. U tu svrhu kreiraju se posebna tehnološka uputstva, čija je glavna svrha određivanje najefikasnijeg redoslijeda postupaka i razvoj optimalnih šema ruta.

Kako napraviti dijagram toka dokumenta

Najbolja opcija za grafički prikaz svih faza prolaska dokumenata je dijagram. Svaka vrsta posla se pažljivo analizira, a rezultat ove analize je izrada dijagrama toka koji vizualizira cijeli proces.

Slijed radnji potrebnih za rješavanje problema dobiva grafički dizajn.

Ne postoji jedinstvena šema rasporeda. Svako preduzeće treba da ga razvija samostalno. Što je preduzeće veće, što više aktivnosti ima, to bi raspored trebao biti detaljniji.

Druga faza.

Imenujemo odgovorne za papirologiju

Uz primarnu dokumentaciju, to je prilično jednostavno za napraviti - za dizajn je odgovoran onaj koji izrađuje. Za ostale papire takva odgovorna osoba će morati biti imenovana. Ako se to ne učini, onda u slučaju gubitka dokumenta ili kršenja roka za njegovo podnošenje, neće imati koga pitati.

Treća faza.

Mi postavljamo rokove.

Rok do kojeg odgovorni službenik mora dostaviti dokument je najvažniji dio cjelokupnog rasporeda. Rok se može odrediti u mjesecima ili danima koji su protekli od dana izvršenja papira.

Četvrta faza.

Odabir dizajna

Kao što je gore spomenuto, zgodan način za dizajniranje grafikona je dijagram toka. Ali može se formatirati i u obliku teksta i u obliku tabele. Tekstualni obrazac je pogodan za malu organizaciju, za veću će tabela biti prikladnija. Glavni princip- Vaš plan treba da bude lak za čitanje zaposlenima odgovornim za cirkulaciju dokumenata.

Danas je 100% dokumenata u kancelariji kreirano elektronski, ali se i dalje više od 80% odštampa (za odobrenje, upoznavanje, puštanje u rad). Može li takav pristup biti efikasan?

Čini se da je uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima najrazumnija akcija donosilaca odluka. Ali poslovna potreba za automatizacijom je daleko od trenutne. I tek nakon što primi niz signala, menadžment dolazi do zaključka da je preduzeću potreban poseban informacioni sistem za upravljanje sadržajem (ECM-sistem). Tada postoji potreba za upravljanjem informacijama u svim fazama njihovog postojanja, sve dok ne zastare.

Šta je elektronski dokument, EDMS, ECM

Postoji mnogo definicija. Pokušat ćemo vam dati što razumljivije i najopširnije.

Elektronski dokument- skup informacija (tekst, slika, zvučni zapis) pohranjenih na računaru (Word, Excel fajlovi, itd.). Uz nju ide i kartica sa atributima, baš kao što knjige u biblioteci prate ormar za dokumente. Po atributima (naslov, autor, datum kreiranja itd.) dokument se može brzo pronaći.

Workflow(workflow) - niz radnji zaposlenih u okviru određenog poslovnog procesa. Primjer takvog slijeda je prijem dokumenta, njegova registracija, razmatranje i izvršenje dokumenta, a poslovni proces je rad sa žalbama građana.

Elektronsko upravljanje dokumentima(EDI) je način organizacije rada sa dokumentima, u kojem se većina dokumenata koristi u elektronskom obliku i pohranjuje centralno.

Da li vam je potreban ECM sistem

Da biste procijenili da li je potreban EDMS ili ECM sistem, sami odgovorite na sljedeća pitanja:

• možete li brzo pronaći pravi dokument dok razgovarate telefonom sa važnim partnerom?
• da li se može tačno reći koja od instrukcija koje ste izdali nisu ispunjena i trenutno kasne?
• Jeste li sigurni da postojeća brzina odobravanja dokumenata stvara pozitivnu sliku vaše organizacije?
• Da li ste zadovoljni količinom papira koji se nalaze na vašem stolu?
• Možete li sa sigurnošću reći gdje se trenutno nalazi dokument koji je poslan na odobrenje?

Prednosti elektronskog upravljanja dokumentima

Transparentnost poslovnih procesa. Zahvaljujući sistemu možete pratiti sve faze u aktivnostima organizacije. Poslovni procesi postaju apsolutno transparentni za menadžment, lakše ih je kontrolisati.

Veća disciplina učinka. Prema statistikama, 20% primljenih zadataka ne izvršavaju zaposleni za njih. Uz potpunu kontrolu svih faza rada, ECM sistem direktno utiče disciplina izvođenja zaposlenima.

Niži troškovi rada za menadžere i zaposlene. Sistem smanjuje vrijeme koje zaposleni troše na gotovo sve rutinske operacije s dokumentima: kreiranje, pretraživanje, odobravanje itd. Ubrzava protok dokumenata. I kao rezultat, svi procesi u organizaciji idu brže.

Povjerljivost informacija je osigurana. Kršenje podataka može koštati organizaciju milione dolara. Za razliku od tradicionalnog "papirnog" toka posla, ECM sistem omogućava pristup dokumentima striktno u skladu sa dodeljenim korisničkim pravima. Sve radnje na dokumentu (čitanje, modifikacija, potpisivanje) se evidentiraju.

Usklađen sa ISO 9000 standardima. Formulacija upravljanja kvalitetom sada je postala jedan od prioritetnih zadataka ruske kompanije. Među zahtjevima za sistem upravljanja kvalitetom (QMS) je transparentan tok dokumenata, kao i razmjena informacija između zaposlenih.

Lako inovirajte i obučite novajlije. Zahvaljujući sistemu obavještavanja izgrađenom na bazi ECM sistema, možete brzo donijeti nova pravila rada svim zaposlenima. Smanjeno vrijeme obuke za nove zaposlenike brza pretraga potrebne informacije (propisi, uputstva, itd.). Lako je mijenjati rute i šablone dokumenata, nakon čega zaposleni automatski počinju raditi na novi način.

Razvoj korporativne kulture. Uvođenje ECM sistema uspostavlja i održava internu politiku kompanije, vodi izgradnji tima. Istovremeno, odgovornost svakog zaposlenog za kvalitetne performanse zadatak koji mu je dat.

Više konkurentskih prednosti. ECM sistem direktno utiče konkurentske prednosti kompanije ispred drugih tržišnih igrača. Poboljšana brzina i kvalitet usluge korisnicima brzo kretanje protok informacija i precizna kontrola svih procesa. Rad čak veliko preduzeće postaje pokretljiviji i manje ovisan o nekim "nezamjenjivim" zaposlenicima.

ECM tehnologije

Upravljanju sadržajem preduzeća može se pristupiti i sa strane prakse i teorije.

Počnimo s posljednjim. Obratite pažnju na komponente životnog ciklusa, naznačene u kanonskoj definiciji iz AIIM (Asocijacija za upravljanje informacijama i slikama) pojmovnika:

• hvatanje (Capture),
• menadžment (Upravljanje),
• skladište (Prodavnica),
• zaštita (očuvati),
• dostava informacija (Deliver).

Neophodno je upravljati informacijama tokom cijelog njihovog životnog ciklusa: od kreiranja ili prijema od strane organizacije, do isporuke krajnjem korisniku ili uništenja nakon isteka perioda skladištenja.

Informacije prožimaju sve procese organizacije, kreiraju se i obrađuju u različitim softverima i uz pomoć različitih aplikacija. Ali samo se ECM sistem fokusira na jedinstven pristup upravljanju podacima tokom svog životnog veka.

Sa poslovnog stanovišta, životni ciklus dokumentuje važne korake koji imaju direktan uticaj na poslovne procese kada učestvuje u tokovima posla (workflow). Ali s tehničke točke gledišta, oni ne nose izraženo semantičko opterećenje i označeni su općim pojmom "upravljanje dokumentima".

Funkcionalnost i klasifikacija EDMS i ECM sistema

Prema istraživačkoj kompaniji Gartner, sistemi koji podržavaju najmanje 3 od 6 funkcija mogu se klasifikovati kao ECM:

• upravljanje dokumentima: odjava/prijava, kontrola verzija, sigurnost, grupisanje dokumenata, itd.;
• zajednički rad na zajedničkim dokumentima i podrška projektnim timovima;
• skeniranje dokumenata i upravljanje slikom dokumenata na papiru;
• upravljanje dokumentima za dugoročno arhiviranje, automatiziranje pravila i propisa o čuvanju, osiguravanje usklađenosti zapisa sa zakonima i propisima;
• radni tok za podršku poslovnih procesa, usmjeravanje sadržaja, dodjeljivanje radnih zadataka i stanja, praćenje rute i kontrola izvršenja;
• upravljanje web sadržajem za automatizaciju objavljivanja, upravljanje dinamičkim sadržajem i upravljanje interakcijom korisnika za ove zadatke.

Više o ovoj temi možete saznati u naslovima odjeljka "EDMS i ECM funkcionalnost":

Primjer poslovnog procesa u ECM sistemu

Šta ne očekivati ​​od ECM sistema

Trenutno se kompleksna automatizacija preduzeća gradi integracijom nekoliko sistema, od kojih svaki rešava određeni niz zadataka. Stoga je veoma važno razumjeti šta tačno implementirati unutar svakog sistema.

Razmotrite najčešće poslovne zahtjeve, čija implementacija u EDMS i ECM sistem treba da bude razumna.

Upravljanje kadrovskim zapisima. Uprkos činjenici da se direktno odnosi na dokumente, zadatak ove oblasti nije sam tok dokumenata, već računovodstvo i upravljanje kadrovima.

Zaposleniku su potrebni različiti odabiri osoblja - po obrazovanju, polu, specijalnosti, datumu prijema/otpuštanja itd., jer ove informacije treba pohraniti u strukturiranoj formi u bazi podataka, a ne u obliku zasebnih nestrukturiranih dokumenata.

Kreiranje svakog dokumenta trebalo bi da se odrazi na promenu stanja osoblja, stoga je za automatizaciju upravljanja kadrovskom evidencijom bolje koristiti specijalizovane sisteme za upravljanje kadrovima koji se mogu integrisati sa ECM sistemom za skladištenje nestrukturiranih informacija (biografije, fotografije , kadrovske naredbe itd.). Osim toga, korisno je automatizirati procese odobravanja ovih dokumenata u ECM sistemu.

Računovodstvo finansijskih dokumenata.Slična situacija je i sa strukturiranim finansijskim dokumentima: fakture, tovarni listovi, akti obavljenih radova itd.

Za poresku upravu i računovodstvo, koji se zasnivaju na primarnim dokumentima, su specijalizovani računovodstveni sistemi, kao i specijalizovani moduli ERP sistema. ECM sistem ih ne može zamijeniti, iako su skeniranje i organiziranje elektronske arhive skeniranih slika finansijskih dokumenata zadaci EDMS-a. Potreba za implementacijom ovakvih rješenja obično se javlja kada postoji veliki broj dokumenata i učesnika u poslovnom procesu koji će raditi sa finansijskim dokumentima kao sa EDMS dokumentima, vodeći računa o pravima pristupa, elektronskom potpisu itd.

Osim toga, sada je moguća razmjena finansijskih dokumenata (faktura, ugovora, tovarnih listova i akata) sa drugim ugovornim stranama u elektronskom obliku. A pohranjivanje takvih dokumenata u EDMS daje dodatnu prednost. .

Analiza i modeliranje poslovnih procesa.

Po pravilu se za analizu i modeliranje procesa koriste sistemi BPM klase (). Ovo su specijalizovani alati za poslovne analitičare za preduzeće ili eksternu konsultantsku firmu. Simulirani poslovni procesi mogu sadržavati radnje koje se ne odnose na dokumente, koje se izvode ručno (na primjer, dostava dokumenata kurirskom službom), eksternim subjektima (na primjer, dobavljačima) ili uz podršku drugih klasa sistema (ERP, CRM).

Klasični EDMS može pružiti informacije za analizu poslovnih procesa (na primjer, u obliku izvještaja o kašnjenjima u izvršavanju određenih vrsta zadataka). Ali ovo je samo mali dio podataka potrebnih za potpunu analizu.

Ima smisla integrirati EDMS sa sistemima za modeliranje referentnih podataka, na primjer, vrste dokumenata ili organizacione strukture.

Implementacija ECM sistema

Efekat implementacije

Evaluacija rezultata ECM projekta se ne razlikuje od analize efikasnosti IT projekta, a potonje - od evaluacije bilo kojeg projekta kompanije.

Ovde je motiv zrelost tehnologija kompanije, bez kojih se preduzeće jednostavno ne može smatrati efikasnim. U drugim slučajevima, koristi je gotovo nemoguće izračunati, iako je potreba za implementacijom nesumnjiva. A ponekad je proračun efekta skuplji od same tehnologije (kao, na primjer, pružanje zaposlenicima neograničenog pristupa Internetu). U svim ovim slučajevima, fokus je prije na cijeni projekta i potencijalu rješenja, uključujući i to koliko će lako implementirani sistem riješiti druge probleme kompanije.

EDMS i rješenja zasnovana na njemu ne mogu se uvijek pripisati sistemima o čijem djelovanju je sve jasno. Tradicionalne metode analize efektivnosti korišćenja sredstava nisu primenljive na informacije, kao ni formula „odnos dobiti i ukupnih troškova je efikasnost“. To je zbog činjenice da je informacija nematerijalna imovina koja učestvuje u proizvodnji zajedno sa materijalnim i radne resurse. Uvođenje ECM sistema je praćeno promjenom poslovnih procesa i troškova rada. Troškovi informacionih sistema, uključujući ECM, u većini slučajeva su indirektni, koji se mogu izračunati po jedinici proizvodnje samo korišćenjem nekog modela ekonomskog planiranja. A formalizacija je često prilično teška.

Faze implementacije ECM sistema

Izbor i kupovina ECM sistema samo je prvi korak ka izgradnji elektronskog sistema upravljanja dokumentima u organizaciji. Prije nego što počne djelovati i zaista počne djelovati, postojat će proces implementacije.

Implementacija ECM sistema obično se sastoji od sljedećih koraka:

• organizacija projekta, raspodjela osoblja (menadžer projekta i radna grupa);
• istraživanje preduzeća i projektovanje rešenja za korišćenje ECM sistema;
• postavljanje i prilagođavanje ECM sistema;
• obuka;
• probni rad.

U svakom slučaju, sljedeća pravila su obavezna za uspješnu implementaciju:

• aktivno učešće menadžmenta u procesu implementacije i korišćenja ECM sistema;
• alokaciju i dubinsku obuku ključnih zaposlenih za implementaciju i podršku softvera;
• organizovanje obuke za sve korisnike i davanje uputstava za rad sa sistemom.

Problemi i rizici implementacije ECM sistema

Oni se na mnogo načina poklapaju sa projektima implementacije drugih informacionih sistema i dovode do sledećeg negativne posljedice:

• krše se rokovi i budžet projekta;
• nisu ostvareni svi ciljevi (sistem funkcioniše, ali ne u potpunosti: manje/gore od planiranog);
• implementacija je potpuno poremećena (sistem ne radi).

Specifičnosti rizika zbog činjenice da se većina zaposlenih u preduzeću mora u kratkom roku prebaciti na potpuno nove metode rada za njih (čitanje dokumenata u elektronskom obliku, primanje odluka i potpisa uprave u elektronskom obliku itd.). Najkarakterističniji rizici implementacije ECM sistema uključuju:

• konzervativizam korisnika, odbijanje novih metoda rada;
• niska kompjuterska pismenost običnih korisnika i višeg rukovodstva;
• nestrukturirani procesi (nedostatak propisa);
• nedovoljno/neadekvatno tehnička oprema;
• neizrazito upravljanje projektima.

Načini prevencije rizika standard:

• Detaljni i idejni projekat rada ECM sistema na ovo preduzeće;
• jasne direktive i lični primjer liderstva;
• obuka osoblja i operativna podrška u rješavanju problema;
• fazna implementacija.

Pouzdanost i zakonitost elektronskog dokumenta

Oblast elektronskog upravljanja sadržajem i interakcije bez papira u kompanijama se sada aktivno razvija. Mijenja se i zakonodavstvo, neka pravila se u njemu fiksiraju nakon što su se ustalila u životu, a neka se, naprotiv, uvode nakon usvajanja novih normi na državnom nivou.

Utvrđivanje autentičnosti i pravnog značaja papirnog dokumenta je jasna procedura za sve: dokument mora imati potrebne potpise i pečate. Ali kako utvrditi autentičnost elektronskog dokumenta?

Stvoren za ovo elektronski potpis (ES)- pojedinosti o elektronskom dokumentu dizajniranom da ga zaštiti od krivotvorenja. Možete identifikovati vlasnika potpisa, kao i utvrditi odsustvo promena u elektronskom dokumentu nakon njegovog potpisivanja.

U svom najjednostavnijem obliku, EP mehanizam radi na sljedeći način:

• dodjeljuje se certifikacijsko tijelo (pododjeljak ili eksternu organizaciju), koji uz pomoć specijalizovanog softvera generiše takozvane „sertifikate ključa“ za svakog korisnika;
• kreira se ES ključ - ovo je jedinstveni niz znakova. Sastoji se od privatnog ključa, koji je dostupan samo njegovom vlasniku i može potpisati ES dokument, i javni ključ- dostupan svima, uz njegovu pomoć možete odrediti ko je i kada potpisao elektronski dokument.

Kada se koristi ECM sistem, sve "poteškoće" na koje korisnik može naići su skrivene. Korisnik, u pravilu, treba jednostavno odabrati željenu funkciju: „Potpiši dokument” (dokument koji je potpisao ES istovremeno će biti zatvoren za izmjene) ili „Dobij informacije o potpisima”. Legitimnost elektronskih dokumenata je priznata.

rastanak

Želimo vam uspjeh u savladavanju novih znanja, a naši materijali će vam uvijek pomoći u tome.

Automatizacija toka posla je mjera kojoj pribjegavaju gotovo sva moderna preduzeća. Čak mala preduzeća rad sa masom različitih dokumenata, uključujući pisma, budžete, fakture, ugovore i sve vrste zahtjeva. Iz tog razloga gotovo svaka moderna organizacija pokušava koristiti takvu mjeru kao što je automatizacija toka posla, koja osigurava potpunost i sigurnost podataka, pogodnost pretraživanja i pohranjivanja različitih informacija, kao i maksimalnu optimizaciju vremena potrebnog za njegovu koordinaciju.

Zašto je ovo potrebno?

U gotovo svakoj kompaniji zaposleni provode dosta vremena pokušavajući pronaći potrebne informacije, a statistika rječito govori da je za to potrebno oko pola radnog vremena. Dešava se i da morate iznova kreirati umesto da ponovo primenjujete neke dokumente koji postoje "negde". Sasvim je standardno da izvorni tekst ugovora čuva pravnik u kompjuteru, a knjigovodstveni zapisi za papire koji prate izvršenje ugovora vrše se u računovodstvenom sistemu, računi i akti se nalaze u financijsko odjeljenje u papirnoj formi i prepisku u vezi sa rad po ugovoru nalazi se u poštanskim sandučićima zaposlenih. Takvo "disperzionost" informacija je izuzetno štetna po sigurnost, integritet i konzistentnost, u takvim situacijama postaje relevantna automatizacija toka posla.

Uvođenjem specijalizovanih informacionih sistema rešava se pretežna većina problema. Na primjer, neki sistemi budžetiranja pružaju mogućnost stvaranja sistema međusobno povezanih budžeta sa naknadnim formiranjem i skladištenjem različitih verzija takvih dokumenata, kao i navođenjem njihovih statusa. Dakle, problem cirkulacije budžetskih dokumenata djelimično je riješen korištenjem ovakvih sistema.

Međutim, ne treba zaboraviti da moderne budžetske baze, kao i računovodstveni i ERP sistemi, u velikoj većini slučajeva rade sa strukturiranim informacijama, odnosno podacima koji se mogu kreirati i čuvati u obliku tabele. Prema većini stručnjaka, u ukupnoj količini podataka bilo savremeno poslovanje samo 20% se daje, dok ostatak uključuje elektronsku prepisku, tekstove dokumenata, sve vrste zapisnika pregovora i sastanaka, slike itd. Vrlo često, bez proučavanja nestrukturiranih informacija, jednostavno nije moguće napraviti normalnu procjenu konteksta u kojem su strukturirane informacije već prisutne. Skladištenje, prikupljanje i naknadna obrada takvih podataka osigurana je upravo korištenjem mjera kao što su automatizacija toka posla ili sistemi upravljanja informacijskim sadržajem kompanije.

Šta je to?

Dokumenti iz svih sistema koji su logički povezani sa ovim informacijama obično se nazivaju kontekstom. Može uključivati ​​sadržaj papira ili email, faksove, platne dokumente, protokole događaja koji su u toku, video ili audio snimke i mnoge druge informacije. Kontekst se može dodati dokumentu ručno ili ovaj proces može biti potpuno automatiziran, ovisno o preferencijama i potrebama menadžmenta.

Na primjer, savremeni sistem automatizacija tijeka posla u procesu formiranja i naknadnih promjena budžeta omogućava vam korištenje niza drugih kontekstualnih informacija:

• sve vrste marketinško istraživanje tržište, uključujući ne samo naše, već i ono dobijeno iz eksternih izvora;
• razni ugovori sa izvođačima (kupcima ili dobavljačima);
• posebna regulatorna i referentna dokumentacija;
• dodatna dokumentacija koja odražava bilo kakva ograničenja ili pretpostavke (na primjer, stopa inflacije, devizni kursevi i drugi podaci);
• održavaju se kako bi se raspravljalo o bilo kojoj verziji budžeta koji se sastavlja, kao i uključujući sve vrste radnih komentara i komentara učesnika u procesu (često se takva dokumentacija šalje između svih zaposlenih putem e-pošte i pohranjuje se odvojeno od datoteka sa informacijama o budžetu ).

Korisnik koji radi sa budžetom, u svakom trenutku, po potrebi, može pogledati bilo koji od gore navedenih dokumenata, pošto moderne tehnologije Automatizacija toka posla mu omogućava da to uradi bez dugih pretraga.

Koje sisteme koristimo?

Jedno od najčešćih softverskih rješenja koje se može naći u ruskim kompanijama je kombinacija uslužnih programa Microsoft Outlook zajedno sa Microsoft Exchange Serverom. Prva aplikacija, u principu, instalirana je na skoro svakom računaru, dok se Exchange Server prilično često koristi kao punopravni server e-pošte. Uprkos činjenici da se u kompanijama u kojima je uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima relativno davno uvedeno, takvi programi koriste samo kao platforma za rad sa email, nakon nekih centraliziranih postavki čak i ovo softver može se koristiti kao prilično funkcionalan alat za automatizaciju radnog toka za gotovo svaku organizaciju.

Trenutno Rusko tržište je ispunjen sa desetinama različitih sistema koji omogućavaju automatizaciju upravljanja dokumentima, a takav softver nude ne samo zapadni, već i domaći programeri. Čak i Microsoft, pored gore navedenih programa, nudi i uslužne programe kao što su Content Management Server ili SharePoint Portal Server.

Najmoćnijim među svim postojećim sistemima smatra se Documentum, ali u osnovi samo velike kompanije koristiti takav proces automatizacije. Radni tok nekih kompanija je automatiziran zahvaljujući softverskom paketu Lotus Notes, ali mnogi ga nazivaju svojevrsnim "dizajnerom za programere", jer je na njegovoj osnovi prilično teško stvoriti punopravni sistem.

Koje su razlike između ruskog i zapadnog sistema?

Ako govorimo o glavnim razlikama između domaćih i stranih komunalnih usluga, onda one leže u dostupnim opcijama skaliranja. Na primjer, ako sistemi zapadnih programera mogu funkcionirati u gotovo svakom operativnom sistemu, onda su domaći uglavnom razvijeni samo za jedan od njih, a naravno, to je često Windows. Zapadni sistemi su konfigurisani da koriste bilo koji DBMS. Ovakva ograničenja ruskih sistema mogu u velikoj meri ometati mogućnost izgradnje višeplatformskih integrisanih rešenja.

Što se tiče funkcionalnosti, glavna razlika je u tome što se na Zapadu automatizaciju upravljanja dokumentima i toka rada provodi nekoliko programa koji se mogu proizvoditi pod jednim brendom, ali istovremeno namijenjeni različitim namjenama. Na primjer, Documentum nudi nekoliko zasebnih proizvoda koji se koriste za potpunu automatizaciju, kao i integraciju sa ERP sistemima, podršku za radni tok dizajna i tako dalje. Preovlađujuća većina softvera razvijenih u Rusiji usmjerena je na rješavanje određenog problema.

Također je vrijedno napomenuti da fundamentalna razlika leži u pristupu obje strane onome što čini sistem automatizacije toka posla. Zapadni sistemi imaju za cilj da obezbede potpunu automatizaciju i naknadnu podršku za različite end-to-end poslovne procese koji se odvijaju unutar organizacije, dok velika većina domaćih programa automatizuje samo određene funkcije.

Troškovi zapadnih sistema kreću se otprilike od 400 do 1000 dolara po radnoj stanici, ne uzimajući u obzir troškove implementacije, programa i opreme koji su potrebni da bi se obezbijedio normalan elektronski tok dokumenata. Sama implementacija često košta oko pola uobičajene cijene licenci, budući da se programi za automatizaciju toka rada najčešće prodaju uz razne promocije, ali u nekim situacijama cijena je za red veličine viša. Jedan od najtežih projekata uvijek je automatizacija finansijske dokumentacije, jer je za takve projekte trošak implementacije otprilike 2-3 puta veći u odnosu na cijenu licenci.

Domaći programi se prodaju po ceni od 200-600$ za svako radno mesto, a pored toga i cenu dodatni programi i razne opreme. Konačno, obračun komparativnih troškova se izvodi na isti način kao u zapadnim sistemima.

Posebnosti

U ogromnoj većini slučajeva, procesi koji se odnose na koordinaciju dokumenata, na primjer, proces inicijalne pripreme i dalje implementacije budžeta, su prioritetni pravac automatizacije. Međutim, mnogi timovi sada koriste automatizaciju kancelarijskog rada i toka posla, odnosno od procedura evidentiranja odlazne i pristigle dokumentacije.

Uvod u rad elektronski sistem nema temeljnih razlika u odnosu na uvođenje bilo kojih drugih automatiziranih sistema, pa se vrijedi zadržati samo na karakterističnim karakteristikama ovog projekta.

Izrada korporativnih trezora

U svakom slučaju, uvođenje sistema automatizacije toka posla predviđa kreiranje svojevrsnog korporativnog repozitorija u kojem će biti pohranjena sva dokumentacija. Logička struktura takvog spremišta, razvoj i dalja implementacija sigurnosne politike, kao i hijerarhija skladištenja dokumenata zahtijevaju maksimalnu pažnju i moraju se provesti već u ranoj fazi projekta.

Istovremeno, treba uzeti u obzir da se funkcija skladištenja može implementirati na početku dizajna, dakle već na početna faza možete premjestiti sve dokumente sa njihovih trenutnih skladišnih lokacija u jedno korporativno spremište. Zahvaljujući tome, korisnici mogu da se upoznaju sa nekim od glavnih funkcija sistema, a da se u isto vreme osposobe za njegovu upotrebu. Moguće je ubrzati prilagođavanje zaposlenih na sisteme koji se implementiraju korištenjem servisnih funkcija kao što su obavještavanje o promjenama u dokumentaciji, pojavljivanju novih dokumenata itd.

Dakle, automatizacija toka posla je neophodna za svako moderno preduzeće koje nastoji da razvije i unapredi svoj rad.

Danas, elektronsko upravljanje dokumentima hrabro prodire u naše živote, danas gotovo sve kompanije koriste elektronske dokumente, koriste e-mail, elektronske deklaracije, tim više što je za oporezivanje PDV-om zakonom utvrđeno obavezno prijavljivanje. Neko je nastavio i koristi elektronske sisteme za upravljanje dokumentima u svakodnevnom životu i prebacio sve izvještajne i primarne dokumente u elektronski oblik.

Koncept elektronskog upravljanja dokumentima i prednosti elektronskog upravljanja dokumentima

Elektronsko upravljanje dokumentima je način rada sa dokumentima. Karakteristike elektronskog upravljanja dokumentima su da se elektronski dokumenti potpisuju elektronskim digitalnim potpisom. Takav dokument, potpisan EDS-om, po vrijednosti je jednak dokumentu na papiru.

Elektronsko upravljanje dokumentima ima svoje prednosti i nedostatke.

Table
Prednosti i mane elektronskog upravljanja dokumentima

Prednosti elektronskog upravljanja dokumentima	Nedostaci elektronskog upravljanja dokumentima
Mogućnost brzog pronalaženja dokumenata; Dostupnost centralizirane strukture upravljanja dokumentima; Sistematizovano skladištenje dokumenata u elektronskoj arhivi; Jednostavnost u registraciji i koordinaciji dokumenata; Mogućnost potpisivanja i slanja dokumenata putem elektronskih komunikacijskih kanala, čime se štedi vrijeme; Mogućnost izrade sličnih dokumenata; Sprovođenje elektronske revizije	Potreba za kupovinom elektronskog digitalnog potpisa; Nemogućnost korišćenja ako druga strana ne koristi elektronsko upravljanje dokumentima; Dodatni troškovi za elektronsko upravljanje dokumentima; Nedostatak jedinstvenih formata toka dokumenata; Nepovjerenje nekih korisnika prema elektronskim dokumentima

Istovremeno, elektronsko upravljanje dokumentima se sve više razvija. A za to postoje preduslovi.

Prvo, elektronsko upravljanje dokumentima je predviđeno poreskim zakonodavstvom. Na primjer, kod prijavljivanja premija osiguranja ili poreza na dohodak, mora se dostaviti elektronski ako kompanija ima više od 25 ljudi. Elektronsko izvještavanje se mora dostaviti elektronski. Osim toga, obrazloženja, ukoliko se izvještaj dostavlja elektronski, u 2017. godini će biti potrebno dati iu formi elektronskog dokumenta.

Drugo, u računovodstvu je prihvaćeno elektronsko upravljanje dokumentima. Prema Zakonu br. 402-FZ "O računovodstvu", primarni računovodstveni dokument se sastavlja na papiru i (ili) u obliku elektronskog dokumenta potpisanog elektronskim potpisom.
Treće, u 2017. godini dalje će se razvijati elektronsko upravljanje dokumentima u pravnim postupcima. Tako su mnogi navikli da se sudske odluke objavljuju elektronski na internetu. Prema članu 4 Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije, tužba, izjava, žalba, prezentacija i drugi dokumenti mogu se podnijeti sudu na papiru ili u elektronskom obliku, uključujući iu obliku elektronskog dokumenta potpisanog sa elektronski potpis na način utvrđeno zakonom Ruska Federacija, popunjavanjem obrasca postavljenog na službenoj web stranici suda u informaciono-telekomunikacionoj mreži „Internet“. Slične odredbe utvrđene su iu dijelu parničnog postupka.

Četvrto, elektronske tehnologije su čvrsto ušle u naše živote u smislu upotrebe elektronskog upravljanja dokumentima u tenderskoj dokumentaciji, provođenju elektronskih aukcija. Prema članku savezni zakon od 04.05.2013. br. 44-FZ (sa izmjenama i dopunama od 07.03.2016.) „Na ugovorni sistem u oblasti nabavke roba, radova, usluga za podmirenje državnih i opštinskih potreba“, aukcija u elektronskom obliku (elektronska aukcija) je aukcija u kojoj kupac saopštava informacije o kupovini neograničenom broju lica plasiranjem to u singlu informacioni sistem obavještenja o takvoj licitaciji i dokumentacije o njoj, učesnici nabavke podliježu jedinstvenim zahtjevima i Dodatni zahtjevi, održavanje takve aukcije je predviđeno na elektronska platforma njegov operater.

Peti razlog je vezan za činjenicu da danas mnoge kompanije posluju u različitim regionima, sa različitim gradovima, tako i za organizaciju efikasno poslovanje potrebno je ubrzati tok dokumenata i pojednostaviti odnos između strana. U tom smislu, intuitivno, mnoge kompanije uvode elektronsko upravljanje dokumentima.

Kako uvesti elektronsko upravljanje dokumentima?

U prvoj fazi potrebno je donijeti temeljnu odluku o uvođenju elektronskog upravljanja dokumentima. Takva odluka se donosi po nalogu preduzeća. Neke kompanije razvijaju posebne lokalne akte koji regulišu tok dokumenata i koordinaciju dokumenata unutar kompanije, a takve karakteristike uključuju koordinaciju dokumenata između odeljenja, kontrolu, potpisivanje od strane menadžmenta i čuvanje arhivske dokumentacije.

U drugoj fazi morate odabrati koji će potpis kompanija koristiti prilikom obrade dokumenata.

Jednostavan elektronski potpis je elektronski potpis koji upotrebom kodova, lozinki ili na drugi način potvrđuje činjenicu formiranja elektronskog potpisa od strane određene osobe.

Nekvalifikovani elektronski potpis je elektronski potpis koji:

1. dobiveni kao rezultat kriptografske transformacije informacija pomoću ključa za elektronski potpis;
2. omogućava vam da identifikujete osobu koja je potpisala elektronski dokument;
3. omogućava vam da otkrijete činjenicu unošenja izmjena u elektronski dokument nakon trenutka njegovog potpisivanja;
4. kreiran pomoću alata za elektronski potpis.

Kvalifikovani elektronski potpis je elektronski potpis koji ispunjava sve karakteristike nekvalifikovanog elektronskog potpisa i sledeće dodatne karakteristike:

1. ključ za verifikaciju elektronskog potpisa naveden je u kvalifikovanom sertifikatu;
2. za kreiranje i verifikaciju elektronskog potpisa koriste se alati za elektronski potpis koji imaju potvrdu o usklađenosti sa zahtevima (član 5 Saveznog zakona od 6. aprila 2011. br. Iz bezbednosnih razloga, to je poboljšani kvalifikovani potpis.

Treći korak biće izbor posebnog sertifikacionog tela. da biste odabrali kompaniju specijaliziranu za elektronsko upravljanje dokumentima, važno je procijeniti pogodnost rada s određenom kompanijom. Važno je utvrditi cijenu pruženih usluga, mogućnost dodatnih funkcija, kao i usluge za elektronsko upravljanje dokumentima, važno je utvrditi i kakvu odgovornost snosi kompanija sertifikacijski centar u slučaju tehničkih kvarova i problema u upravljanju dokumentima. .

U četvrtoj fazi potrebno je obezbijediti dokumentaciju za zaključenje ugovora.

Peta faza je sklapanje ugovora sa sertifikacionim centrom. Prema članu 2 Federalnog zakona od 6. aprila 2011. br. 63-FZ (sa izmjenama i dopunama od 30. decembra 2015.) "O elektronskom potpisu", centar za sertifikaciju - entiteta, individualni preduzetnik ili vladina agencija ili organ lokalne samouprave koji obavlja poslove kreiranja i izdavanja potvrda o ključevima za provjeru elektronskog potpisa, kao i druge funkcije.

Šesta faza je uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima u preduzeću, organizovanje konkretne razmene elektronski dokumenti. Računi se sastavljaju u elektronskoj formi uz zajednički dogovor strana u transakciji i ako imaju kompatibilne tehnička sredstva i kapacitet za primanje i obradu ovih faktura u skladu sa odobrenim formatom.

Šta treba da sadrži ugovor sa certifikacijskim centrom?

Prilikom sklapanja ugovora sa sertifikacionim centrom potrebno je obratiti pažnju legalni status certifikacijski centar. Akreditacija sertifikacionog centra se vrši pod uslovom, posebno, da ispunjava uslove za prisustvo finansijsku podršku odgovornost za gubitke uzrokovane trećim stranama kao rezultat njihovog povjerenja u informacije navedene u certifikatu ključa za verifikaciju elektronskog potpisa koji je izdao takav sertifikacijski centar, ili u informacije sadržane u registru certifikata koji vodi takav centar za sertifikaciju, u iznos od najmanje 1,5 miliona rubalja.

Prilikom sklapanja ugovora sa sertifikacionim centrom važno je obratiti pažnju na predmet ugovora. Prema članu 432 Građanskog zakonika Ruske Federacije, ovo su uslovi koji su obavezni za ugovore ove vrste. Ugovor se smatra zaključenim ako je između strana, u obliku koji je potreban u relevantnim slučajevima, postignut sporazum o svemu bitnih uslova ugovore. Odnosno, važno je što jasnije propisati predmet ugovora.

Predmet ugovora proizilazi iz zakona "O elektronskom potpisu".

Centar za verifikaciju:

1. kreira sertifikate ključeva za verifikaciju elektronskog potpisa i izdaje takve sertifikate;
2. utvrđuje rokove važenja sertifikata ključeva za verifikaciju elektronskog potpisa;
3. opoziva sertifikate ključeva za verifikaciju elektronskog potpisa koje je izdalo ovo sertifikaciono telo;
4. izdaje, na zahtjev podnosioca, sredstva elektronskog potpisa;
5. vodi registar izdatih i poništenih sertifikata od strane ovog centra za verifikaciju elektronskih potpisa;
6. utvrđuje postupak vođenja registra sertifikata;
7. izrađuje, na zahtjev podnosioca zahtjeva, ključeve za elektronske potpise i ključeve za provjeru elektronskih potpisa;
8. provjerava jedinstvenost ključeva za provjeru elektronskih potpisa u registru certifikata;
9. provjerava elektronske potpise na zahtjev učesnika u elektronskoj interakciji;
10. obavlja i druge poslove u vezi sa upotrebom elektronskog potpisa.

Odgovornost certifikacijskog centra dolazi u sljedećim slučajevima:

1. neispunjavanje ili neuredno ispunjenje obaveza koje proizilaze iz ugovora o pružanju usluga od strane sertifikacionog centra;
2. neizvršavanje ili nepravilno obavljanje dužnosti (član 3. člana 13. Federalnog zakona od 06.04.2011. br. 63-FZ (sa izmjenama i dopunama od 30.12.2015.) "O elektronskom potpisu").

Osiguranje se može obezbediti kao dodatni uslovi ugovora sa certifikacionim centrom.

Kako organizovati elektronsko upravljanje dokumentima unutar kompanije?

Unutar kompanije, elektronsko upravljanje dokumentima treba biti organizirano kao sat. Uostalom, važno je da elektronsko upravljanje dokumentima uključuje skeniranje dokumenata, potpisivanje elektronskim digitalnim potpisom. A to znači da je potreban stručnjak koji je odgovoran za elektronske skenirane kopije, a na radnim mjestima menadžera mora biti instaliran poseban softver koji će im omogućiti da potpišu dokumente.

Sastavljanje, izvođenje i odobravanje nacrta elektronskih dokumenata vrši se prema opšta pravila kancelarijski rad uspostavljen u vezi sa sličnim dokumentima na papiru. Elektronski dokument mora imati sve detalje za sličan dokument na papiru, osim otiska pečata, jer pečat nije obavezan rekvizit. Unutar kompanije mogu se koristiti metode potvrđivanja radnji elektronskim dokumentima u kojima se ne koristi elektronski digitalni potpis. Na primjer, bez elektronskog digitalnog potpisa, dokumenti se mogu staviti pod kontrolu.

Ako želite da organizujete tok dokumenata sa svojim ugovornim stranama, onda morate da uključite relevantne odredbe u ugovor sa drugom stranom.

Dokumenti se generišu i potpisuju elektronski. Sredstva elektronskog digitalnog potpisa koja se koriste moraju biti ovjerena u skladu sa utvrđenom procedurom.

Najlakši način je organizirati elektronsko upravljanje dokumentima kod nadležnih organa, na primjer, kod poreske službe. za to je potrebno pribaviti i elektronski potpis i zaključiti ugovor sa sertifikacionim centrom. Poreski obveznici najčešće podnose prijave, objašnjenja i račune poreskom organu. kao " povratne informacije» dokumente generira poreska uprava u skladu sa Naredbom Federalne poreske službe Rusije od 15. aprila 2015. br. MMV-7-2 / [email protected]“O odobravanju Procedure za slanje dokumenata koje koriste poreski organi u vršenju svojih ovlasti u odnosima uređenim zakonima o porezima i naknadama, u elektronskom obliku putem telekomunikacionih kanala i o priznavanju nevažećih pojedinih odredbi naloga Federalne poreske službe. od 17. februara 2011. godine br. MMV-7 -2 / [email protected]».

Ovi dokumenti uključuju:

1. zahtjevi za pojašnjenje;
2. obavijesti kontrolisanih stranih kompanija;
3. obavještenja o pozivu poreskog obveznika (platioca naknade, poreskog agenta);
4. poresko obaveštenje;
5. odluke o obustavi poslovanja na računima poreskog obveznika (obveznika naknade, poreskog agenta) u banci i prenosa njegovog elektronskog novca;
6. odluke o ukidanju obustave poslovanja na računima poreskog obveznika (obveznika naknade, poreskog agenta) u banci i prenosa njegovog elektronskog novca;
7. odluka o sprovođenju poreske kontrole na licu mjesta;
8. drugi dokumenti.

Dakle, ako govorimo o internim elektronskim dokumentima, onda će njihov promet biti regulisan internim lokalni akti, ako govorimo o odnosima sa ugovornim stranama, onda takve odnose regulišu strane, a ako je tok dokumenata organizovan sa nadležnim organima, onda će nadležni postupiti u skladu sa procedurom za elektronsko upravljanje dokumentima usvojenom za određenu kompaniju.

Kako organizovati skladištenje elektronskih dokumenata?

Main normativni akt koja uređuju skladištenje elektronskih dokumenata su Pravila za organizaciju čuvanja, nabavke, računovodstva i korišćenja dokumenata iz arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim organima, lokalnim samoupravama i organizacijama (odobrena Naredbom Ministarstva kulture). Ruske Federacije od 31. marta 2015. br. 526, u daljem tekstu – Pravila). AT ovaj dokument Po prvi put se uspostavljaju pravila za čuvanje elektronskih dokumenata.

Kako treba čuvati dokumente?

Prvo, potrebno je pripremiti nomenklaturu poslova određene organizacije. Nomenklatura predmeta će varirati u zavisnosti od kompanije, oblasti delatnosti.

Nomenklatura predmeta služi za grupisanje izvršenih dokumenata u predmete, sistematizaciju i evidentiranje predmeta, određivanje uslova njihovog čuvanja i traženje dokumenata. Nomenklatura predmeta je osnova za sastavljanje inventara predmeta trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja, kao i za evidentiranje predmeta privremenog (do zaključno 10 godina) čuvanja.

Drugo, potrebno je formirati slučajeve. Da biste to učinili, potrebno je izvršiti ispitivanje vrijednosti dokumenata koji će biti pohranjeni u elektronskom obliku. Imajte na umu da postoje određena vremenska ograničenja za čuvanje određenih dokumenata. Na primjer, računovodstveni dokumenti se čuvaju 5 godina, a porezni dokumenti 4 godine.

Treće, potrebno je u nomenklaturi predmeta staviti oznaku da se podaci čuvaju u elektronskom obliku. Na primjer, „Timesheets. Elektronski dokumenti.

Četvrto, potrebno je da arhivirate dokumente.

Prije stavljanja elektroničke datoteke na pohranu, ona mora:
- istovar iz elektronskog sistema (ako je dokument kreiran u nekom posebnom softverskom proizvodu);
- zaštititi od moguće promjene, pohranjivanje u odgovarajućem formatu;
- pisati na medij za pohranu.

Općeprihvaćeni format za skladištenje i arhiviranje elektronskih dokumenata je PDF/A. Treba ga razlikovati od uobičajenog PDF-a, sa svakim ažuriranjem koje se pojavljuju nove mogućnosti za rad s datotekama. PDF/A je namijenjen nečemu drugom: to je format za dugotrajno arhivsko skladištenje elektronskih dokumenata.

Peti korak je pisanje opisa. Inventar uključuje sve elektronske fajlove koji su generisani u vezi sa elektronskim dokumentima. Međutim, umjesto broja listova, koji je naznačen pri formiranju predmeta na papiru, naveden je obim elektronskih dokumenata.

Format opisa može izgledati ovako:

Naziv pozicije šefa strukturna jedinica
	Potpis	Dešifrovanje
Datum potpisa
DOGOVOREN Naziv posla šef službe DOE
	Potpis	Dešifrovanje
Datum potpisa
Upravitelj arhive (osoba zadužena za arhiv)
	Potpis	Dešifrovanje
Datum potpisa

Općenito, mnogo je zgodnije pohranjivati ​​dokumente u elektronskom obliku, jer ubuduće nema potrebe pretraživati ​​cijelu prostoriju papirne dokumentacije prilikom traženja dokumenata. Takođe je lakše dostaviti dokumente u elektronskom obliku na zahtjev poreske, PIO, kao i drugih inspektora.

U nekim slučajevima potrebno je uništiti dokumente. Na primjer, servisne bilješke su bile pohranjene dugo vremena, rok skladištenja je istekao i potrebno ih je uništiti. U tom slučaju se vrši ispitivanje vrijednosti dokumenata. Takav pregled može obaviti posebna komisija. Na osnovu rezultata ispitivanja donosi se akt o dodjeli dokumentacije za uništavanje. Obrazac takvog akta kompanija razvija samostalno. A na osnovu akta, diskovi ili drugi mediji za skladištenje jednostavno se uništavaju.

U zaključku, treba napomenuti da, naravno, budućnost pripada elektronskim dokumentima. Međutim, važno je pravilno organizirati elektronsko upravljanje dokumentima. Mnoge kompanije susreću se s problemima nepravilne organizacije upravljanja dokumentima, kada je samo jedno radno mjesto u odjelu ili čak odjelu povezano s elektronskim upravljanjem dokumentima, kada se većina dokumenata još uvijek čuva na papiru. Dakle, sva pitanja koja se tiču ​​elektronskog upravljanja dokumentima potrebno je rješavati "na banci" u fazi implementacije sistema.