Secretario cualquier organización necesita, y por lo tanto, la descripción del trabajo de una secretaria es útil para todas las empresas. Es importante definir claramente las responsabilidades laborales de la secretaria, que no se limitan a atender llamadas y dulces sonrisas. Le ofrecemos una descripción de trabajo de muestra para el secretario del jefe: el director general, el jefe del departamento, el director de la sucursal, etc.
Descripción del puesto de secretaria
APROBAR
CEO
Apellido I.O. ________________
"________"_____________ ____G.
1. Disposiciones generales
1.1. El secretario pertenece a la categoría de ejecutantes técnicos.
1.2. El secretario es designado para el cargo y separado del mismo por orden del director general de la sociedad.
1.3. El secretario reporta directamente al director general/responsable de la división estructural de la empresa.
1.4. Durante la ausencia del secretario, sus derechos y deberes se transfieren a otro funcionario, lo que se anuncia en la orden de organización.
1.5. Para el cargo de secretario se designa a una persona que cumpla con los siguientes requisitos: educación - superior, superior incompleta o secundaria especializada, experiencia de trabajo similar de seis meses, conocimiento de equipos de oficina (fax, fotocopiadora, escáner, impresora), programas de Microsoft Office (Word Excel).
1.6. El secretario se guía en sus actividades por:
- actos legislativos de la Federación Rusa;
- el Acta Constitutiva de la empresa, el Reglamento Interno del Trabajo, otros actos reglamentarios de la empresa;
- órdenes y directivas de la dirección;
- esta descripción de trabajo.
2. Funciones del secretario
El Secretario realiza las siguientes funciones:
2.1. Realiza trabajos en el soporte organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del jefe.
2.2. Acepta la correspondencia entrante para la consideración del jefe, la transfiere de acuerdo con la decisión tomada a las divisiones estructurales o un contratista específico para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas.
2.3. Acepta documentos y declaraciones personales para la firma del jefe.
2.4. Contesta llamadas telefónicas, registra y transmite información oficial al jefe, organiza conversaciones telefónicas del jefe.
2.5. En nombre del jefe, redacta cartas, solicitudes y otros documentos.
2.6. Realiza trabajos de preparación de reuniones y reuniones celebradas por el jefe (recopilación de los materiales necesarios, notificación a los participantes de la hora y el lugar de la reunión, agenda, su registro), mantiene y redacta actas de reuniones y reuniones.
2.7. Lleva a cabo el control sobre la ejecución por parte de los empleados de la empresa de las órdenes y órdenes emitidas, así como el cumplimiento de los plazos para la implementación de las instrucciones y las instrucciones del jefe bajo control.
2.8. Proporciona al lugar de trabajo del jefe los medios necesarios de tecnología organizacional, papelería, crea condiciones propicias para el trabajo efectivo del jefe.
2.9. Organiza la recepción de visitantes, contribuye a la pronta consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados.
2.10. Forma los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, vela por su seguridad y los remite al archivo a su debido tiempo.
2.11. Organiza los viajes de negocios del jefe: encarga los billetes de avión y de tren, reserva los hoteles.
2.12. Realiza las asignaciones oficiales individuales de su supervisor inmediato.
3. Derechos del secretario
El secretario tiene derecho:
3.1. Recibir información, incluida la confidencial, en la medida necesaria para la resolución de las tareas asignadas.
3.2. Proporcionar a la gerencia sugerencias para mejorar su trabajo y el trabajo de la empresa.
3.3. Solicitar personalmente o en nombre del jefe de las divisiones de la empresa y otros especialistas información y documentos necesarios para el desempeño de sus funciones.
3.4. Exigir a la dirección que cree las condiciones normales para el desempeño de las funciones oficiales y la seguridad de todos los documentos resultantes de las actividades de la empresa.
3.5. Tomar decisiones dentro de su competencia.
4. Responsabilidad del secretario
El secretario es responsable:
4.1. Por incumplimiento y/o cumplimiento intempestivo, negligente de sus funciones.
4.2. Por incumplimiento de las instrucciones, órdenes y órdenes vigentes de conservación de secretos industriales e información confidencial.
4.3. Por violación al reglamento interno de trabajo, disciplina laboral, normas de seguridad y contra incendios.
Descripción del puesto de secretaria debe prever las responsabilidades que se asignan a este empleado en la organización (después de todo, el trabajo de la secretaria no se limita de ninguna manera a responder llamadas y recibir visitas). Veamos cómo se redacta dicha instrucción y qué debe contener.
¿Cuáles son las responsabilidades del secretario ejecutivo?
Inmediatamente cabe señalar que los secretarios son diferentes. Entonces, en organizaciones pequeñas, el secretario del jefe no es solo su asistente personal, sino, de hecho, el jefe de todo el trabajo de oficina y asuntos administrativos. En las grandes empresas y organismos gubernamentales, el secretario puede estar no solo con el jefe, sino también con sus adjuntos. Esto significa que el rango de responsabilidades de quienes trabajan en este puesto pueden ser muy diferentes.
El KSD de los empleados aporta cierta claridad, aprobado por el Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa en 1998. Según este documento, el secretario de la cabeza:
- se dedica al apoyo técnico y organizativo del trabajo del jefe;
- realiza trabajos de oficina, en particular, registra la correspondencia recibida en nombre del jefe y transfiere documentos a los artistas intérpretes o ejecutantes por orden suya;
- asegura que los documentos presentados para su ejecución sean considerados de manera oportuna;
- presenta al jefe para la firma de solicitudes, borradores de órdenes y otra documentación;
- organiza conversaciones telefónicas;
- en ausencia del jefe, captura la información entrante y la trae a la atención del jefe;
- prepara juntas o asambleas, levanta actas;
- organiza la recepción de visitantes, etc.
En cada organización específica, se pueden prever otras funciones para el secretario, tanto previstas por el CSD como no incluidas en él. En particular, las funciones de un gerente de oficina pueden asignarse a la secretaria: proporcionar consumibles a la oficina, llamar a los reparadores, etc. En este caso, el KSD es solo el mínimo en el que debe concentrarse y que puede complementarse en el Mismo tiempo.
Preparación de la descripción del trabajo del secretario del jefe.
El registro, como cualquier otro documento, debe realizarse de acuerdo con las reglas del trabajo de oficina, en particular de acuerdo con GOST R 6.30-2003. De acuerdo con sus normas, este documento debe contener:
¿No conoces tus derechos?
- el nombre de la institución para la cual se desarrolló el documento;
- título del documento ("Instrucción de trabajo");
- indicación de la fecha de desarrollo y compilación;
- número de registro de acuerdo con las reglas de trabajo de la oficina interna de la organización;
- una indicación del lugar donde se hizo la compilación;
- marca de aprobación;
- el título real y el texto de la instrucción;
- una marca sobre si hay aplicaciones;
- notas sobre la coordinación interna del documento con servicios y departamentos dentro de la organización (habitualmente la coordinación se realiza con el departamento de personal, servicio jurídico, departamento financiero, aunque, si surge tal necesidad, pueden estar involucrados en la coordinación otros departamentos).
Puede encontrar una muestra de dicha descripción de trabajo en nuestro sitio web.
Descripción del trabajo del subsecretario: ¿cuál es la diferencia?
En algunas organizaciones, en lugar de un secretario regular, existe un puesto de secretario adjunto. De hecho, es difícil distinguir claramente entre estos cargos, ya que el referente también puede participar en el apoyo organizativo y técnico del trabajo del jefe y realizar otras funciones de secretaría. En consecuencia, lo dicho sobre descripción del puesto de secretaria gerente, en muchos aspectos también se aplica a un documento similar para el subsecretario.
Sin embargo, normalmente el trabajo del referente implica que es un especialista de un nivel superior. En pocas palabras, si una secretaria ordinaria simplemente imprime cartas u órdenes del director, entonces el referente las prepara él mismo y solo luego se las pasa al jefe para que las firme.
Debería implicar que el referente no solo posee trabajo de oficina, sino que también comprende muy seriamente el área en la que opera la empresa. Por lo general, las responsabilidades del referente incluyen además:
- selección de materiales con los que la gerencia debería familiarizarse;
- redacción de informes sobre los temas requeridos;
- asesorar a la gerencia en temas en los que el referente sea especialista.
Como regla general, se requiere que el referente tenga una educación superior y conocimiento de idiomas extranjeros (al menos inglés). De hecho, el referente es un asistente del jefe (pero no un suplente, ya que el referente generalmente no tiene poder administrativo en la organización).
Como la profesión del referente no está reglamentada, en algunas organizaciones se denomina así a los secretarios ordinarios del titular oa sus suplentes. Esto genera cierta confusión, pero no está prohibido por la ley. Por lo tanto, al desarrollar instrucciones para el secretario adjunto, es muy posible tomar como modelo las instrucciones del secretario ordinario del jefe.
Tipo de muestra
APROBAR
___________________________________ (iniciales, apellido)
(nombre de la organización, antes de ________________________
aceptación, etc., su organización (director u otro
forma jurídica) persona oficial, autorizada
debe aprobar
instrucción nostálgica)
"" ____________ 20__
Descripción del trabajo
secretario jefe
______________________________________________
(nombre de la organización, empresa, etc.)
"" ______________ 20__ NORTE_________
Esta descripción de trabajo ha sido desarrollada y aprobada para
sobre la base de un contrato de trabajo con __________________________________________
(nombre del puesto de la persona para quien
_____________________________________________________ y de acuerdo con
se ha elaborado esta descripción del puesto)
las disposiciones del Código Laboral de la Federación de Rusia y otras disposiciones reglamentarias
leyes que regulan las relaciones laborales en la Federación Rusa.
I. Disposiciones generales
1.1. El secretario de la jefatura pertenece a la categoría de técnico
artistas intérpretes o ejecutantes
1.2. Una persona que tiene
formación profesional superior, sin presentar requisitos de experiencia laboral
trabajo, o formación profesional secundaria y experiencia laboral
especialidad durante al menos __________ años.
1.3. Nombramiento para el cargo de secretario del jefe y destitución
de él se hace por orden del jefe de la empresa en la presentación
1.4. El secretario debe saber:
- resoluciones, autos, órdenes, otros lineamientos y
documentos normativos de órganos superiores y otros relativos a
actividades empresariales;
- reglamentos, instrucciones, otros documentos reglamentarios sobre el mantenimiento
trabajo de oficina;
- la estructura y gestión de la empresa y sus divisiones;
- el estatuto de la empresa;
- organización del trabajo de oficina;
- métodos de registro y procesamiento de documentos;
- archivo;
- mecanografiado;
- reglas para el uso de dispositivos de recepción y comunicación;
- normas de un sistema unificado de organización y administración
documentación;
- reglas para imprimir cartas comerciales utilizando formularios estándar;
- fundamentos de ética y estética;
- reglas de comunicación empresarial;
- reglas para el funcionamiento de la tecnología informática;
- Fundamentos de derecho administrativo y legislación laboral;
- reglamento interno de trabajo;
- normas y reglamentos de protección laboral, medidas de seguridad,
saneamiento industrial y protección contra incendios;
1.5. La secretaria reporta directamente al gerente
________________________________________________________________________.
(empresa, unidad estructural)
1.6. Durante la ausencia del secretario (vacaciones, enfermedad, etc.)
funciones son desempeñadas por una persona debidamente designada,
que adquiere los derechos correspondientes y es responsable de
adecuado desempeño de las funciones que le han sido encomendadas.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Responsabilidades laborales
Secretario:
2.1. Realiza trabajos de apoyo organizativo y técnico.
actividades administrativas del jefe.
2.2. Acepta la presentación para la consideración del jefe
correspondencia, la transfiere de acuerdo con la decisión tomada en
divisiones estructurales o ejecutantes específicos para su uso en
el proceso de trabajo o preparación de respuestas.
2.3. Realiza trabajos de oficina, realiza diversas operaciones con
el uso de tecnología informática diseñada para recopilar, procesar y
presentación de información en la preparación y toma de decisiones.
2.4. Acepta documentos y declaraciones personales para la firma del jefe.
2.5. Prepara documentos y materiales necesarios para el trabajo.
líder.
2.6. Garantiza una revisión y presentación oportunas
divisiones estructurales y ejecutores específicos de documentos,
transferido al cabezal para su firma, asegura su calidad
edición.
2.7. Organizar conversaciones telefónicas con el gerente
anota la información recibida en su ausencia y se la trae
información su contenido, transmite y recibe información sobre
dispositivos de recepción e intercomunicación (telefax, télex, etc.), así como
mensajes telefónicos, trae puntualmente a su atención información,
recibida a través de los canales de comunicación.
2.8. En nombre del jefe, escribe cartas, solicitudes, etc.
documentos, prepara respuestas a los autores de las cartas.
2.9. Realiza trabajos en la preparación de reuniones y reuniones,
realizado por el jefe (recolección de materiales necesarios, notificación
participantes sobre la hora y el lugar del evento, la agenda, su registro),
toma y redacta actas de juntas y encuentros.
2.10. Supervisa el desempeño de los empleados de la empresa.
impartido órdenes e instrucciones, así como el cumplimiento de los plazos
cumplimiento de las instrucciones e instrucciones del jefe, tomadas bajo control.
2.11. Mantiene un archivo de control y registro.
2.12. Dota al puesto de trabajo del jefe de los medios necesarios
equipo de organización, papelería,
crea condiciones propicias para el trabajo eficaz del líder.
2.13. Imprime materiales de oficina en la dirección del jefe,
necesario para su funcionamiento, o ingresa información actual al banco de datos.
2.14. Organiza la recepción de visitantes, promueve la eficiencia
Consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados.
2.15. Forma los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada,
garantiza su seguridad y los envía al archivo de manera oportuna.
2.16. Realiza las asignaciones oficiales individuales del jefe.
2.17. _____________________________________________________________.
tercero Derechos
El secretario tiene derecho:
3.1. Familiarícese con los proyectos de decisiones de la dirección de la empresa,
relativo a sus actividades.
3.2. Presentar propuestas para consideración de la gerencia
mejora del trabajo relacionado con las funciones estipuladas
esta instrucción.
3.3. Dentro de los límites de su competencia, notificar directamente
gerente sobre todas las falencias identificadas en el proceso de cumplimiento de sus
responsabilidades laborales y hacer sugerencias para su eliminación.
3.4. Solicitar personalmente o en nombre de la dirección de la empresa a
divisiones estructurales y especialistas información y documentos,
necesarios para el desempeño de sus funciones.
3.5. Exigir a la dirección de la empresa que colabore en
cumplimiento de sus deberes y derechos.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Una responsabilidad
El secretario es responsable:
4.1. Por desempeño indebido o incumplimiento de sus funciones oficiales
deberes establecidos en esta descripción de trabajo
dentro de los límites determinados por la legislación laboral de la Federación Rusa.
4.2. Por las infracciones cometidas en el ejercicio de sus
actividades - dentro de los límites determinados por las leyes administrativas, penales y
legislación civil de la Federación Rusa.
4.3. Por causar daños materiales - dentro de los límites determinados
legislación laboral y civil de la Federación Rusa.
La descripción del trabajo se desarrolló de acuerdo con ________________
(Nombre,
_____________________________.
número de documento y fecha)
Jefe de unidad estructural (iniciales, apellido)
_________________________
(firma)
"" _____________ 20__
ACORDADO:
Responsable del departamento jurídico
(iniciales, apellido)
_____________________________
(firma)
"" ________________ 20__
Conozco la instrucción: (iniciales, apellido)
_________________________
(firma)
APROBAR
CEO
1. Disposiciones generales
1.1. El secretario-referente pertenece a la categoría de especialistas.
1.2. designado para el cargo y separado del mismo por orden del Director General de la empresa.
1.3. El secretario-referente reporta directamente.
1.4. Durante la ausencia del subsecretario, sus derechos y deberes se transfieren a otro funcionario, lo que se anuncia en la orden de organización.
1.5. Se nombra para el cargo de subsecretario a una persona que cumpla con los siguientes requisitos: educación superior, experiencia de trabajo similar de un año, conocimiento de equipo de oficina (fax, fotocopiadora, escáner, impresora), programas de Microsoft Office (Word, Excel), trabajo de oficina, ingles.
1.6. El secretario-referente se guía en sus actividades por:
— el Acta Constitutiva de la empresa, el Reglamento Interno del Trabajo, otros actos reglamentarios de la empresa;
2. Responsabilidades del subsecretario
El secretario-referente desempeña las siguientes funciones oficiales:
2.1. Elabora los documentos necesarios, brinda servicios de recepción, contabilidad, registro, control sobre la ejecución de documentos, información y referencia y almacenamiento de información documental.
2.2. Controla la calidad de la preparación, la corrección de la preparación, la coordinación, la aprobación de los documentos presentados para su firma a la dirección de la empresa.
2.3. Controla la ejecución de documentos e instrucciones de la gerencia, toma medidas rápidas destinadas a su ejecución oportuna y de alta calidad.
2.4. Lleva a cabo la organización de la preparación, la toma de decisiones y su puesta a disposición de los ejecutores directos. Analiza referencias e informes proporcionados a la gerencia, da opiniones competentes sobre ellos.
2.5. Recibir visitantes.
2.7. Forma los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, vela por su seguridad y los remite al archivo a su debido tiempo.
2.8. Realiza otras asignaciones oficiales de su supervisor inmediato.
3. Derechos del vicesecretario
El secretario-referente tiene derecho:
3.3. Solicitar a los servicios funcionales los materiales necesarios, así como explicaciones de los motivos del retraso en la realización de tareas e instrucciones de la dirección.
4. Responsabilidad del subsecretario
El secretario-referente es responsable de:
INSTRUCCIONES DE TRABAJO PARA EL SECRETARIO DEL JEFE DE RECEPCIÓN
lo apruebo
_____________________________ (Apellido, iniciales)
(nombre de la organización, su ________________________________
forma organizativa y jurídica) (director; otra persona autorizada
aprobar la descripción del trabajo)
——————————————————————-
(Nombre de la institución)
00.00.201_ #00
1. Disposiciones generales
1.1 Esta descripción del trabajo establece los derechos, responsabilidades y deberes del secretario del gerente de recepción _____________________ (en lo sucesivo, la "empresa"). Nombre de la Institución
1.2 Para el cargo de secretario del jefe de recepción se designa a una persona con educación profesional superior (no hay requisitos de experiencia laboral) o educación secundaria especializada y experiencia laboral en el perfil de al menos 2 años.
1.3 El recepcionista está subordinado a __________________________________.
1.4 En sus actividades, el secretario de la recepción del jefe se guía por:
Documentos legislativos y reglamentarios que regulan temas relevantes;
Órdenes del jefe de la empresa (supervisor inmediato);
Reglas y normas de salud ocupacional, reglamentos laborales;
materiales metodológicos relacionados con los temas de sus actividades;
la Carta de la empresa;
Esta descripción de trabajo.
1.5 El secretario del jefe de recepción debe saber:
Actos legales reglamentarios, otros materiales de orientación y metodológicos relacionados con las actividades de la organización y el mantenimiento de registros;
Reglas para el uso de dispositivos de recepción e intercomunicación;
Normas del sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
Reglas para imprimir cartas comerciales utilizando formularios estándar;
Fundamentos de ética y estética;
La estructura y liderazgo de la organización y sus divisiones;
Organización del trabajo de oficina;
Métodos de registro y procesamiento de documentos;
negocio de archivo;
Mecanografiado;
Reglas de comunicación empresarial;
Fundamentos de la organización y gestión del trabajo;
Reglas para el funcionamiento de la tecnología informática;
Fundamentos de derecho administrativo y legislación laboral;
reglamento interno de trabajo;
Reglas y normas de protección laboral.
1.6 Durante la ausencia del secretario del jefe de recepción, sus funciones se asignan a su adjunto, designado en la forma prescrita, con plena responsabilidad de su correcta ejecución.
2. Funciones
Las siguientes funciones están asignadas al secretario del gerente de recepción:
2.1.Organización de conversaciones telefónicas del jefe.
2.2 Preparación organizativa de reuniones y encuentros.
2.3 Apoyo organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del titular de la organización.
2.4 Mantenimiento de registros.
2.5 Vigilar el cumplimiento por parte de los empleados de la organización de las órdenes emitidas e instrucciones tomadas para su control.
2.6 Llevar un archivo de control y registro.
2.7 Organización de la recepción de visitantes.
3. Responsabilidades laborales
El recepcionista debe:
3.1 Aceptar documentos y declaraciones personales para la firma del jefe de la organización.
3.2 Preparar los documentos y materiales necesarios para el trabajo del jefe.
3.3 Supervisar la consideración y presentación oportuna por parte de las divisiones estructurales y los ejecutores específicos de los documentos recibidos para su ejecución, verificar la corrección de la preparación de los borradores de los documentos presentados al jefe para su firma y garantizar su edición de alta calidad.
3.4 Organizar la realización de conversaciones telefónicas del jefe, registrar la información recibida en su ausencia y llamar su atención sobre su contenido, transmitir y recibir información a través de dispositivos de recepción e intercomunicación (telefax, télex, etc.), así como mensajes telefónicos , poner oportunamente en su conocimiento la información recibida a través de los canales de comunicación.
3.5 Realizar labores de apoyo organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del titular de la organización.
3.6 Aceptar la correspondencia recibida para consideración del jefe, transferirla de acuerdo con la decisión tomada a divisiones estructurales o ejecutantes específicos para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas.
3.7 Llevar registros, realizar diversas operaciones utilizando tecnología informática destinada a recopilar, procesar y presentar información en la elaboración y toma de decisiones.
3.8 Compilar cartas, solicitudes, otros documentos en nombre del jefe, preparar respuestas a los autores de cartas.
3.9 Realizar trabajos en la preparación de reuniones y reuniones realizadas por el jefe (recolectar los materiales necesarios, notificar a los participantes la hora y el lugar de la reunión, la agenda, su registro), llevar y redactar actas de reuniones y reuniones.
3.10 Proporcionar al lugar de trabajo del jefe los medios necesarios de tecnología organizacional, papelería, crear condiciones propicias para su trabajo efectivo.
3.11 Imprimir, bajo la dirección del jefe, los materiales de servicio necesarios para su trabajo o ingresar información actual en el banco de datos.
3.12 Organizar la recepción de visitantes, facilitar la pronta consideración de las solicitudes y sugerencias de los empleados.
3.13.Copiar documentos en una copiadora personal.
3.14 Formar los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, velar por su seguridad y entregarlos al archivo en tiempo y forma.
3.15 Supervisar la ejecución por parte de los empleados de la organización de las órdenes e instrucciones emitidas, así como el cumplimiento de los plazos para la ejecución de las instrucciones e instrucciones del jefe de la organización tomadas bajo control.
3.16 Llevar un archivo de control y registro.
La secretaria de la recepcionista tiene derecho a:
4.1 Mejorar sus calificaciones en la forma prescrita.
4.2 Requerir de la dirección que le ayude en el desempeño de sus funciones.
4.3 Hacer sugerencias para mejorar el trabajo relacionado con las funciones previstas en esta descripción del puesto.
4.4 Conocer los documentos pertinentes y la información necesaria para el desempeño con calidad de sus funciones.
5. Responsabilidad
El Secretario de Admisiones es responsable de:
5.1 Incumplimiento (cumplimiento inadecuado) de sus deberes laborales previstos en esta descripción del trabajo en el marco determinado por la legislación laboral de la Federación Rusa.
5.2 Delitos cometidos en el ejercicio de sus actividades en el marco de la legislación administrativa, penal y civil de la Federación Rusa.
5.3 Imposición de daños materiales dentro de ciertas leyes laborales, penales y civiles de la Federación Rusa.
Jefe de la unidad estructural: _____________ __________________
(firma) (apellido, iniciales)
Familiarizado con las instrucciones
una copia recibida: _____________ __________________
(firma) (apellido, iniciales)
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO DEL SECRETARIO
APROBAR
CEO
Apellido I.O. ________________
"________"_____________ ____G.
1. Disposiciones generales
1.1. El secretario pertenece a la categoría de ejecutantes técnicos.
1.2. El secretario es designado para el cargo y separado del mismo por orden del director general de la sociedad.
1.3. El Secretario reporta directamente al Gerente General / .
1.4. Durante la ausencia del secretario, sus derechos y deberes se transfieren a otro funcionario, lo que se anuncia en la orden de organización.
1.5. Para el cargo de secretario se designa a una persona que cumpla con los siguientes requisitos: educación - superior, superior incompleta o secundaria especializada, experiencia de trabajo similar de seis meses, conocimiento de equipos de oficina (fax, fotocopiadora, escáner, impresora), programas de Microsoft Office (Word Excel).
1.6. El secretario se guía en sus actividades por:
- actos legislativos de la Federación Rusa;
- , Reglamento interno de trabajo, otros actos reglamentarios de la empresa;
- órdenes y directivas de la dirección;
- esta descripción de trabajo.
2. Funciones del secretario
El Secretario realiza las siguientes funciones:
2.1. Realiza trabajos en el soporte organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del jefe.
2.2. Acepta la correspondencia entrante para la consideración del jefe, la transfiere de acuerdo con la decisión tomada a las divisiones estructurales o un contratista específico para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas.
2.3. Acepta documentos y declaraciones personales para la firma del jefe.
2.4. Contesta llamadas telefónicas, registra y transmite información oficial al jefe, organiza conversaciones telefónicas del jefe.
2.5. En nombre del jefe, redacta cartas, solicitudes y otros documentos.
2.6. Realiza trabajos de preparación de reuniones y reuniones celebradas por el jefe (recopilación de los materiales necesarios, notificación a los participantes de la hora y el lugar de la reunión, agenda, su registro), mantiene y redacta actas de reuniones y reuniones.
2.7. Lleva a cabo el control sobre la ejecución por parte de los empleados de la empresa de las órdenes y órdenes emitidas, así como el cumplimiento de los plazos para la implementación de las instrucciones y las instrucciones del jefe bajo control.
2.8. Proporciona al lugar de trabajo del jefe los medios necesarios de tecnología organizacional, papelería, crea condiciones propicias para el trabajo efectivo del jefe.
2.9. Organiza la recepción de visitantes, contribuye a la pronta consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados.
2.10. Forma los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, vela por su seguridad y los remite al archivo a su debido tiempo.
2.11. : reservar billetes de avión y tren, reservar hoteles.
2.12. Realiza las asignaciones oficiales individuales de su supervisor inmediato.
3. Derechos del secretario
El secretario tiene derecho:
3.1. Recibir información, incluida la confidencial, en la medida necesaria para la resolución de las tareas asignadas.
3.2. Proporcionar a la gerencia sugerencias para mejorar su trabajo y el trabajo de la empresa.
3.3. Solicitar personalmente o en nombre del jefe de las divisiones de la empresa y otros especialistas información y documentos necesarios para el desempeño de sus funciones.
3.4. Exigir a la dirección que cree las condiciones normales para el desempeño de las funciones oficiales y la seguridad de todos los documentos resultantes de las actividades de la empresa.
3.5. Tomar decisiones dentro de su competencia.
4. Responsabilidad del secretario
4.1. Por incumplimiento y/o cumplimiento intempestivo, negligente de sus funciones.
4.2. Por incumplimiento de las instrucciones, órdenes y órdenes vigentes de conservación de secretos industriales e información confidencial.
4.3. Por violación al reglamento interno de trabajo, disciplina laboral, normas de seguridad y contra incendios.
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO DEL SECRETARIO
APROBAR
___________________________________ (iniciales, apellido)
(nombre de la organización, antes de ________________________
aceptación, etc., su organización (director u otro
forma jurídica) persona oficial, autorizada
debe aprobar
instrucción nostálgica)
» » ____________ 20__
Descripción del trabajo
secretario jefe
______________________________________________
(nombre de la organización, empresa, etc.)
» » ______________ 20__ NORTE_________
Esta descripción de trabajo ha sido desarrollada y aprobada para
sobre la base de un contrato de trabajo con __________________________________________
(nombre del puesto de la persona para quien
Y de acuerdo con
se ha elaborado esta descripción del puesto)
las disposiciones del Código Laboral de la Federación de Rusia y otras disposiciones reglamentarias
leyes que regulan las relaciones laborales en la Federación Rusa.
I. Disposiciones generales
1.1. El secretario de la jefatura pertenece a la categoría de técnico
artistas intérpretes o ejecutantes
1.2. Una persona que tiene
formación profesional superior, sin presentar requisitos de experiencia laboral
trabajo, o formación profesional secundaria y experiencia laboral
especialidad durante al menos __________ años.
1.3. Nombramiento para el cargo de secretario del jefe y destitución
de él se hace por orden del jefe de la empresa en la presentación
1.4. El secretario debe saber:
resoluciones, autos, providencias, otros lineamientos y
documentos normativos de órganos superiores y otros relativos a
actividades empresariales;
- reglamentos, instrucciones, otros documentos reglamentarios para el mantenimiento
trabajo de oficina;
- la estructura y gestión de la empresa y sus divisiones;
- el estatuto de la empresa;
- organización del trabajo de oficina;
- métodos de registro y procesamiento de documentos;
- archivo;
- mecanografiado;
- reglas para el uso de dispositivos de recepción e intercomunicación;
— normas del sistema unificado de organización y administración
documentación;
- reglas para imprimir cartas comerciales utilizando formularios estándar;
— los fundamentos de la ética y la estética;
- reglas de comunicación empresarial;
- Reglas para el funcionamiento de la tecnología informática;
— Fundamentos de derecho administrativo y legislación laboral;
- reglamento interno de trabajo;
— normas y reglamentos de protección laboral, medidas de seguridad,
saneamiento industrial y protección contra incendios;
1.5. La secretaria reporta directamente al gerente
________________________________________________________________________.
(empresa, unidad estructural)
1.6. Durante la ausencia del secretario (vacaciones, enfermedad, etc.)
funciones son desempeñadas por una persona debidamente designada,
que adquiere los derechos correspondientes y es responsable de
adecuado desempeño de las funciones que le han sido encomendadas.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Responsabilidades laborales
Secretario:
2.1. Realiza trabajos de apoyo organizativo y técnico.
actividades administrativas del jefe.
2.2. Acepta la presentación para la consideración del jefe
correspondencia, la transfiere de acuerdo con la decisión tomada en
divisiones estructurales o ejecutantes específicos para su uso en
el proceso de trabajo o preparación de respuestas.
2.3. Realiza trabajos de oficina, realiza diversas operaciones con
el uso de tecnología informática diseñada para recopilar, procesar y
presentación de información en la preparación y toma de decisiones.
2.4. Acepta documentos y declaraciones personales para la firma del jefe.
2.5. Prepara documentos y materiales necesarios para el trabajo.
líder.
2.6. Garantiza una revisión y presentación oportunas
divisiones estructurales y ejecutores específicos de documentos,
transferido al cabezal para su firma, asegura su calidad
edición.
2.7. Organizar conversaciones telefónicas con el gerente
anota la información recibida en su ausencia y se la trae
información su contenido, transmite y recibe información sobre
dispositivos de recepción e intercomunicación (telefax, télex, etc.), así como
mensajes telefónicos, trae puntualmente a su atención información,
recibida a través de los canales de comunicación.
2.8. En nombre del jefe, escribe cartas, solicitudes, etc.
2.9. Realiza trabajos en la preparación de reuniones y reuniones,
realizado por el jefe (recolección de materiales necesarios, notificación
participantes sobre la hora y el lugar del evento, la agenda, su registro),
toma y redacta actas de juntas y encuentros.
2.10. Supervisa el desempeño de los empleados de la empresa.
impartido órdenes e instrucciones, así como el cumplimiento de los plazos
cumplimiento de las instrucciones e instrucciones del jefe, tomadas bajo control.
2.11. Mantiene un archivo de control y registro.
2.12. Dota al puesto de trabajo del jefe de los medios necesarios
equipo de organización, papelería,
crea condiciones propicias para el trabajo eficaz del líder.
2.13. Imprime materiales de oficina en la dirección del jefe,
necesario para su funcionamiento, o ingresa información actual al banco de datos.
2.14. Organiza la recepción de visitantes, promueve la eficiencia
Consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados.
2.15. Forma los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada,
garantiza su seguridad y los envía al archivo de manera oportuna.
2.16. Realiza las asignaciones oficiales individuales del jefe.
2.17. _____________________________________________________________.
El secretario tiene derecho:
3.1. Familiarícese con los proyectos de decisiones de la dirección de la empresa,
relativo a sus actividades.
3.2. Presentar propuestas para consideración de la gerencia
mejora del trabajo relacionado con las funciones estipuladas
esta instrucción.
3.3. Dentro de los límites de su competencia, notificar directamente
gerente sobre todas las falencias identificadas en el proceso de cumplimiento de sus
responsabilidades laborales y hacer sugerencias para su eliminación.
divisiones estructurales y especialistas información y documentos,
necesarios para el desempeño de sus funciones.
3.5. Exigir a la dirección de la empresa que colabore en
cumplimiento de sus deberes y derechos.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Una responsabilidad
El secretario es responsable:
4.1. Por desempeño indebido o incumplimiento de sus funciones oficiales
deberes establecidos en esta descripción de trabajo
dentro de los límites determinados por la legislación laboral de la Federación Rusa.
4.2. Por las infracciones cometidas en el ejercicio de sus
actividades - dentro de los límites determinados por las leyes administrativas, penales y
legislación civil de la Federación Rusa.
4.3. Por causar daños materiales - dentro de los límites determinados
legislación laboral y civil de la Federación Rusa.
La descripción del trabajo se desarrolló de acuerdo con ________________
(Nombre,
_____________________________.
número de documento y fecha)
Jefe de unidad estructural (iniciales, apellido)
_________________________
(firma)
» » _____________ 20__
(iniciales, apellido)
_____________________________
(firma)
» » ________________ 20__
Conozco la instrucción: (iniciales, apellido)
_________________________
(firma)
» » _____________ 20__
0.1. El documento entra en vigor desde el momento de su aprobación.
0.2. Desarrollador del documento: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Documento aprobado: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. La verificación periódica de este documento se lleva a cabo a intervalos que no excedan los 3 años.
1. Disposiciones generales
1.1. El puesto "Secretario del jefe" pertenece a la categoría "Empleados técnicos".
1.2. Requisitos de calificación: educación secundaria general completa y formación profesional o educación secundaria general completa y formación profesional en el trabajo. Sin requisitos de experiencia laboral.
1.3. Conoce y aplica:
- resoluciones, órdenes, órdenes;
- reglamentos, instrucciones y otros materiales de orientación y documentos reglamentarios sobre las actividades de la empresa y mantenimiento de registros;
- la estructura y gestión de la empresa y sus divisiones;
- organización del trabajo de oficina;
- métodos de procesamiento y ejecución de documentos;
- archivo;
- mecanografiado;
- reglas para el uso de dispositivos de recepción y comunicación, medios técnicos de procesamiento de documentos, información oral y escrita, computadoras e impresoras;
- normas del sistema de documentación organizativa y administrativa;
- reglas para imprimir cartas comerciales utilizando formularios estándar;
- fundamentos de ética y estética;
- reglas de comunicación empresarial;
- conceptos básicos de organización y gestión del trabajo;
- reglas para el funcionamiento de la tecnología informática;
- Fundamentos de derecho administrativo y legislación laboral.
1.4. El secretario del jefe es designado para el cargo y destituido por orden de la organización (empresa / institución).
1.5. El Secretario Ejecutivo reporta directamente a _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. La secretaria del gerente dirige el trabajo de _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. El secretario del jefe durante su ausencia es reemplazado por una persona debidamente designada que adquiere los derechos apropiados y es responsable del correcto desempeño de las funciones que se le asignan.
2. Descripción del trabajo, tareas y responsabilidades laborales
2.1. Realiza funciones que incluyen el apoyo organizativo y técnico a las actividades administrativas y administrativas del titular de la empresa.
2.2. Acepta la correspondencia sometida a consideración del jefe, la transfiere de acuerdo con la decisión tomada a divisiones estructurales o ejecutantes específicos para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas.
2.3. Realiza trabajos de oficina, realiza diversas operaciones utilizando tecnología informática destinada a recopilar, procesar y presentar información para la elaboración y toma de decisiones.
2.4. Acepta documentos y solicitudes personales para la firma del jefe de la empresa.
2.5. Prepara documentos y materiales necesarios para el trabajo del jefe.
2.6. Supervisa la consideración y presentación oportunas por parte de las unidades estructurales y los ejecutores específicos de los documentos presentados para su ejecución, verifica la corrección de la preparación de los borradores de los documentos presentados al jefe para su firma y asegura su edición de alta calidad.
2.7. Organiza la conducción de conversaciones telefónicas del jefe, registrando en su ausencia la información recibida y llama su atención sobre su contenido, transmite y recibe información a través de dispositivos de recepción e intercomunicación (telefax, télex, etc.), así como mensajes telefónicos, trae información a su atención en tiempo y forma recibida a través de los canales de comunicación.
2.8. En nombre del jefe, redacta cartas, solicitudes, otros documentos, prepara respuestas a los autores de las cartas.
2.9. Realiza trabajos en la preparación de reuniones y reuniones celebradas por el jefe (recopilación de los materiales necesarios, notificación a los participantes de la hora y el lugar de la reunión, agenda, mantenimiento de su registro), mantiene y redacta actas de reuniones y reuniones.
2.10. Realiza el control sobre la ejecución por parte de los empleados de la empresa de las órdenes y órdenes emitidas, así como el cumplimiento de los plazos para la implementación de las instrucciones e instrucciones del jefe de la empresa, que se toman bajo control.
2.11. Mantiene un archivo de control y registro.
2.12. Proporciona al lugar de trabajo del jefe los medios necesarios de tecnología organizacional, papelería, crea condiciones propicias para su trabajo efectivo.
2.13. Imprime, bajo la dirección del jefe, los materiales de oficina necesarios para su trabajo o ingresa información actual en el banco de datos.
2.14. Organiza la recepción de visitantes, contribuye a la pronta consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados.
2.15. Forma los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, vela por su seguridad y los remite al archivo a su debido tiempo.
2.16. Copia documentos en una fotocopiadora.
2.17. Conoce, comprende y aplica los documentos normativos vigentes relativos a sus actividades.
2.18. Conoce y cumple los requisitos de los actos reglamentarios en materia laboral y de protección ambiental, cumple con las normas, métodos y técnicas para el desempeño seguro del trabajo.
3. Derechos
3.1. La secretaria del gerente tiene el derecho de tomar acción para prevenir y corregir la ocurrencia de cualquier violación o inconsistencia.
3.2. El secretario del jefe tiene derecho a recibir todas las garantías sociales previstas por la ley.
3.3. El secretario del jefe tiene derecho a exigir asistencia en el desempeño de sus funciones y el ejercicio de los derechos.
3.4. El secretario del jefe tiene derecho a exigir la creación de las condiciones organizativas y técnicas necesarias para el desempeño de las funciones oficiales y la provisión del equipo e inventario necesarios.
3.5. El secretario del jefe tiene derecho a conocer los proyectos de documentos relacionados con sus actividades.
3.6. El secretario del titular tiene derecho a solicitar y recibir documentos, materiales e información necesarios para el desempeño de sus funciones y órdenes de la dirección.
3.7. El secretario del jefe tiene derecho a mejorar sus calificaciones profesionales.
3.8. El secretario del titular tiene derecho a informar de todas las infracciones e inconsistencias identificadas en el curso de sus actividades y hacer propuestas para su eliminación.
3.9. El secretario del jefe tiene derecho a familiarizarse con los documentos que definen los derechos y obligaciones para el puesto ocupado, los criterios para evaluar la calidad del desempeño de los deberes oficiales.
4. Responsabilidad
4.1. El secretario de la jefatura es responsable por el incumplimiento o cumplimiento extemporáneo de las funciones asignadas por este cargo y (o) el no uso de los derechos otorgados.
4.2. El secretario de la jefatura es responsable del incumplimiento de las normas de reglamento interno de trabajo, protección laboral, seguridad, saneamiento industrial y protección contra incendios.
4.3. El secretario del jefe es responsable de divulgar información sobre la organización (empresa/institución) que es un secreto comercial.
4.4. El secretario del jefe es responsable del incumplimiento o cumplimiento inadecuado de los requisitos de los documentos normativos internos de la organización (empresa / institución) y las órdenes legales de la gestión.
4.5. El secretario del titular es responsable de las infracciones cometidas en el ejercicio de sus actividades, dentro de los límites establecidos por la legislación administrativa, penal y civil vigente.
4.6. El secretario del titular es responsable de causar daños materiales a la organización (empresa/institución) dentro de los límites establecidos por la legislación administrativa, penal y civil vigente.
4.7. El secretario de la cabecera es responsable del mal uso de los poderes oficiales otorgados, así como de su uso para fines personales.
