Cada empleado, al incorporarse al personal de una empresa u organización, se enfrenta a un procedimiento como el registro. libro de trabajo.
Este documento debe reflejar todos los datos sobre dónde, por quién y durante cuánto tiempo trabajó la persona. El registro de un libro de trabajo comienza con su emisión por parte del empleador. Luego, en cada empresa posterior (al cambiar de trabajo), se realizan las entradas necesarias en el documento.
Estructura y contenido del libro de trabajo.
Este documento acompaña a una persona durante toda su vida laboral. Basándonos en sus registros, podemos sacar una conclusión sobre la educación, las habilidades y la experiencia del especialista. Además, el procedimiento para registrar un libro de trabajo implica publicar información sobre premios, incentivos o sanciones disciplinarias, que se aplicaron al empleado.
Cabe señalar que el mantenimiento de un libro de trabajo lo realiza únicamente un empleado del departamento de personal o aquel empleado de la empresa al que se le asignan las funciones correspondientes. Al mismo tiempo, se debe notificar al propietario del libro sobre todas las nuevas entradas en el documento.
Cómo se almacenan los libros de trabajo y los formularios para ellos.
El estado emite formularios especiales para mantener registros laborales. Llegan a las empresas y se almacenan siguiendo un orden bastante estricto:
- El lugar de almacenamiento debe ser un armario ignífugo.
- El empleador está obligado a garantizar la seguridad e integridad de los formularios. Por lo tanto, el gabinete está cerrado con llave y solo los empleados que tienen derecho a trabajar con libros de trabajo tienen acceso a él.
- La emisión de formularios se lleva a cabo con la entrada paralela de las entradas correspondientes en la documentación de informes.
Registro y emisión del documento.
De acuerdo con la ley Federación Rusa, una persona no puede comprar formularios de libros de trabajo por sí misma. Se proporcionan directamente a empresas o empleadores que tienen la condición de empresario individual.
Cuando un empleado aparezca en la plantilla para cuyo primer lugar de trabajo sea éste, el empleador deberá encargarse de expedirle documento requerido. El registro de un nuevo libro de trabajo es responsabilidad de un empleado del departamento de personal (u otra persona autorizada).
El procedimiento para registrar libros de trabajo.
Las acciones realizadas por los empleados del departamento de personal con formularios en blanco y documentos pertenecientes a los empleados de la empresa se registran en el libro de recibos y gastos. Aquí debe indicar quién, a quién y por qué motivos se transfirieron los papeles (si es necesario completar un libro de trabajo, emitir un encarte o aceptarlos para su almacenamiento). Los encartes son páginas adicionales para aquellos libros de trabajo que están completamente llenos. Su conducta está sujeta a las mismas normas. Para que el encarte sea reconocido como una parte completa del documento, debe estar cosido en el libro de trabajo.
Al preparar un libro para registrar datos sobre el movimiento de la mano de obra y encartes para ellos, se debe cuidar su firmware y sellado.
¿Por qué solicitar un libro de trabajo?
Un documento que confirme la experiencia y calificaciones del empleado puede tener gran importancia ya en la etapa de entrevista. Muchos empleadores prefieren estudiarlo en paralelo con la realización de una entrevista oral. Además, cuando se completa un libro de trabajo, refleja todos los cambios significativos que acompañan a la actividad laboral del empleado:
- Contratación para un puesto específico.
- Traslado a otro departamento.
- Ascenso o descenso de categoría.
- Cambio de estatus (por ejemplo, transferencia de un empleado subcontratado para trabajar con un contrato de trabajo indefinido o inclusión de un trabajador a tiempo parcial entre los empleados permanentes).
- Premios y ascensos.
- Sanciones disciplinarias que sirvieron de base para la destitución del cargo.
- Despido.
Hay tales tipos actividad laboral, que puede no reflejarse en el libro de trabajo (por ejemplo, realizar algunos trabajos a tiempo parcial). El empleado debe saber que tiene derecho a solicitar al gerente que incluya estos datos en su documento. El empleador no puede negarle esto.
Si bien el libro de trabajo original se almacena en la empresa, no se entrega al empleado. Sin embargo, puede surgir una situación en la que una persona necesite confirmar el hecho de su empleo o demostrar una lista de las empresas en las que trabajó. Luego se puede crear un extracto del documento o su copia completa.
El registro correcto de un libro de trabajo otorga a la persona el derecho a recibir un certificado de pensión. Al calcular los pagos de pensiones, el fondo de seguro estudia la información especificada en el contrato laboral.
Para obtener un pasaporte extranjero se necesita, entre otras cosas, información sobre el lugar de trabajo de una persona. Para algunas categorías de empleados, puede estar prohibido viajar al extranjero debido al riesgo de revelar información clasificada.
Registro de un libro de trabajo: reglas y plazos.
Independientemente de si están iniciando un nuevo libro de trabajo o haciendo anotaciones en uno existente, los empleadores exigen ciertos documentos a los futuros empleados:
- Tarjeta de identidad (pasaporte).
- Certificado de educación o diploma.
- Certificados de cursos realizados (si los hubiera).
- Cédula militar (para ciudadanos obligados al servicio militar).
- Certificado de matrimonio (si como resultado se cambió el apellido).
El plazo para expedir un libro de trabajo cuando una persona accede a un puesto de trabajo está limitado por ley. No sean más de cinco días desde el momento en que el empleado comenzó a desempeñar sus funciones laborales.
Si un empleador viola este plazo, debe prepararse para las consecuencias legales. Esto es válido para absolutamente todos los trabajadores, incluso aquellos que no han alcanzado la mayoría de edad.
De conformidad con la ley, los ciudadanos pueden trabajar a partir de los 14 años. Sin embargo, en este caso deberán presentar al empleador una carta de sus padres o tutor con permiso para trabajar.
Copias de registros de trabajo.
Si el documento se pierde o se daña, el empleado podrá exigir al empleador que le expida uno nuevo.
Para hacer esto, debe escribir una solicitud para un libro de trabajo. Indica el motivo de la ausencia del documento. Cabe señalar que la misma declaración sirve de base para expedir un permiso de trabajo en el primer lugar de trabajo de la persona.
Razones de las entradas
La elaboración de un libro de trabajo por primera vez (a continuación se encuentra una página de título de muestra) incluye completar campos relacionados con información personal sobre una persona.
Para ello, el empleado del departamento de recursos humanos utiliza los documentos que se le proporcionan. En otros casos, antes de que aparezca tal o cual entrada en el libro de trabajo, el gerente emite la orden correspondiente.
Si hablamos de contratar una empresa o trasladar a un empleado a otro departamento, entonces el empleado del departamento de RR.HH. tiene siete días para realizar una anotación en el registro laboral. Tras el despido, el documento se redacta el día de la emisión de la orden y se entrega al propietario.
A pesar de que la orden indica toda la información detallada sobre la admisión o traslado (incluido el período de prueba y otros detalles), esta información no afecta la elaboración del libro de trabajo. Muestra de datos ingresados:
- Contratado.
- Transferido a otro puesto.
- Cualificaciones asignadas, escala salarial, rango (cuáles específicamente).
- Premiado, alentado.
- Despedido.
Es decir, sólo se debe indicar el motivo de la grabación y la fecha del pedido. Cualquier ejemplo de diseño de libro de trabajo disponible gratuitamente ilustra exactamente este principio de completar las columnas de un documento.
Matices gramaticales
Según la ley, las fechas en los registros laborales deben indicarse utilizando únicamente números arábigos.
Lo mismo se aplica a la asignación de números de serie: cada nueva entrada tiene su propio número, comenzando con el que se realizó cuando se registró el libro de trabajo por primera vez y terminando con el registro de despido del último lugar de trabajo.
Toda la información debe presentarse de la forma más completa posible, es decir, el empleado de RR.HH. no puede abreviar palabras.
Realizar correcciones y corregir errores en el documento.
Cometer errores es algo natural al mantener cualquier documentación. Pueden estar asociados al uso de fuentes de información poco fiables (datos desactualizados, falta de información completa) o ser de naturaleza mecánica (errores tipográficos, tipográficos, errores gramaticales).
Para corregir un error identificado, un empleado de RR.HH. puede utilizar varios métodos:
- Tachar la palabra equivocada y escribir una nueva encima o debajo de la línea.
- Realizar un nuevo asiento que anule el incorrecto.
Si un empleado ha cambiado su apellido o ha adquirido una nueva profesión, esto significa que se debe cambiar la información indicada en la portada del contrato de trabajo. Esto se hace utilizando el método de tachado (primer método). Al mismo tiempo, en la portada interior, anote el nombre y número del documento que sirvió de base para los cambios, coloque la firma de la persona que ingresó los datos y el sello de la empresa.
Si el registro de un libro de trabajo al solicitar un puesto de trabajo va acompañado del descubrimiento de errores en la gestión documental cometidos en una empresa anterior, su corrección es posible por parte de un empleado de la empresa que contrata al empleado en su plantilla. Este procedimiento se ve así:
- Haga una nueva entrada y asígnele el siguiente número secuencial.
- Indique la fecha en que se realiza la corrección.
- Escriba la frase "el número de registro se considera inválido".
- Ingrese la información correcta.
- Se proporciona el número del pedido que sirvió de base para la entrada incorrecta.
Reflejo de las actividades laborales de los empleados directivos.
El registro del libro de trabajo del director es un procedimiento obligatorio para todas las empresas, independientemente de la forma de propiedad, ya que sobre la base de las anotaciones realizadas se emitirá un certificado de pensión. El procedimiento para mantener este documento para un gerente tiene matices específicos y es más complejo que preparar un libro de trabajo al contratar empleados de nivel medio y bajo. En la mayoría de los casos, el director puede realizar él mismo todas las entradas necesarias.
Emisión de un libro de trabajo tras el despido de un empleado.
Cuando un empleado es despedido de la empresa por un motivo u otro, se le devuelve su documento. La elaboración de un libro de trabajo (a continuación se proporciona un modelo) al despedir a un empleado implica realizar una entrada que contenga el motivo de la baja, así como el número de la orden correspondiente.
Al formular el motivo, el empleador debe utilizar los ejemplos que figuran en el Código del Trabajo (según a voluntad, por acuerdo de las partes, previa liquidación de la empresa). La razón más común es el despido voluntario; el registro de un libro de trabajo en este caso está regulado por requisitos estándar.
El documento se emite al empleado dentro de los tres días posteriores al final de su último día de trabajo. En los casos en que el empleador no pueda entregar el documento a un ex subordinado debido a su ausencia, deberá enviar una carta certificada con notificación al domicilio del empleado. Si una persona ha dado su consentimiento por escrito, se le puede enviar el libro de trabajo por correo. Se sigue el mismo procedimiento si el empleado ha fallecido, debiendo trasladarse el documento a sus familiares.
En situaciones en las que el documento no se retira, la empresa lo conserva durante dos años (en el departamento de personal, pero no junto con otros libros). Luego se transfiere al archivo durante 50 años, tras lo cual se destruye.
Si el empleador es un empresario individual
Desde 2006, los empleadores individuales están obligados a realizar anotaciones en los libros de trabajo de sus empleados. Por tanto, sus derechos son iguales a los de las personas jurídicas.
Al contratar a una persona que nunca antes ha trabajado en ningún lugar, empresario individual deberá proporcionarle un libro de trabajo (cuyo coste se descontará del primer salarios empleado), así como realizar todas las entradas necesarias en el mismo a tiempo y correctamente.
A menudo tales temas actividad económica prefieren contratar empleados a tiempo parcial. En este caso, no ingresan nada en el libro de trabajo, pero pueden emitir un certificado a solicitud de la persona, y en base a él se realizará un asiento en el lugar principal de trabajo.
Los ciudadanos suelen preguntar dónde conseguir un libro de trabajo. Esto se puede hacer en el primer empleo. El empleador está obligado a expedir este documento al empleado en su ausencia real. Como regla general, se acerca al empleador con una declaración.
Aplicación de muestra
La solicitud indica el motivo de la ausencia del documento (no funcionó anteriormente).
No todo el mundo sabe a qué edad se puede conseguir un libro de registro de trabajo. Se emite desde el momento en que un ciudadano comienza a trabajar oficialmente. Por regla general se contratan personas mayores de 16 años. Pero, según el artículo 63 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, los niños menores de esta edad pueden conseguir un trabajo. Sin embargo, para ello es necesario obtener el permiso de los padres del adolescente y de las autoridades tutelares.
segundo libro de trabajo
La cuestión de cómo conseguir un segundo libro de trabajo surge ante un ciudadano cuando:
- decidió ocultar hechos desagradables a su empleador de su actividad profesional;
- intentar cambiar de profesión;
- perdió el primer formulario y no quiere perder el tiempo buscándolo;
- Intentando conseguir dos trabajos al mismo tiempo.
La única forma legal de crear un segundo formulario es escribir una declaración al empleador sobre la pérdida de la primera copia.
Si posteriormente se encuentra el documento perdido, deberá aceptarlo y conservarlo. Será necesario destruir la segunda copia.
Si las palabras sobre la desaparición resultan ser mentira, el empleador tiene derecho a despedir a dicho empleado por proporcionar información deliberadamente falsa y ocultar documentos. Por lo tanto, antes de pensar: "¿Puedo conseguir un segundo libro de trabajo?", Es necesario conocer la responsabilidad de la decisión tomada.
Responsabilidad
¿Qué pasa si obtienes un segundo libro de trabajo? Aquí hay algunas opciones.
Un ciudadano que, a sabiendas, proporcione información falsa al solicitar un empleo, podrá ser despedido en virtud del párrafo 11 del artículo 81 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.
Dado que las deducciones fiscales se realizan para un lugar de trabajo, vale la pena saber que si una persona trabaja en otro lugar, el segundo empleador tendrá derecho a recuperar el monto de la deducción fiscal de dicho empleado en los tribunales.
Al solicitar una pensión, el Fondo de Pensiones no aceptará un segundo documento sobre la duración del servicio de la persona.
Un ciudadano puede ser detenido por la fuerza. pagos de compensación que recibió por baja por enfermedad, porque las prestaciones por incapacidad temporal solo se pueden recibir en un lugar de trabajo. Intentar recibir beneficios en dos lugares a la vez puede considerarse enriquecimiento ilegal.
Una persona puede ser considerada penalmente responsable en virtud de los artículos 159 y 327 del Código Penal de la Federación de Rusia. Por supuesto, es difícil llamar ficticio al segundo formulario si los empleados del departamento de recursos humanos realizaron entradas en él de acuerdo con todas las reglas. Pero el hecho de que sea un segundo documento que actúe como primero es ilegal.
Y EN. ANDREEVA,
Doctor. ist. ciencias, Profesor del Departamento de Derecho del Trabajo
Academia Rusa de Justicia
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Presentación de un expediente laboral al solicitar un puesto de trabajo de conformidad con el art. 65 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia es obligatorio, con excepción de jbx casos cuando contrato de empleo se concluye por primera vez o el empleado comienza a trabajar a tiempo parcial. Al celebrar un contrato de trabajo por primera vez, el empleador elabora un libro de trabajo, quien está obligado a llevar libros de trabajo para cada empleado que haya trabajado en la organización durante más de 5 días, si el trabajo en esta organización es el principal para el empleado (artículo 66 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Se hace una excepción a esta regla solo para los empleadores: personas que no tienen derecho a realizar anotaciones en los libros de trabajo de los empleados, así como a redactar libros de trabajo de los empleados contratados por primera vez (artículo 309 del Código del Trabajo). de la Federación de Rusia).
Así, el Código del Trabajo de la Federación de Rusia prevé dos situaciones diferentes a la hora de solicitar un empleo:
El empleado dispone de un libro de registro de trabajo, que debe comprobarse, registrarse y complementarse con un registro de empleo en el nuevo lugar de trabajo;
El empleado no tiene libro de trabajo y debe estar emitido.
Cabe señalar que, en la práctica, a menudo ocurre otra situación, no prevista en el Código del Trabajo de la Federación de Rusia, cuando una persona que solicita un trabajo tenía un libro de trabajo, pero no puede presentarlo debido a su pérdida. Dicho libro está sujeto a restauración mediante la emisión de un duplicado, y los empleadores deben brindar asistencia al empleado, especialmente en caso de liquidación de la organización que era su lugar de trabajo anterior.
Al verificar el libro de trabajo presentado, se pueden identificar errores típicos, tales como: los datos personales del empleado indicados incorrectamente en la portada (apellido, nombre, patronímico, fecha de nacimiento), la ausencia de un sello en la portada, tachaduras y correcciones en la información sobre el trabajo, etc. n. Es necesario llamar la atención del empleado sobre la presencia de errores en su libro de trabajo que puedan afectar la resolución de cuestiones relativas a la confirmación de la experiencia laboral. La portada requiere atención especial: para corregir los errores cometidos aquí, el empleado, por regla general, debe comunicarse con la organización donde se realizó la entrada errónea, y si se liquida y no hay documentos en el archivo, surge la pregunta de si el libro de trabajo pertenece a este propietario muchas veces sólo puede resolverse mediante procedimiento judicial.
Registro de un libro de trabajo por primera vez.
De acuerdo con el párrafo 8 de las Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo, producir formularios de libros de trabajo y proporcionarlos a los empleadores, aprobado. Por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 16 de abril de 2003 No. 225 "Sobre los libros de trabajo" (en adelante, las Reglas), el registro de un libro de trabajo para un empleado contratado por primera vez lo realiza el empleador en presencia del empleado a más tardar una semana desde la fecha de contratación. El formulario del libro de trabajo debe ser recibido por el empleado de RR.HH. del departamento de contabilidad de la organización en en la forma prescrita(Cláusula 42 del Reglamento).
Hasta ahora, a pesar de la aprobación por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de 22 de diciembre de 2003 No. 117n del Procedimiento para proporcionar a los empleadores formularios del libro de trabajo y un encarte en el libro de trabajo, hay casos en que el propio empleado trae un formulario del libro de trabajo al servicio de personal y solicita su emisión. Cabe destacar que este documento se refiere a la provisión de formularios de registro de trabajo para empleadores (personas jurídicas) y no para personas físicas (ciudadanos). La entrega de formularios de libros de trabajo y encartes de libros de trabajo a los empleadores debe realizarse mediante servicios de entrega de productos de impresión segura, o por el empleador desde el almacén del fabricante o distribuidor, o de otra manera por acuerdo de las partes de conformidad con la legislación. de la Federación Rusa.
De esto se desprende que la adquisición de un formulario de libro de trabajo por parte del propio empleado no está prevista en el Procedimiento aprobado y constituye una violación directa de este Procedimiento. Parece que la responsabilidad por tales violaciones debería recaer principalmente en las personas involucradas en la venta de formularios de registro de trabajo y los insertos en ellos por medios ilegales. Está claro que los empleados de RR.HH. No se deben aceptar para el registro formularios de expedientes laborales adquiridos por ciudadanos de forma ilegal.
Las correcciones, borrados y eliminaciones en el contenido del libro de trabajo son formas imprevistas de corregir errores cometidos al completar el libro de trabajo y requieren evidencia documental en forma de copias de órdenes de personal o certificados de archivo con enlaces a estas órdenes.
A diferencia de la Instrucción anteriormente vigente sobre el procedimiento para llevar libros de trabajo en empresas, instituciones y organizaciones (1974). cuando, si un ciudadano no tenía un libro de trabajo, estaba obligado a "aportar a la administración un certificado de último empleo, expedido en el lugar de residencia por la correspondiente organización comunal y de vivienda...", actualmente no hay certificados sobre el Se requieren períodos anteriores al empleo.
Al mismo tiempo, se debe tener en cuenta que la ausencia de un libro de trabajo por parte de un ciudadano no significa que no tenga experiencia laboral, ya que tanto trabajan bajo un contrato de trabajo con empleadores - individuos, como trabajan bajo contratos de derecho civil ( contratos, asignaciones) está incluido en el período de seguro (sujeto a la deducción de las primas de seguro), sujeto a su confirmación por los contratos pertinentes, actas de finalización de obra, libros de nómina, cuentas personales, estados de nómina, así como certificados de pago de contribuciones de seguro al Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia, emitidas por los departamentos pertinentes del Fondo de Pensiones.
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La portada del libro de trabajo, de acuerdo con la cláusula 9 del Reglamento, refleja información básica sobre el empleado: apellido, nombre, patronímico: fecha de nacimiento; educación; profesión, especialidad.
El apellido, el nombre, el patronímico y la fecha de nacimiento se indican sobre la base del pasaporte, el documento principal que identifica la identidad de un ciudadano de la Federación de Rusia. el pasaporte es documento obligatorio para todos los ciudadanos de la Federación de Rusia a partir de los 14 años. Si un ciudadano no cuenta con pasaporte por algún motivo, se podrá presentar otro documento de identificación, por ejemplo: cédula militar, pasaporte extranjero, licencia de conducir, etc. (cláusula 2.1 del Instructivo para la cumplimentación de libros de trabajo, aprobado por la resolución del Ministerio de Trabajo de Rusia de 10.10.03 No. 69).
Después de ingresar el apellido, el nombre y el patronímico del empleado en la portada (sin abreviaturas y reemplazando el nombre y el patronímico por iniciales), es necesario verificar las entradas realizadas para identificar posibles errores. cuando se encuentra No existe ninguna disposición para realizar correcciones en la portada. El formulario del libro de trabajo se considera dañado y está sujeto a destrucción según la ley correspondiente. Como ya se señaló, la presencia de errores en la portada puede tener graves consecuencias. Consecuencias negativas para el empleado en el futuro, por lo tanto, al poner su firma en la portada del libro de trabajo, el empleado primero debe leer atentamente las entradas realizadas en el mismo.
En el libro de contabilidad para el movimiento de los libros de trabajo y los encartes en ellos, solo se deben incluir aquellos que previamente se ingresaron en el libro de recibos y gastos para contabilizar los formularios del registro de trabajo y los encartes en él en el departamento de contabilidad de la organización. registrado, lo que puede comprobarse fácilmente comparando las series y números de los formularios que aparecen en ambos libros.
La fecha de nacimiento se anota íntegramente: día, mes, año. Las entradas de fechas en todas las secciones de los libros de trabajo se realizan en ocho números arábigos (dos dígitos cada uno para indicar el día y el mes y cuatro dígitos para el año), por ejemplo: fecha de nacimiento - 09/04/1962.
Se realiza una entrada sobre el nivel de educación solo si el empleado tiene documentos que confirmen el hecho de aprobar la certificación estatal (final):
Certificado de educación general básica para egresados de IX grado o de educación general secundaria (completa) para egresados de XI (XII) grados;
Diploma de formación profesional primaria, secundaria, superior y de posgrado (incluida una licenciatura, un especialista con formación profesional superior, una maestría, así como un diploma de formación profesional superior incompleta).
Un solicitante puede tener una educación incompleta en el nivel apropiado, lo que debe ser confirmado mediante un certificado. institución educativa u otro documento (por ejemplo, un libro de calificaciones o una identificación de estudiante).
Según los documentos educativos, se completa la siguiente línea de la portada: "Profesión, especialidad". Al completar esta línea, debe considerar lo siguiente:
un diploma de licenciatura indica que un graduado de una universidad ha recibido una "licenciatura" en una determinada "dirección" de su formación profesional, y no la "asignación de calificaciones" en una determinada "especialidad", como se indica en el diploma de especialista. ;
Un ciudadano que aún no tiene ninguna profesión o especialidad (por ejemplo, un graduado escolar) a menudo se ingresa en el libro de trabajo con el nombre del puesto que ocupa (lugar de trabajo) o el tipo de trabajo que realiza (por ejemplo, mensajero ), en lugar de dejar esta línea en blanco hasta el momento de recibir un trabajador de educación vocacional con calificaciones en la especialidad correspondiente;
Muchos profesionales no tienen en cuenta la diferencia entre los términos “especialidad” y “calificación”, percibiéndolos como la misma cosa, de ahí el típico error que se encuentra a menudo en los libros de trabajo: en lugar del nombre de la especialidad, se indica la calificación asignada. en la portada se indica al graduado de una institución educativa (por ejemplo, en lugar de especialidades en "economía y gestión empresarial (por industria)" se califica como "economista"). Tenga en cuenta que el error descrito surge no tanto por la falta de conocimiento de los especialistas en recursos humanos, sino por la imposibilidad de cumplir literalmente con todos los requisitos de las Instrucciones para el llenado de los libros de trabajo, ya que las anotaciones deben realizarse “sin abreviaturas” (cláusula 1.1 ), y el nombre de la especialidad requiere mucho espacio para grabar, lo que claramente no es suficiente en la propia portada. Parece que los inspectores de trabajo estatales, al comprobar la exactitud del mantenimiento de los libros de trabajo, deben tener en cuenta esta "inconsistencia" entre las Instrucciones, las dimensiones del formulario del libro de trabajo y los nombres contenidos en el Clasificador de especialidades educativas de toda Rusia OK 009-2003, aprobado. Resolución de la Norma Estatal de Rusia de 30 de septiembre de 2003 No. 276-st (OKSO).
La fecha de llenado del libro de trabajo puede no coincidir con la fecha de inicio de trabajo en la organización (el empleador debe llevar un libro de trabajo para cada empleado que haya trabajado en la organización durante más de 5 días). Cabe señalar que, a pesar de las instrucciones en la cláusula 1.1 de las Instrucciones sobre el registro de fechas en todas las secciones de los libros de trabajo en números, se deja una línea para la "fecha de llenado" ("____"____________20___), que claramente requiere
designación de fecha alfanumérica mixta.
La portada contiene dos firmas: el propietario del libro y el responsable del mantenimiento de los libros de trabajo. Sin embargo, la última firma debe colocarse de forma "legible", lo que no se corresponde del todo con la definición misma del término "firma" como "pintura manuscrita" (según GOST R 51141-98 "Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones" , aprobado por resolución de la Norma Estatal de Rusia de 27.02.98 No. 28). En los libros de trabajo reales se puede ver de qué manera los profesionales entienden la instrucción: "la firma es legible" (ponen una firma personal ilegible; ponen una firma personal y su transcripción; no ponen una firma, pero escriben el apellido). En este sentido, podemos recomendar a los especialistas en RRHH la cumplimentación de los libros de trabajo al firmar la portada (cláusula 2.2 del Instructivo) no ponga su firma personal, pero escriba su apellido de manera legible.
Y la portada está certificada por el sello de la organización en la que se llenó por primera vez el libro de trabajo, o por el sello del servicio de personal de esta organización. Un libro de trabajo sin sello en la portada no es válido.
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Si es necesario reemplazar apellido, nombre, patronímico y fecha de nacimiento, se tacha la información anterior con una línea y se escribe la nueva información ® (arriba o al lado, en la misma línea). Al reemplazar datos personales, es inaceptable tachar (corregir) letras o números individuales, acompañando esta acción con la marca "Creer en lo corregido", como lo hacen a veces los trabajadores de servicios de personal sin experiencia.
Los cambios realizados en la portada deberán ser confirmados mediante referencias a los documentos pertinentes: pasaporte, acta de nacimiento, acta de matrimonio, acta de divorcio y otros, indicando su serie, número y fecha. Los enlaces a estos documentos se encuentran en la portada interior del libro de trabajo y están certificados con la firma del empleador o de una persona especialmente autorizada por él y el sello de la organización o el sello del servicio de personal.
Las Instrucciones actuales para completar los libros de trabajo abordan la cuestión de indicar un cambio en el nivel de educación de manera diferente que antes. Si anteriormente aquí también se tachaba la información anterior, ahora se realiza una adición sin tachar las entradas ya realizadas (cláusula 2.4).
La cuestión de reflejar en la portada del libro de trabajo información sobre la adquisición por parte del empleado de nuevas profesiones o especialidades se está resolviendo ahora de otra manera. En los libros de trabajo antiguos, esta información se ingresaba solo en el momento de completar el libro por primera vez. Actualmente información sobre nueva profesión o especialidades deberán complementar las inscripciones realizadas previamente.
Al celebrar un contrato de trabajo, el futuro empleado, de conformidad con el artículo 65 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, presenta un paquete de documentos obligatorio:
pasaporte u otro documento de identidad;
libro de trabajo (excepto en los casos en que se concluye un contrato de trabajo por primera vez o un empleado comienza a trabajar a tiempo parcial);
certificado de seguro del seguro de pensiones estatal;
documentación registro militar- para los obligados al servicio militar y las personas sujetas al servicio militar obligatorio;
un documento sobre educación, calificaciones o conocimientos especiales, al solicitar un trabajo que requiere conocimientos o formación especiales.
Pero supongamos que resulta que el empleado no tiene libro de trabajo. Pero no porque consiga su primer trabajo contigo, sino porque, por ejemplo, lo perdió. ¿Qué debe hacer un especialista en recursos humanos? Tendrá que conseguirle al empleado un nuevo libro de trabajo, porque después de las modificaciones de octubre se añadió un párrafo adicional al artículo 65 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, que lo indica directamente.
Fragmento de documento
Esta norma causa muchas dificultades a los oficiales de personal. El hecho es que no está claro qué será este "nuevo" libro de trabajo: un duplicado o un documento completo. Vamos a resolverlo.
¿Cómo elaboraremos un libro de trabajo?
Antes de que se realicen modificaciones a Código de Trabajo de la Federación de Rusia, todos nos guiamos por las reglas para la preparación de libros de trabajo establecidas en el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 16 de abril de 2003 No. 225 "Sobre los libros de trabajo".
Fragmento de documento
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Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 16 de abril de 2003 No. 225 "Sobre los libros de trabajo" (modificado el 6 de febrero de 2004) Cláusula 8 El registro de un libro de trabajo de un empleado contratado por primera vez lo realiza el empleador en presencia del empleado a más tardar una semana después de la fecha de contratación. Párrafo 31 Una persona que haya perdido su libro de trabajo está obligada a notificar inmediatamente al empleador sobre este hecho. ultimo lugar trabajar. El empleador emite un duplicado del libro de trabajo al empleado a más tardar 15 días después de la fecha en que el empleado presenta la solicitud. Párrafo 33 Si hay una entrada en el libro de trabajo sobre despido o traslado a otro trabajo que se declara inválido, el empleado, previa solicitud por escrito, recibe un libro de trabajo duplicado en su último lugar de trabajo, en el que se incluyen todas las entradas realizadas en el trabajo. se transfiere el libro, a excepción del asiento declarado nulo. El libro de trabajo se redacta en la forma prescrita y se devuelve a su propietario. Se emite un duplicado del libro de trabajo de la misma manera si el libro de trabajo (inserto) ha quedado inutilizable (quemado, roto, manchado, etc.). |
Es decir, previamente se estableció el siguiente orden. El libro de trabajo se emitió únicamente al empleado contratado. primero . Si el libro de trabajo se dañó o se perdió, de acuerdo con el procedimiento establecido se le entregó al empleado duplicar libro de trabajo.
Ahora el empleador está obligado a emitir un nuevo libro de trabajo para el empleado si se daña o se pierde. Con la introducción de este requisito surgieron una serie de problemas. La única condición que se establece en este caso es que el empleado deberá redactar una declaración indicando los motivos de la falta de libro de trabajo al momento de su contratación.
Acciones culpables
Si el empleador anterior hizo una entrada en el libro de trabajo de su empleado sobre la rescisión del contrato de trabajo por iniciativa del empleador debido a acciones culpables del empleado, entonces, tal vez, cuando lo contrate, le dirá que ha perdido su libro de trabajo. Y ya no podrá enviárselo a su último empleador para obtener un duplicado. Tendrás que conseguirle un nuevo libro de trabajo.
Además, anteriormente, al registrar un duplicado, el empleador anterior habría hecho una anotación en el libro de trabajo sobre el motivo de la rescisión del contrato de trabajo con el empleado. Esto significa que los empleados ya no tienen miedo de hacer una anotación en el libro de trabajo sobre la rescisión del contrato de trabajo debido a sus acciones culpables. Además, debido a la entrada en vigor de la Ley Federal N ° 152-FZ “Sobre Datos Personales” del 21 de enero de 2007, el empleador finalmente perdió la oportunidad de solicitar información sobre el empleado a su último (o cualquier otro) empleador.
Por lo tanto, la única opción que tiene el empleador para protegerse en esta situación es pedirle al empleado que le dé recomendaciones con lugares anteriores trabajar. Al mismo tiempo, el empleador no debe olvidar que hacer una recomendación es un derecho, y no una obligación, del solicitante al solicitar empleo. El empleador, incluso si el empleado se niega a dar recomendaciones, no podrá negarse a contratarlo sobre esta base.
Descalificación
Una situación similar surge si un empleado tiene una entrada en su libro de trabajo sobre su descalificación para un determinado puesto de trabajo. El empleado acudirá a usted, como próximo empleador, con una declaración sobre la pérdida de su libro de trabajo.
Al mismo tiempo, para proteger contra la contratación ilegal de un empleado que fue descalificado por decisión judicial y cuyo historial laboral no se ingresó, el empleador no solo puede, sino que está obligado a realizar una verificación de descalificación al contratar.
Fragmento de documento
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Cláusulas 2 y 3 del artículo 32.11 “Ejecución de la decisión de recusación” del Código de infracciones administrativas RF 2. La ejecución de la decisión de inhabilitación se lleva a cabo rescindiendo el acuerdo (contrato) con la persona inhabilitada para la implementación de actividades de gestión por parte de ella. entidad legal.
3. La formación y mantenimiento de un registro de personas inhabilitadas la lleva a cabo un organismo autorizado por el Gobierno de la Federación de Rusia. |
La información contenida en el registro de inhabilitados está abierta a revisión. Las personas interesadas tienen derecho a recibir, pagando una tarifa, información del registro de personas inhabilitadas en forma de extractos sobre personas inhabilitadas específicas.
Cuando un empleado tiene varios libros de trabajo.
Supongamos que un candidato “encuentra” un libro de trabajo y se acerca a usted con varias copias para elegir. De hecho, del artículo 65 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia se puede concluir que, sobre la base de una solicitud por escrito, un empleado puede redactar un nuevo libro de trabajo en cada nuevo lugar de trabajo.
¿Cuál deberías aceptar y en cuál deberías escribir? Es recomendable realizar una anotación en uno de los libros de trabajo presentados. Pero aún así tendrás que aceptar todos los libros de trabajo, ya que de acuerdo con las entradas realizadas en el libro de trabajo, el empleador deberá calcular la duración del servicio para pagar la baja por enfermedad. Además, si resulta que la duración del servicio se superpondrá en varios libros de trabajo, para calcular la duración del servicio el empleador tendrá en cuenta solo un período (artículo 16 Ley Federal de 29 de diciembre de 2006 No. 255-FZ, cláusula 8 de la orden del Ministerio de Salud y Desarrollo Social de la Federación de Rusia de 6 de febrero de 2006 No. 91).
Fragmento de documento
Al rescindir el contrato, el empleador estará obligado a devolver todos los libros de trabajo tomados del empleado para su almacenamiento bajo su firma.
...y varios trabajos principales
Los trabajadores ahora pueden tener varios lugares de trabajo principales, elaborando libros de trabajo en cada lugar de trabajo basándose en una solicitud. Anteriormente se describió cómo los siguientes empleadores calcularán la duración del servicio, ya que deberán hacer comparaciones y no volver a tener en cuenta los períodos de superposición de la duración del servicio.
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Con las enmiendas al Código del Trabajo de la Federación de Rusia adoptadas en octubre de 2006 y los cambios en la legislación sobre el pago de la licencia por enfermedad, basados en el cálculo del período de seguro, la importancia del libro de trabajo ha aumentado, pero al mismo tiempo ¡Ha dejado de existir en una sola copia! Estos cambios plantean muchas cuestiones a los especialistas en ejercicio, que el legislador pretende resolver en los próximos años aboliendo en principio la institución del libro de trabajo. Pero hasta la negativa real del libro de trabajo como documento que confirma antigüedad empleado, necesitamos salir de alguna manera de las situaciones difíciles en las que se encuentran ahora muchos oficiales de personal. El autor dijo cómo lidiar con los más comunes.
El propietario no necesita saber cómo redactar un libro de trabajo. Por otro lado, esta información ayudará a controlar la corrección de la cumplimentación, ya que los errores en el documento pueden acarrear problemas graves. Después de todo, es el libro de trabajo el que confirma la antigüedad del empleado al solicitar una pensión.
El libro de trabajo es documento oficial, que contiene información sobre cada lugar de trabajo y duración del servicio de un ciudadano. El registro de un libro de trabajo se produce por primera vez al solicitar un puesto de trabajo, o más precisamente, al celebrar un contrato de trabajo. Lo completa un empleado. Departamento de Recursos Humanos, después de lo cual el empleador lo conserva hasta que el empleado sea despedido.
Si un empleado decide cambiar de trabajo, debe devolver su libro de trabajo. La devolución tardía de un documento implica graves sanciones para el empleador, incluida una compensación económica.
A veces, el documento, naturalmente sin formato, se expide a graduados de instituciones de educación superior. Instituciones educacionales. Esto sucede muy raramente, ya que la mano de obra se puede comprar en cualquier tienda de artículos de oficina si es necesario.
Cómo registrarse
El libro de trabajo se expide para las siguientes categorías de trabajadores:
- registrado para trabajo permanente;
- realizar actividades laborales bajo contrato temporal;
- para empleados estacionales;
- para trabajadores autónomos.
Para trabajadores externos a tiempo parcial el documento no se procesa. Si se contrata a una persona que tiene la experiencia laboral y el historial laboral adecuados, el empleado del departamento de recursos humanos está obligado a comprobarlo. La autenticidad del documento es muy importante. Y antes de registrar un libro de trabajo por primera vez, necesitará los documentos personales del nuevo empleado.
Antes de emitir un nuevo libro de trabajo, la persona autorizada necesita un formulario especial. Si no hay formularios en blanco disponibles, el empleado puede proporcionar los documentos. Después de eso puedes registrarlo. La ley no da más de una semana para ello.
El libro de trabajo consta de varias secciones:
- Pagina del titulo. Contiene información sobre el propietario, su educación, profesión, etc. Esta página debe estar certificada con las firmas del empleado y de la persona que redacta directamente el documento.
- La siguiente es información sobre el trabajo. Se trata de información sobre el empleador, contratación y despido de la persona, traslados, etc. Todos los registros deben estar fechados y no se permiten abreviaturas.
- La tercera sección del documento contiene varios incentivos y premios para el propietario. También deberán indicarse las fechas y detalles de los pedidos correspondientes.
Si el empleado realiza un trabajo a tiempo parcial, esta información se indica como adicional. No es obligatorio cumplimentarlo, pero si el propietario quiere realizar una entrada, el departamento de RRHH no puede negárselo. Pero el documento lo conserva el empleador principal y no se emite personalmente. Por lo tanto, para ingresar datos sobre el trabajo a tiempo parcial, el empleado debe proporcionar información de forma independiente.
También es necesario cambiar los datos si se ha cambiado el nombre de la organización. No se trata de una reorganización, cuando hay un procedimiento de despido y contratación de todo el personal. Ayuda: si el nombre ha cambiado por otros motivos, entonces se deberá consignar el nuevo nombre en cada libro de trabajo, así como los datos del pedido correspondiente.
Condiciones de almacenaje
Trabajo terminado
Al completar el documento, debes asegurarte de que no esté completo. A menudo sucede que simplemente no hay espacio libre en el libro de trabajo para realizar nuevas entradas. pero empieza nuevo documento Esto no es posible, por lo que el trabajador de personal debe coser un inserto especial en la hoja de trabajo. Las reglas para redactar el documento no contienen una explicación de dónde exactamente se debe pegar el encarte. Por lo tanto, como regla general, se coloca al final del documento.
Este documento adicional deberá tener un número y serie, los cuales al ser cosidos deberán indicarse en la portada. Además, se coloca un sello “Insertar emitido”. empleado de personal Es necesario registrar los encartes emitidos. Debe cumplimentarse exactamente de la misma forma que la parte principal del documento. Es decir, se elabora una portada, etc. Está prohibido retirar el encarte, ya que es una continuación del libro de trabajo.
Errores y correcciones
Debe crear un documento de tal manera que no haya errores, tachaduras, etc. Pero debe tener en cuenta el factor humano, por lo que a menudo se cometen diversas deficiencias al completarlo.
Es importante saber que en el documento laboral no se puede tachar nada. Si se cometió un error, toda la entrada debe considerarse inválida. Esto se hace de la siguiente manera:
- La siguiente columna indica el número de serie.
- La segunda columna debe contener la fecha en que se corrigió la entrada anterior.
- La tercera columna contiene información que indica que la información no es válida.
- La cuarta columna contiene datos sobre el pedido de confirmación correspondiente.
Si el error fue cometido por el empleador anterior, entonces nuevo jefe podrá corregir la información especificada únicamente sobre la base del pedido correspondiente. Debe ser proporcionado por el propietario del libro de trabajo.
Los errores más comunes al cumplimentar son:
- reducciones;
- apellido o nombre mal escrito;
- líneas vacías;
- Formato de fecha no válido;
- falta de firmas requeridas.
Pero la mayoría de las veces los cambios deben realizarse en la página de título que contiene los datos básicos. Por ejemplo, una empleada se casó y cambió su apellido. Entonces las acciones del oficial de personal son las siguientes:
- El apellido antiguo debe tacharse cuidadosamente con una línea.
- En él está escrito el nuevo apellido.
- En el lado izquierdo de la portada se indican los detalles del documento en base al cual se cambió el apellido (certificado de matrimonio).
- Los detalles están certificados con sello y firmas.
Del mismo modo, si es necesario, se realizan algunos otros cambios en los datos personales del titular del libro de trabajo.
documento perdido
El libro de trabajo es un documento importante que contiene información sobre el trabajo y experiencia del propietario, por lo que debe ser restaurado. Primero debe averiguar quién es el responsable de la pérdida. Si el documento desapareció o resultó dañado mientras estaba en poder del empleador, entonces es él quien está obligado a restaurarlo. El trámite se realiza a solicitud del empleado.
Si se pierde el libro de trabajo emitido al empleado después del despido, el propietario lo restituye. Para ello, tendrá que ponerse en contacto con todos sus empleadores y pedirles que realicen entradas duplicadas.
Hay situaciones en las que una organización se liquida, por lo que es posible restaurar los registros de trabajo en ella de otra manera. El propietario del documento debe comunicarse con el Fondo de Pensiones, el tribunal o Archivos estatales. Al contactar con el Fondo de Pensiones se debe tener en cuenta que los datos proporcionados al solicitante pueden estar incompletos.
Es mejor ponerse en contacto con el Archivo Estatal de la ubicación del empleador presentando una solicitud por escrito. Este trámite puede llevar tiempo, pero la información se proporcionará en su totalidad. A veces hay que acudir a los tribunales para restaurar un documento. Basado declaración de reclamación el juez remite las solicitudes a las autoridades correspondientes. Además, es posible determinar el hecho de la actividad laboral mediante el testimonio de testigos.
