Objetivos principales servicios DOW son la organización, dirección, coordinación, control y ejecución del trabajo en las instituciones de educación preescolar. El servicio DOW resuelve las siguientes tareas:

• mejora de formas y métodos de trabajo con documentos;
• asegurar un procedimiento uniforme para documentar, organizar el trabajo con documentos, construir los motores de búsqueda, seguimiento de la ejecución y preparación de los documentos para su traslado al archivo central de acuerdo con la normativa vigente;
• reducción del flujo de documentos, unificación de formularios de documentos;
• desarrollo e implementación de documentos normativos y metodológicos para mejorar el soporte documental en la empresa.

Funciones de la institución de educación preescolar.

El servicio DOW realiza las siguientes funciones.

• 1. Desarrollo, implementación y mantenimiento de hojas de horas y álbumes de formas unificadas de documentos empresariales, realizándoles modificaciones.
• 2. Realizar trámites de reenvío, registro de documentos y trabajos contables y de referencia de documentos.
• 3. Organización de la revisión y preparación oportuna de los documentos entrantes para un informe a la dirección, controlando la exactitud de la ejecución de los documentos presentados para su firma a la dirección.
• 4. Control del paso, ejecución y ejecución de documentos dentro de los plazos establecidos; generalización de información sobre el avance y resultados de la ejecución de documentos; informar sistemáticamente a la dirección sobre estas cuestiones.
• 5. Organización de la producción mecanografiada, copia y reproducción rápida de documentos; Desarrollo y diseño de formularios documentales.
• 6. Desarrollo de una nomenclatura de archivos empresariales, asegurando el almacenamiento de archivos y el rápido uso de la información documental.
• 7. Organización del trabajo sobre propuestas, declaraciones y quejas de los ciudadanos.
• 8. Organización del control sobre el trabajo con documentos en divisiones estructurales.
• 9. Desarrollo (junto con las unidades estructurales pertinentes) de medidas para mejorar las formas y métodos de trabajo con documentos, así como para mejorar la disciplina ejecutiva.
• 10. Seguimiento de la corrección del registro y formación por divisiones estructurales de los casos sujetos a remisión al archivo.
• 11. Organización del trabajo del archivo de conformidad con la legislación sobre asuntos de archivos de la Federación de Rusia, normas, instrucciones y recomendaciones metodológicas instituciones del Archivo Ruso.
• 12. Capacitación avanzada a los empleados de instituciones de educación preescolar, realización de reuniones y consultas sobre temas de su competencia.
• 13. Organización de los lugares de trabajo, incluida la automatización del procesamiento de documentos.

Derechos y responsabilidades del servicio de institución de educación preescolar.

El servicio DOW tiene derecho:

• 1) monitorear el estado del trabajo de oficina en la organización y en las divisiones;
• 2) control y exigencia a los jefes de divisiones estructurales del cumplimiento de las reglas establecidas para el trabajo con documentos;
• 3) solicitar a las divisiones y organizaciones estructurales la información necesaria para el trabajo;
• 4) realizar controles instituciones de educación preescolar divisiones estructurales y llevar los resultados de las inspecciones a los jefes de las divisiones estructurales para que tomen las medidas apropiadas;
• 5) involucrar, en la forma prescrita, a especialistas de las divisiones estructurales en la preparación de borradores de documentos en nombre de la dirección;
• 6) devolver los documentos preparados en violación de los requisitos establecidos a los albaceas para su revisión;
• 7) junto con el centro de cómputo, determinar las tareas de la institución de educación preescolar que estén sujetas a automatización;
• 8) firmar y visar documentos de su competencia;
• 9) desarrollar reglamentos sobre las divisiones estructurales del servicio de la institución de educación preescolar y descripciones de puestos de trabajo para los empleados;
• 10) hacer propuestas a la dirección sobre medidas disciplinarias en todos los casos de violación por parte de departamentos y funcionarios de las reglas establecidas para el trabajo con documentos;
• 11) participar en la discusión de la dirección sobre cuestiones relacionadas con el estado del trabajo con los documentos, así como mejorar las formas y métodos de trabajar con ellos;
• 12) someter a consideración de la dirección propuestas sobre el nombramiento, traslado y despido de los empleados del servicio de educación preescolar, su estímulo y la imposición de sanciones.

El servicio DOW es responsable de garantizar orden establecido trabajar con documentos en la organización; implementación de instrucciones e instrucciones de la dirección y cumplimiento condiciones necesarias trabajo de los trabajadores.

Soporte de documentación gestión (papeleo): un tipo de garantía de la gestión de una organización, que incluye registrar, transferir y almacenar información sobre el estado de la organización y acciones de control para cambiar su estado. La rama de actividad que proporciona documentación y organización del trabajo con documentos oficiales es aspecto importante trabajo de cualquier empresa: las organizaciones crean documentos que reflejan los resultados y la realización de las actividades de producción, condición financiera, trabajar con personal, material. apoyo técnico etcétera. Son los documentos los que aseguran la implementación de las funciones de gestión; definen planes, registran indicadores de contabilidad y presentación de informes, etc. En este sentido, podemos decir que la eficiencia y calidad de las decisiones tomadas, la efectividad de su implementación y las actividades de la organización en su conjunto dependen en gran medida de cómo se organiza el trabajo con los documentos.

La organización del trabajo con documentos es una parte importante de los procesos de gestión y la toma de decisiones de gestión, lo que afecta significativamente la eficiencia y la calidad de la gestión.

Proceso de adopción decisión de gestión incluye la obtención de información; su procesamiento; , preparación y toma de decisiones.

Estos componentes están estrechamente relacionados con el soporte documental para la gestión. por conseguir efecto económico En primer lugar, es importante la calidad de la información, que está determinada por su cantidad, eficiencia, grado de complejidad y costo. Si la empresa no tiene un trabajo claro con los documentos, como resultado, se deteriora, ya que de ello depende la calidad y confiabilidad, la eficiencia de la recepción y transmisión de información, la organización correcta de un servicio de referencia e información, la organización clara. de búsqueda, almacenamiento y utilización de documentos.

Hay tres tareas principales que se resuelven en el trabajo de oficina (DOW):

1. Documentación (redacción, ejecución, coordinación y producción de documentos).
2. Organización del trabajo con documentos en el proceso de gestión (asegurando el movimiento, control de ejecución, almacenamiento y uso de documentos).
3. Sistematización del archivo documental.

El soporte documental para la gestión lo realiza un servicio especial, que funciona como una unidad estructural independiente. Esto podría ser: gestión empresarial, departamento común, oficina o secretaría.

El servicio de una institución de educación preescolar resuelve tres conjuntos principales de tareas:

1. asegurar la documentación de las actividades de gestión;
2. organización del trabajo con documentos en la institución;
3. mejora de formas y métodos de trabajo con documentos.

Las tareas que enfrenta una institución de educación preescolar determinan sus funciones.

1. Las tareas de asegurar la documentación de las actividades de gestión se pueden resolver realizando las siguientes funciones:
   • desarrollo y diseño de formularios, asegurando su producción;
   • asegurar la producción de documentos, copia y replicación;
   • control de calidad de la preparación y ejecución de documentos, cumplimiento del procedimiento de aprobación establecido y certificación de documentos.
2. Las tareas de organización del trabajo con documentos en una institución se resuelven realizando las siguientes funciones:
   • Establecimiento de un procedimiento uniforme para el paso de documentos (flujo de documentos institucionales);
   • Procesamiento de reenvío de documentos entrantes y salientes;
   • Registro y contabilidad de documentos entrantes, salientes e internos;
   • Control sobre la ejecución de documentos;
   • Sistematización de documentos, asegurando su almacenamiento y uso; organización del trabajo con los llamamientos ciudadanos.
   • Garantizar la seguridad de la información.
3. Las tareas de mejorar las formas y métodos de trabajo con documentos incluyen la realización de las siguientes funciones:
   • desarrollar y revisar documentos normativos, instructivos y metodológicos y ponerlos en conocimiento de los empleados de la organización;
   • orientación metodológica y control sobre el cumplimiento de las reglas establecidas para el trabajo con documentos en las divisiones estructurales de la organización;
   • mejorar las calificaciones de los empleados de la organización y consultarlos sobre cuestiones relacionadas con el trabajo con documentos;
   • agilizar la documentación de la organización, realizar trabajos de unificación de documentos, desarrollar una Hoja de Tiempo y un Álbum de formularios de documentos utilizados en las actividades de la organización;
   • desarrollo e implementación de nuevas formas y métodos de trabajo con documentos, mejorando el flujo de documentos de la organización, aumentando la disciplina ejecutiva;
   • establecer tareas para desarrollar y mejorar sistemas de información automatizados y bases de datos para trabajar con documentos.

Ante una empresa que pretende crear ambiente efectivo Para procesar la información y mejorar la calidad de la gestión se enfrentan las siguientes tareas:

1. Mejorar todo el trabajo de preparación y procesamiento de información documental mediante la creación de un mecanismo de soporte documental de la empresa (DOU).
2. Elegir la estrategia de automatización adecuada, incluida la elección correcta de productos de software.

Para automatizar un tema aparentemente tan sencillo como es el trabajo con documentos, es necesario utilizar los últimos avances tecnológicos:

1. Sistemas de gestión de bases de datos;
2. sistemas de búsqueda de documentos y análisis de textos;
3. sistemas de escaneo y reconocimiento de documentos (impresos y escritos a mano);
4. entorno cliente-servidor;
5. Internet/intranet.

Independientemente de las características específicas de la empresa, se pueden distinguir los siguientes grupos principales de documentos:

• documentos organizacionales empresa (estatutos, reglamentos, memorando de asociación, estructura y nivel de personal, mesa de personal, descripciones de puestos, normativa laboral interna);
• documentos administrativos empresas (órdenes sobre actividades principales, instrucciones, decisiones);
• documentos personales empresas (pedidos de personal, contratos (convenios) laborales, expedientes personales, tarjetas personales f. T-2, cuentas de sueldos personales, libros de trabajo);
• documentos financieros y contables empresas (libro mayor, informes anuales, balances, cuentas de pérdidas y ganancias, informes de auditoría, inventarios, planes, informes, estimaciones, cuentas, libros de caja, etc.);
• documentos informativos y de referencia empresas (actas, cartas, faxes, certificados, mensajes telefónicos, memorandos, notas explicatorias, protocolos, etc.).

La empresa puede recibir documentos de organismos estatales y municipales que regulen diversos temas de sus actividades (impuestos, seguridad ambiente etcétera.). Estos documentos forman un grupo separado: regulaciones autoridades superiores.

Un grupo separado se puede dividir en contratos comerciales (acuerdos), que son los principales documentos de la actividad empresarial.

Todos los documentos enumerados se refieren a documentos de gestión o de organización y administración (ORD). La excepción son los documentos financieros y contables que tienen características específicas compilación y procesamiento.

El Servicio de Archivo Estatal de Rusia (Rosarkhiv) y sus órganos se dedican a la recopilación y almacenamiento de documentos que reflejan la vida material y espiritual de sus pueblos y que tienen importancia histórica, científica, social, económica o cultural. Crean la “memoria” de la sociedad y almacenan información sobre la vida del país. Además, Rosarkhiv, como órgano central del poder ejecutivo federal, es responsable de organizar y racionalizar el trabajo de oficina en el país. Desarrolla estándares y recomendaciones para organizar el trabajo de oficina. A Rosarkhiv se le confía la responsabilidad de la documentación organizativa y administrativa (ORD) como agencia de desarrollo, lo que implica el desarrollo de requisitos generales para ORD, formas específicas de documentos, control sobre el uso de ORD en diversos campos de actividad, unificación de formas de documentos por creando un sistema unificado de documentación organizativa y administrativa (USORD). El Comité de Normalización, Metrología y Certificación de la Federación de Rusia (Gosstandart de Rusia) es responsable de la consolidación regulatoria de requisitos específicos para documentos y la unificación mediante la creación de GOST, así como de la participación en la unificación y estandarización internacional de documentos. El Ministerio de Trabajo desarrolla documentos sobre trabajo y protección laboral. Así, si las autoridades son la máxima autoridad en regulación regulatoria trabajo de oficina, luego el Servicio de Archivo Estatal,

En la regulación de las actividades del servicio administrativo, la Carta de la organización juega un papel importante: acto legal, que determina el orden de formación, la competencia de la organización, sus funciones, tareas y procedimiento de trabajo. El desarrollo de la carta afecta a la organización general del trabajo de oficina. La estructura organizativa establecida en el estatuto permite determinar los conjuntos de documentos que se utilizarán en las actividades de gestión.

Documentos normativos básicos que regulan las actividades del servicio de educación preescolar de la organización.:

Normativa del servicio de la institución de educación preescolar. es un acto legal que define el orden de formación, responsabilidades y organización del trabajo de esta unidad, así como estatus legal y la competencia de los funcionarios que laboran en el servicio de las instituciones de educación preescolar. El reglamento del servicio de educación preescolar es elaborado y firmado por el jefe del servicio, aprobado por el titular de la organización. El Reglamento se acuerda con los titulares de aquellas divisiones estructurales con las que en él se establecen relaciones.

Descripción del trabajo - este es el principal principio organizativo que regula la división de responsabilidades y derechos entre los empleados, sirviendo de base para eliminar el paralelismo y la duplicación en el desempeño de las operaciones individuales.

Instrucciones para el trabajo de oficina.– este es el principal documento normativo que regula las reglas, técnicas, procesos para la creación de documentos y tecnología para trabajar con documentos. Para el funcionamiento eficaz del servicio de la institución de educación preescolar y de todos los departamentos de la organización, para una clara comprensión y presentación de todas las etapas del trabajo con documentos, cada organización debe elaborar instrucciones para el trabajo de oficina, teniendo en cuenta las particularidades de sus actividades.

Tabla de formularios de documentos para situaciones de gestión típicas.. La hoja de tiempo es una lista de formularios estandarizados de documentos necesarios y suficientes para la implementación del soporte documental de las funciones y tareas que resuelve la empresa. Contiene características de cada documento, su estatus legal y etapas de documentación. La boleta de calificaciones es una forma de consolidar normativamente tanto la composición de los documentos utilizados en el aparato como el procedimiento para su elaboración.

Álbum de formularios de documentos organizativos.. Junto con la Hoja de formularios de documentos, cualquier organización debe tener un Álbum de formularios de documentos, que es una colección de estándares para los formularios de documentos incluidos en la Hoja.

Hoy hay cuatro estructuras organizativas principales del servicio de instituciones de educación preescolar:

1. Administración de Empresas.
2. Departamento común.
3. Oficina.
4. Secretario.

La gestión empresarial, a su vez, se divide en las siguientes unidades estructurales típicas:

1. La secretaría es una unidad estructural creada para servir a la gestión de la organización. Incluye:
   • recepción;
   • secretaría del titular y secretarías de los subdirectores;
   • secretaría de la junta;
   • oficina de protocolo.
2. El departamento de racionalización de las instituciones de educación preescolar es un centro de mejora de las instituciones de educación preescolar, un centro metodológico. Sus funciones incluyen:
   • desarrollo e implementación de medidas para mejorar la tecnología de gestión de oficinas;
   • desarrollo de soporte normativo y metodológico para el trabajo de oficina (reglamentos, instructivos, reglas, reglamentos, libretas de calificaciones de formularios unificados, etc.);
   • elaboración de libros de referencia de clasificación (nomenclatura de casos, clasificadores, listas de documentos con plazos de almacenamiento).
3. La oficina, que, a su vez, se divide en:
   • expedición;
   • oficina de correspondencia;
   • oficina de contabilidad y registro de documentos;
   • Centro informático para el procesamiento y reproducción de textos de documentos.
4. Departamento de Letras.
5. Archivo Central.
6. Inspección.

Antes de considerar las principales funciones del servicio de una institución de educación preescolar, es necesario resaltar el propósito y las principales tareas que está diseñado para resolver. El propósito del servicio DOW. es el suministro oportuno de información documentada a los empleados de la organización (consumidores sistema de informacion). Las principales tareas del servicio de una institución de educación preescolar:

Asegurar un procedimiento uniforme para documentar y trabajar con documentos en la organización de acuerdo con los estándares vigentes;

Mejorar las formas y métodos de trabajo con documentos, incluida su automatización.

Conjunto de funciones de la institución de educación preescolar. la solución de estos problemas está normada y regulada por las “Disposiciones Generales de la Institución Educativa Presupuestaria del Estado”. Consideremos las funciones que revelan las principales áreas de trabajo y su agrupación de acuerdo con las unidades estructurales creadas para llevarlas a cabo.

Nombre de la división	Funciones realizadas
SECRETARÍA (subdirector, subsecretario, secretario técnico)	revisión preliminar y preparación de documentos dirigidos al gerente; preparación y aprobación de documentos en nombre del gerente; servicios de organización y documentación para negociaciones y reuniones, documentación de órganos colegiados de dirección; Servicios indocumentados para el gerente: (conversaciones telefónicas, recepción de visitas, organización del trabajo de recepción, servicios organizativos e informativos y soporte técnico, organización. reuniones de negocios y viajes de negocios de directivos, etc.)
GRUPO DE PROTOCOLO	desarrollo de planes de trabajo para órganos colegiados; organización y celebración de reuniones de órganos rectores; documentar sus actividades; preparación de proyectos de documentos, cartas y certificados reglamentarios y administrativos; registro de decisiones de órganos colegiados en forma de documentos administrativos, extractos de actas de reuniones, análisis de actas e informes de divisiones estructurales; recepción, registro, organización de almacenamiento, distribución documentos necesarios; trabajos de información y referencia; control sobre la implementación de las decisiones de los órganos colegiados.
DEPARTAMENTO DE MEJORA DEL DESARROLLO (oficina, sector, centro).	- desarrollo e implementación de medidas para mejorar las instituciones de educación preescolar (desde la creación de formularios, incluida la garantía de la seguridad de la información, la creación de una hoja de tiempo y un álbum de formularios de documentos, hasta la mejora del flujo de documentos y el equipamiento organizativo y técnico de las instituciones de educación preescolar); - desarrollo de apoyo normativo y metodológico para las instituciones de educación preescolar; - elaboración de directorios de clasificación de la organización (clasificadores, nomenclatura de casos, listas de documentos con períodos de almacenamiento); - realización de formación avanzada para empleados de instituciones de educación preescolar y especialistas del personal directivo; - consultar a los empleados de la organización y monitorear sus actividades en temas de educación preescolar.
EXPEDICIÓN	- recibir y enviar documentos; - entrega de ellos a unidades estructurales; - contabilidad cuantitativa de documentos entrantes y salientes.
DIVISIÓN DE CONTABILIDAD Y REGISTRO DE DOCUMENTOS	- registro de documentos entrantes, salientes e internos; - formación y mantenimiento de información y trabajos de referencia; - control sobre la correcta preparación y ejecución de los documentos internos y salientes; - preparación de documentos para presentarlos a la dirección para su consideración; - compilar archivos y prepararlos para transferirlos al archivo.
GRUPO DE CONTROL (oficina, departamento, inspección)	- organizar el control de los plazos para la ejecución de los documentos, ponerlos bajo control y sacarlos del control; - regulación de la ejecución e información a la dirección sobre el progreso de la ejecución de los documentos; - organización del control final (análisis disciplina de desempeño y vigencia de los plazos para la ejecución de documentos).
RECEPCIÓN (grupo de cartas o departamento de llamamientos ciudadanos)	- formación y almacenamiento de expedientes con recursos de los ciudadanos; - análisis y generalización de los motivos del recurso y los resultados de su consideración; organización de la recepción de ciudadanos por parte del liderazgo de la organización (autoridad).
CENTRO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS (departamento, grupo)	- reimpresión de documentos a partir de borradores; - leer y editar textos; - contabilidad del trabajo realizado.
OFICINA DE COPIA	- copiar documentos; - replicación de documentos; - preparación de productos publicitarios; - contabilidad del trabajo realizado.
ARCHIVO DEPARTAMENTAL	- aceptar documentos de unidades estructurales para su almacenamiento y brindarles asistencia metodológica - monitorear el cumplimiento de las reglas para la formación y almacenamiento de archivos en unidades estructurales - contabilidad, sistematización y almacenamiento de documentos, organización de su movimiento y uso - participación en el desarrollo de documentos normativos y metodológicos en materia de archivo y DOW - preparación y transferencia de casos al almacenamiento estatal.

Actualmente, en relación con la automatización del trabajo con información documentada, las organizaciones están creando el correspondiente SERVICIO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN, cuyas actividades aún no están reguladas por documentos reglamentarios. Normalmente, las unidades de servicio son departamentos. Mantenimiento sistema electrónico, departamento de información y análisis, etc.

Las principales funciones de este servicio:

˜ implementación tecnologías de la información basado en el uso de tecnología informática

˜ creación de un sistema de información integral para la organización.

˜ actividades de operación del sistema de información

˜ diseño y soporte de un sistema de necesidades de información de los consumidores de bases de datos

˜ selección de personal de servicio calificado, etc.

Así, vemos que las funciones del servicio de la institución de educación preescolar, en general, se encuentran tipificadas y agrupadas. Al diseñar un servicio de institución de educación preescolar, cualquier organización o autoridades ejecutivas pueden confiar en las opciones estructurales y funcionales propuestas, teniendo en cuenta las características de su estructura y las particularidades de sus actividades. Si es necesario, es posible combinar varias funciones en un departamento, pero el conjunto de funciones debe estar completamente representado en cualquier organización, incluso si todas las funciones de oficina las realiza una sola persona.

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Forma de organización del trabajo de oficina.

Hay tres formas de organizar el trabajo de oficina:

- centralizado;

- descentralizado;

Mezclado.

En forma centralizada En la organización del trabajo de oficina, todas las operaciones técnicas para el procesamiento de documentos se concentran en una unidad estructural (servicio de institución de educación preescolar), y el trabajo creativo con documentos se lleva a cabo en otras unidades estructurales. Las ventajas de una forma centralizada de organización del trabajo de oficina incluyen la posibilidad de crear una base de datos única de todos los documentos recibidos por la organización y creados en ella, lo que permite aumentar la eficiencia de la búsqueda de documentos y, por tanto, optimizar el trabajo de referencia. en documentos. Es aconsejable utilizar una forma centralizada de organización del trabajo de oficina si la organización tiene una estructura organizativa funcional lineal.

Forma descentralizada La organización del trabajo de oficina implica la creación de un servicio de trabajo de oficina independiente en cada unidad estructural. Es recomendable utilizarlo para tipo divisional. estructura organizativa o en condiciones de desunión territorial de divisiones estructurales de la organización.

Forma mixta La organización del trabajo de oficina implica la realización de algunas operaciones de oficina (recepción, registro, control, reproducción de documentos) en el servicio de una institución de educación preescolar, otras (creación y ejecución de documentos, su sistematización, formación de archivos y almacenamiento) en unidades estructurales. Cabe señalar que con una forma mixta de organización del trabajo de oficina, la misma operación tecnológica, por ejemplo, el registro de documentos entrantes y enviados, se puede realizar tanto en el servicio de una institución de educación preescolar como en las divisiones estructurales, según la categoría. de documentos.

Elegir el nombre de la institución de educación preescolar.

Actualmente, no existen documentos normativos o metodológicos que deban orientar la elección del nombre del servicio de la institución de educación preescolar y la determinación de su estructura, por lo que las organizaciones tienen derecho a tomar decisiones de forma independiente sobre estos temas. Sin embargo, al mismo tiempo Hay varios factores a considerar:

- la naturaleza de las actividades de la organización, su estructura (número de divisiones, número de personal directivo y número total de empleados);

- volumen de flujo de documentos de la organización;

- la presencia de un sistema subordinado (organizaciones subordinadas, sucursales, divisiones, oficinas de representación) y la naturaleza de la relación entre ellos y el órgano de gobierno central.

En la práctica, se utilizan varios nombres para el departamento de trabajo de oficina: dirección de oficina, oficina, departamento general, departamento de trabajo de oficina, departamento de correspondencia, servicio de trabajo de oficina, servicio de gestión de documentos, departamento de gestión de documentos, departamento de documentación, etc.

La gestión empresarial es, por regla general, una división que tiene una estructura interna. Como parte de la gestión empresarial, existen grupos, sectores, departamentos y otras partes estructurales que brindan contabilidad y registro de documentos, control sobre la ejecución de documentos, trabajo con documentos de órganos colegiados, producción de documentos, copia y replicación de documentos, como así como unidades como secretaría, archivo, departamento de mejora del trabajo de oficina, etc. La gestión de oficinas se crea en grandes organizaciones que tienen una estructura subordinada: autoridades ejecutivas federales (ministerios, servicios, agencias), grandes sociedades anónimas, etc. La gestión de oficina, junto con las funciones puramente laborales de oficina, proporciona apoyo organizativo y metodológico al trabajo de oficina de las organizaciones subordinadas.

Los demás nombres dados (oficina, departamento general, departamento de gestión de oficina, etc.) en términos de contenido pueden considerarse sinónimos. Oficina es quizás el nombre más comprensible y familiar para el servicio de una institución de educación preescolar. Es conveniente porque consta de una palabra, lo que significa que es más fácil de usar, pero en la mente de muchos este nombre está asociado con "rutina de oficina", "papeleo administrativo", es decir, con los aspectos negativos del trabajo de oficina. . Nombre "departamento general" » Mucha gente no entiende esto del todo, ya que la palabra "general" puede implicar cualquier cosa, pero todavía estamos hablando de trabajar con documentos. En este sentido, los nombres son “departamento de gestión de oficinas”, “departamento de gestión documental”, etc. más exitoso. Sobre la base de estas consideraciones, al elegir el nombre del servicio de trabajo de oficina, se debe dar preferencia, si no al nombre "oficina" (debido a su claridad y facilidad de uso), a nombres como "departamento de trabajo de oficina", “departamento de soporte documental”, etc.

Estructura organizativa del servicio de educación preescolar.

En grandes empresas dentro del servicio de educación preescolar se asignan y asignan grupos funcionales a cada empleado ciertas responsabilidades. El servicio de una institución de educación preescolar puede incluir una secretaría, una expedición, un grupo de control (oficina, departamento), un grupo de cartas (oficina de quejas, departamento de apelaciones públicas), una oficina de mecanografía, una oficina de fotocopias y un archivo.

En medianas empresas las funciones del servicio de la institución de educación preescolar son realizadas por especialistas individuales en las áreas de trabajo.

En pequeñas empresas El servicio de una institución de educación preescolar está formado por 2-3 personas.

En muchas organizaciones, el servicio de educación preescolar no es una unidad independiente, sino que forma parte del servicio administrativo y económico, del servicio de gestión de personal o del departamento de contabilidad. Sin embargo, organizar el trabajo con documentos es bastante especies independientes actividades que no tienen nada que ver con apoyo económico o contabilidad. Dado que el servicio DOW en realidad gestiona la documentación y los flujos de documentos de toda la organización, debería ser una unidad independiente, aunque con una plantilla pequeña (pueden ser 2-3 personas), reportando directamente al jefe de la organización o a uno de los subdirectores, que se encargan de la información y documentación. Esto también es de fundamental importancia porque el servicio de la institución de educación preescolar trabaja directamente con la dirección, resuelve problemas de revisión de documentos, supervisa su ejecución, realiza trabajos de referencia sobre documentos siguiendo instrucciones de la dirección y cumple otras instrucciones de la dirección.

Determinación de la composición oficial y la dotación de personal del servicio de la institución de educación preescolar.

Al determinar la composición laboral de los trabajadores, uno debe guiarse por el Clasificador de profesiones de trabajadores, puestos de empleados y categorías arancelarias(OKPDTR) y el Directorio de Calificación de Puestos de Gerentes, Especialistas y Otros Empleados (aprobado por Resolución del Ministerio de Trabajo de Rusia de 21 de agosto de 1998 No. 37).

Para determinar la cantidad de personal en una institución de educación preescolar, se utilizan documentos reglamentarios sobre trabajo y organización laboral. Las normas laborales para los trabajadores de oficina, incluido el cálculo de su dotación de personal, se llevan a cabo sobre la base de los siguientes documentos:

1. Estándares intersectoriales integrados de tiempos para el trabajo de soporte documental a la gestión. M., 1995.

2. Normas de tiempo para trabajar para mejorar el soporte documental para la gestión de ministerios, departamentos, empresas y organizaciones. M, 1992.

3. Normas de tiempo para el trabajo en tecnología de archivo automatizado y soporte de documentación para los órganos de gestión. M., 1993.

4. Normas de tiempo para el trabajo de soporte documental para las estructuras de gestión de los órganos ejecutivos federales. M., 2002.

Como regla general, determinar el número de unidades no es responsabilidad de la institución de educación preescolar en sí; este trabajo lo llevan a cabo los departamentos de trabajo y salarios o las divisiones económicas, pero si es necesario, dichos cálculos también pueden ser realizados por empleados de la institución preescolar. servicio de institución educativa. Las normas laborales antes mencionadas contienen pautas sobre la aplicación de estos documentos en la práctica.

Desarrollo de normativa sobre el servicio de instituciones de educación preescolar y descripciones de puestos de los empleados.

Una tarea importante en la organización del servicio de la institución de educación preescolar es el desarrollo de reglamentos sobre el servicio de la institución de educación preescolar y las descripciones de puestos de los empleados. Esta tarea la resuelve el propio jefe del servicio de la institución de educación preescolar o con la participación de especialistas calificados. La normativa sobre el servicio de la institución de educación preescolar y las descripciones de puestos de sus empleados constituyen un conjunto de documentación organizativa y legal, cuyo desarrollo completa la etapa organizativa de creación de este servicio.

Reglamento sobre la división. – un documento que define la posición organizativa y legal de la unidad en la estructura de la institución.

El sistema estatal de soporte documental para la gestión contiene una disposición aproximada sobre el servicio de una institución de educación preescolar, pero actualmente se puede aplicar en la práctica solo teniendo en cuenta los cambios que se han producido en el sistema de gestión y que se reflejan en la legislación moderna.

El texto del reglamento del servicio de las instituciones de educación preescolar, de conformidad con la Institución Educativa del Estado, deberá contener los siguientes apartados:

1. Provisiones generales.

2. Metas y objetivos del servicio de la institución de educación preescolar.

3. Funciones del servicio de una institución de educación preescolar.

4. Derechos y responsabilidades del servicio de la institución de educación preescolar.

5. Relaciones entre el servicio de la institución de educación preescolar y otras divisiones estructurales.

El carácter consultivo de la Institución Educativa Presupuestaria del Estado presupone la posibilidad de realizar los cambios y aclaraciones necesarios. En particular, en nuestra opinión, es aconsejable dividir la sección 4 “Derechos y Responsabilidades” en dos secciones: “Derechos” y “Responsabilidad” debido a que son conceptos completamente diferentes.

La etapa organizativa de creación de un servicio de institución de educación preescolar finaliza con el desarrollo de descripciones de puestos. La revista ha publicado repetidamente artículos sobre el desarrollo de descripciones de puestos, por lo que en este artículo nos limitaremos solo a comentarios generales. Debe tenerse en cuenta que la descripción del puesto se desarrolla para un puesto específico, y si hay varios puestos idénticos en el departamento, pero los empleados que los ocupan realizan diferentes tareas, se debe desarrollar una descripción del puesto separada para cada conjunto de responsabilidades laborales. . Asignación a un puesto de un complejo específico responsabilidades laborales debe reflejarse en el título del documento, por ejemplo: descripción del trabajo de un especialista en contabilidad y registro de documentos, descripción del trabajo de un especialista en monitorear la ejecución de documentos, descripción del trabajo de un especialista en trabajar con apelaciones de los ciudadanos, etc. .

En una organización, la educación preescolar la lleva a cabo un servicio especial, que actúa como una unidad estructural independiente, subordinada directamente al jefe de la organización. El objetivo principal del servicio de una institución de educación preescolar es la organización, dirección, coordinación, control y ejecución de los trabajos de soporte documental para la gestión.

El servicio DOW resuelve las siguientes tareas:

• - mejora de formas y métodos de trabajo con documentos;
• - garantizar un procedimiento uniforme para documentar, organizar el trabajo con documentos, sistemas de recuperación de información, monitorear la ejecución y preparar documentos para transferirlos al archivo departamental de acuerdo con los requisitos del Sistema Estatal Unificado de Soporte de Documentación, GOST y otros estándares vigentes;
• - reducción del flujo de documentos, número de formularios y documentos;
• - desarrollo e implementación de documentos normativos y metodológicos para mejorar el soporte documental en la organización y el sistema subordinado (para organizaciones con un sistema subordinado), tecnologías progresivas para el soporte documental de la gestión basadas en el uso de tecnología informática y organizacional, destinadas a implementar la las actividades de la organización.

De acuerdo con las tareas asignadas, el servicio de institución de educación preescolar realiza las siguientes funciones:

desarrollo, implementación y mantenimiento de hojas de tiempo y álbumes de formas unificadas de documentos organizacionales, realizándoles cambios;

• - implementación de procesamiento de reenvío, registro de documentos y trabajos contables y de referencia sobre documentos;
• - organizar la revisión y preparación oportuna de los documentos entrantes para un informe a la dirección, controlando la exactitud de la ejecución de los documentos presentados para su firma a la dirección;
• - regulación de la ejecución de documentos, control del paso, ejecución y ejecución de documentos dentro del plazo prescrito;
• - generalización de información sobre el progreso y resultados de la ejecución de los documentos, informando sistemáticamente a la dirección sobre estos temas;
• - organización de la producción mecanografiada, copia y reproducción rápida de documentos;
• - desarrollo y diseño de formularios de documentos;
• - desarrollo de una nomenclatura de los archivos de la organización, asegurando el almacenamiento de los archivos y el uso rápido de la información documental;
• - organización del trabajo sobre propuestas, declaraciones y quejas de los ciudadanos;
• - organización del control del trabajo con documentos en divisiones estructurales;
• - desarrollo (junto con las divisiones estructurales relevantes de la organización) de medidas para mejorar las formas y métodos de trabajo con documentos, así como para mejorar la disciplina de desempeño;
• - controlar la exactitud del registro y la formación por divisiones estructurales de la organización de los expedientes sujetos a presentación en el archivo;
• - organización del archivo;
• - formación avanzada de los empleados de la institución de educación preescolar y del servicio de archivos, celebración de reuniones y consultas sobre temas de la competencia del servicio de la institución de educación preescolar;
• - organización de los lugares de trabajo, lugares de trabajo automatizados, condiciones laborales de los empleados del servicio de educación preescolar.

Estructura del servicio de soporte de documentación de gestión

El nombre y estructura del servicio de una institución de educación preescolar se establecen teniendo en cuenta su pertenencia a un determinado grupo de organizaciones, empresas e instituciones.

Así, se han creado departamentos de asuntos en los ministerios y departamentos a nivel federal.

La gestión empresarial suele incluir:

• - secretaría (sala de recepción, secretaría del ministro, secretaría de viceministros, secretaría de la junta, oficina de protocolo);
• - inspección a cargo del ministro (jefe de departamento);
• - oficina (oficina de correspondencia gubernamental, oficina de contabilidad y registro, oficina de expedición, oficina de mecanografía, oficina de fotocopias, oficina de teletipo, etc.);
• - departamento de cartas (quejas);
• - departamento para mejorar el trabajo con documentos e implementación medios tecnicos;
• - archivo central.

En empresas estatales, en investigación, diseño, ingeniería y otras organizaciones, en Instituciones educacionales el departamento de la institución de educación preescolar está funcionando, Departamento administrativo u oficina. Como regla general, incluyen las siguientes unidades: sobre contabilidad y registro; control; mejorar el trabajo con documentos e introducir medios técnicos; consideración de cartas (quejas); secretaría; expedición; oficina de mecanografía; oficina de fotocopias; archivo.

En asociaciones, preocupaciones, sociedades anónimas la composición y estructura del servicio de educación preescolar está determinada por el liderazgo de la organización (junta directiva, conferencia fundadora). Se crea un departamento general en el aparato de gestión de los órganos de autogobierno municipal. Incluye: secretaría, oficina, grupo de control, grupo de protocolo, grupo de mejora del trabajo con documentos, grupo de cartas (quejas), fotocopiadora, archivo.

En las pequeñas empresas y firmas que no cuentan con un servicio de institución de educación preescolar, en las divisiones estructurales el trabajo con los documentos lo realiza el secretario del gerente (inspector, asistente) u otra persona especialmente designada.

Es necesario que la dotación de personal del servicio de la institución de educación preescolar corresponda al volumen de trabajo y garantice una alta calidad del trabajo de oficina en la organización. Los servicios de educación preescolar deben contar con especialistas con educación especializada superior y secundaria adecuada.

Para determinar el número de empleados del servicio de educación preescolar, se utilizan estándares de la industria para el número de empleados, desarrollados sobre la base de estándares intersectoriales estándar para el número de empleados, comas en los servicios económicos y administrativos. empresas manufactureras y estándares de tiempo ampliados para el trabajo de oficina.

Los empleados del servicio desempeñan sus funciones de acuerdo con la descripción del puesto aprobada por el jefe de la organización. La descripción del puesto de empleado de una institución de educación preescolar consta de las siguientes secciones: provisiones generales, funciones, responsabilidades, derechos de los empleados, relaciones (relaciones por puesto), responsabilidad de los empleados, evaluación del desempeño.