En una organización moderna, los sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) se están convirtiendo en un elemento indispensable de la infraestructura de TI. Con su ayuda, aumentar la eficiencia de las empresas comerciales y empresas industriales, y en las instituciones públicas, sobre la base de tecnologías de gestión de documentos electrónicos, se resuelven las tareas de gestión interna, interacción interdepartamental e interacción con la población. La abreviatura generalmente aceptada es EDMS, aunque también se utilizan CAD (sistema de automatización de flujo de trabajo), EDMS (sistema de gestión de documentos electrónicos) y SADO (sistema de gestión de documentos).

Un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es un sistema organizativo y técnico que proporciona el proceso de creación, gestión del acceso y distribución de documentos electrónicos en redes informáticas, además de proporcionar control sobre el flujo de documentos en una organización.

Inicialmente, los sistemas de esta clase se consideraron solo como una herramienta para automatizar las tareas del trabajo de oficina clásico, pero con el tiempo comenzaron a cubrir una gama cada vez más amplia de tareas. Hoy en día, los desarrolladores de EDMS orientan sus productos para trabajar no solo con correspondencia y ORD (documentos organizacionales y administrativos), sino también con diversos documentos internos (contratos, documentación reglamentaria, de referencia y de proyecto, documentos sobre actividades del personal, etc.). Los EDMS también se utilizan para resolver problemas aplicados en los que el trabajo con documentos electrónicos es un componente importante: gestión de la interacción con el cliente, procesamiento de las apelaciones de los ciudadanos, automatización del trabajo. Departamento de Servicio, organización del flujo de trabajo del proyecto, etc. De hecho, un sistema de gestión de documentos electrónicos es cualquier sistema de información que proporciona trabajo con documentos electrónicos.

El mercado de EDMS en los últimos años ha sido uno de los segmentos de desarrollo más dinámico de la industria de TI nacional. En 2009, según IDC, en el contexto de una reducción de casi el 50% en el volumen del mercado global software en Rusia, este segmento ha mostrado una alta resiliencia. Según los datos de 2009, su descenso no superó el 20-25%. En términos numéricos, el volumen del mercado de EDMS en la actualidad, según CNews Analytics, es de unos 220-250 millones de dólares.

Los consumidores de tecnologías de gestión de documentos electrónicos son organizaciones de varios tamaños y características específicas. Tradicionalmente, el sector público sigue siendo el principal consumidor de EDMS. Según los expertos, alrededor del 30% de los proyectos para la introducción de tecnologías de gestión de documentos electrónicos están a cargo de agencias gubernamentales. Al mismo tiempo, es importante que fue el interés por parte del estado lo que se convirtió en la base para la estabilidad del mercado EDMS, que incluso en tiempos de crisis recibió un importante impulso de desarrollo. La gestión de documentos electrónicos fue nombrada elemento clave el concepto de "gobierno electrónico", cuya implementación debería ayudar a eliminar los obstáculos burocráticos en la interacción entre el estado, la población y las empresas, así como a reducir la corrupción. Como característica de la ejecución de proyectos en administraciones públicas y grandes instituciones estatales, cabe destacar el aumento de requisitos para seguridad de información. Estamos hablando de la construcción (desarrollo) sobre la base de productos de software replicados de sistemas de gestión de documentos electrónicos seguros.

Conceptos y principios básicos

Flujo de documentos: el movimiento de documentos en una organización desde el momento en que se crean o reciben hasta la finalización de la ejecución o envío; complejo de trabajos con documentos: aceptación, registro, distribución, control de ejecución, formación de casos, almacenamiento y reutilización de documentación, obra de referencia.

La gestión electrónica de documentos (EDM) es un mecanismo único para trabajar con documentos presentados en formato electrónico, con la implementación del concepto de "trabajo de oficina sin papel".

Un documento legible por máquina es un documento adecuado para la lectura automática de la información contenida en él, registrada en soportes de información magnéticos, ópticos y de otro tipo.

Un documento electrónico (ED) es un documento creado utilizando herramientas informáticas de procesamiento de información que puede firmarse con una firma electrónica (ES) y almacenarse en un medio de máquina en forma de archivo del formato apropiado.

Una firma electrónica (ES) es un análogo de una firma manuscrita, que es una herramienta de seguridad de la información que brinda la capacidad de controlar la integridad y autenticar documentos electrónicos.

Principios básicos de la gestión de documentos electrónicos:

· Registro único del documento, que permite identificar de forma única el documento.

· La posibilidad de ejecución paralela de operaciones, lo que permite reducir el tiempo de movimiento de documentos y aumentar la eficiencia de su ejecución.

· Continuidad del movimiento del documento, que permite identificar al responsable de la ejecución del documento (tarea) en cada momento de la vida del documento (proceso).

· Una base de datos única (o distribuida coordinada) de información documental, que permite excluir la posibilidad de duplicación de documentos.

· Sistema de búsqueda de documentos organizado de manera eficiente que le permite encontrar un documento con información mínima al respecto.

· Un sistema de informes avanzado para varios estados y atributos de documentos, que le permite controlar el movimiento de documentos a través de los procesos de flujo de trabajo y aceptar las decisiones de gestión basado en datos de informes.

La historia del desarrollo de los sistemas de gestión de documentos electrónicos.

Los sistemas de gestión de documentos electrónicos, que aparecieron hace relativamente poco tiempo, ahora han ocupado firmemente su lugar en la estructura de información de la empresa. Inicialmente, su tarea incluía una automatización de flujo de trabajo extremadamente simple, es decir, asistencia a los empleados, pero de ninguna manera reemplazaba los flujos de documentos que circulaban en la empresa.

Mucho ha cambiado cuando los fabricantes de EDMS comenzaron no solo a copiar los procesos de las empresas que aseguran el movimiento de documentos en papel, sino a tener en cuenta las tareas que enfrentan tanto estos procesos en particular como todo el flujo de trabajo en general.

El entendimiento de que el flujo de documentos de una empresa está destinado a respaldar su sistema de gestión no llegó al EDMS de inmediato. Además, muchas autoridades federales y municipales modernas todavía usan el EDMS más simple, cuyas tareas son solo duplicar el flujo de trabajo en papel, pero no reemplazarlo y no optimizar y respaldar la estructura de gestión.

Dividiendo cronológicamente las etapas de evolución de los sistemas de gestión documental electrónica, es necesario destacar la primera de ellas, que se inició en la década de los 80 del siglo XX y se prolongó efectivamente hasta su final. Este período se caracteriza por la fragmentación de las soluciones, que apareció debido al hecho de que las empresas cuya gestión ya comprendía la necesidad de automatizar el flujo de trabajo aún no tenían un conjunto de herramientas unificado necesario para resolver problemas de este tipo.

Considere las razones que llevaron inicialmente a la necesidad de automatizar los flujos de trabajo. En el último cuarto del siglo XX, el volumen de documentación de gestión de las empresas aún no ha alcanzado niveles críticos, sin embargo, la fragmentación territorial existente de divisiones estructurales hacía que los procedimientos de coordinación por parte de los directivos de varios niveles pudieran tomar semanas y en algunos casos incluso meses. La introducción de servicios de correo de anillo en tales empresas hizo posible optimizar solo los mecanismos de coordinación secuencial, mientras que la coordinación en forma de abanico, o como se le llama ahora, coordinación paralela, requirió costos de tiempo muy grandes, como resultado de lo cual su uso se minimizó y se aplicó, a ser posible, exclusivamente dentro del mismo edificio.

Cuando, en muchas grandes empresas industriales y autoridades, los volúmenes de flujo de trabajo comenzaron a acercarse a valores críticos, se hizo evidente que los procesos de flujo de trabajo debían someterse a una reingeniería radical, es decir, una reestructuración, como resultado de lo cual, manteniendo los requisitos generales para los resultados de los procesos, los procesos en sí tenían que ser optimizados y, como resultado, su paso debería haber tomado mucho menos tiempo.

Así, los primeros EDMS fueron completamente individualizados, desarrollados directamente en las empresas para las que fueron creados por recursos internos. Las ventajas obvias de este enfoque (cumplimiento claro del EDMS construido con los procesos de flujo de trabajo regulados reales, integración general en la infraestructura de información de la organización) fueron más que contrarrestadas por un inconveniente fundamental: dicho sistema desarrollado en la propia organización generalmente no era escalable, y era casi imposible cambiar la estructura de los procesos automatizados, lo que llevó a la imposibilidad de desarrollar dicho sistema. Y como el SGDE así obtenido estaba indisolublemente ligado al modelo de gestión de la organización, llegó un momento en que el desarrollo de la empresa se detuvo por completo debido a que el propio sistema de gestión documental electrónica utilizado ralentizó lo que se suponía que debía mejorar: la eficacia del sistema de gestión adoptado en la organización comenzó a caer rápidamente y la empresa se vio obligada a realizar esfuerzos para crear un SGDE adecuado que pudiera apoyar la gestión y hacer más eficiente el desarrollo de la empresa.

Varias empresas establecidas a mediados de la década de 1990 se encargaron de la solución de estas tareas simultáneamente: comenzaron a crear EDMS universales que podían adaptarse fácilmente a las necesidades de casi todos los clientes, y la tecnología para crear la solución EDMS final se convirtió en una solución de dos componentes. etapa uno: en la primera etapa, la empresa creó un EDMS central unificado, en la segunda etapa hubo una implementación: el ajuste de los procesos a las necesidades de un cliente en particular. Este enfoque permitió reducir el costo de las soluciones finales, y al mismo tiempo ser mucho más funcional, brindó la posibilidad de escalamiento organizacional y funcional del sistema.

Desde finales del siglo XX, el enfoque de la automatización del flujo de trabajo comenzó a cambiar cualitativamente: llegaron a Rusia nuevos enfoques de gestión que permitieron aumentar metodológicamente su eficiencia. Así es como nos llegó el concepto de gestión de la calidad y, con él, el enfoque de proceso de la gestión. Sistemas de información reaccionaron casi de inmediato a estas tendencias, como resultado, obtuvieron el concepto flujo de trabajo - flujos de trabajo, que eran instancias únicas de procesos comerciales orientados a documentos. Los EDMS modernos respondieron a su surgimiento con la implementación de motores orientados a procesos (WorkFlow-engines), que al mismo tiempo se convirtieron en un nuevo paso metodológico que permite que los EDMS modernos se adapten aún más rápido y eficientemente a las necesidades de las empresas de rápido crecimiento. La llegada al mercado ruso de desarrolladores occidentales (IBM Lotus, Documentum), que produjeron plataformas para estos sistemas, introdujo el concepto de ECM: gestión de contenido empresarial (gestión de información empresarial). Metódicamente, los SGDE pertenecientes a la categoría ECM se diferenciaban de los demás en que aparecía en ellos una clara división: el documento en sí, su componente informativo (contenido). El sistema ECM trabajaba con el contenido de los documentos a través de sus metadatos, información seleccionada que tiene cierta importancia para la organización. Así, para una carta de salida, los metadatos podrían ser el destinatario, la fecha de firma y firmante oficial, el número de registro e información sobre la salida y entrega.

El uso del flujo de trabajo ya ha permitido a los especialistas de las empresas que operan sistemas de gestión de documentos electrónicos garantizar un cambio continuo en el proceso automatizado para maximizar su cumplimiento con los procesos de la empresa. Sin duda fue un gran salto adelante.

La arquitectura de las soluciones también ha cambiado: si inicialmente el EDMS era un ejemplo de una arquitectura de dos niveles (DBMS - aplicación), en 2005 el requisito de una arquitectura de tres niveles del DBMS - servidor de aplicaciones - interfaz de usuario se convirtió en el estándar. estándar de la industria de facto, y las organizaciones que realizan licitaciones para el suministro de EDMS se convirtieron en indicar exactamente ese requisito para la arquitectura del sistema como preferido u obligatorio.

La situación económica favorable de esa época contribuyó al rápido crecimiento de las empresas en todas las industrias, al tiempo que creaba condiciones favorables para traer nuevas soluciones de productos EDMS al mercado. En este momento, finalmente se formó el círculo de fabricantes de EDMS que operan en el mercado ruso y los mercados de los países vecinos.

Funcionalidad moderna de EDMS

Los sistemas de información corporativos y, en particular, los sistemas de gestión de documentos electrónicos, son soluciones diseñadas principalmente para gestionar recursos de información de mediano y largo plazo. grandes empresas. Las principales razones de tal estratificación son, en primer lugar, suficientes precio alto"boleto de entrada" a este mercado. La adquisición de un sistema de gestión de bases de datos (DBMS) completo, seguro y de alta calidad, dotándolo de medios modernos de protección de la información criptográfica, así como la necesidad de involucrar a analistas, consultores e implementadores altamente calificados en los proyectos de implementación condujo a la hecho de que una empresa que llegó a la necesidad de obtener una herramienta tan potente de gestión de contenidos corporativos, como un EDMS, se viera obligada a incurrir en costes financieros bastante elevados a la vez, que no podía permitirse empresarios individuales y pequeñas empresas. Así, los EDMS se convirtieron en herramientas para mejorar la gestión en las grandes empresas, y los sistemas distribuidos geográficamente podían asegurar el máximo retorno de la implementación. estructuras comerciales tipo de tenencia.

El desarrollo de la funcionalidad EDMS ha llevado a que cada vez más los procedimientos de gestión orientados a documentos se hayan automatizado y cada vez más áreas de las actividades diarias de las empresas hayan sido cubiertas por su funcionalidad.

Hasta la fecha, las siguientes áreas de actividad son el estándar actual de EDMS moderno:

· trabajo general de oficina: procesamiento de la correspondencia entrante y de los llamamientos de los ciudadanos, preparación de cartas y documentos salientes, documentación interna, organizativa y administrativa, control de la ejecución de las instrucciones;

· la gestión de registros de personal es un área estrictamente regulada de la gestión de documentos privados, que permite apoyar los procedimientos de contratación y despido de empleados, envío de empleados en viaje de negocios, provisión de vacaciones planificadas y otros tipos. Dichos sistemas aseguran el mantenimiento de todas las formas aprobadas de gestión de registros de personal: una orden para contratar a un empleado (f. T-1), una orden para terminar contrato de empleo(f. T-8, T-8a), una orden de transferencia de un empleado a otro trabajo (f. T-5), tarjeta personal de un empleado (f. T-2, T-2GS, T-2MS), dotación de personal (f. . T-3), horario de vacaciones (f. T-7);

· trabajo de oficina de archivo: un área de trabajo de oficina privada que completa el ciclo de vida de los documentos de una organización y apoya los siguientes procedimientos: la formación de inventarios de acuerdo con formularios aprobados, la transferencia de archivos para almacenamiento de archivos, examen del valor de documentos y archivos en general, la destrucción de documentos y archivos que ya no tienen valor para la organización, sus empleados, el estado y la sociedad, la entrega de archivos individuales para su almacenamiento en las estructuras de la agencia federal de archivos (Rosarchiv);

· trabajo colegiado: le permite automatizar el soporte documental de las actividades de los órganos colegiados de gestión: reuniones, reuniones, juntas directivas, reuniones de accionistas. También permite la elaboración, coordinación y aprobación de agendas (documentación de planificación) y protocolos (documentación resultante);

· Gestión de las relaciones con los clientes: la funcionalidad de CRM (gestión de las relaciones con los clientes) ahora se implementa en mayor o menor grado en todos los EDMS, excepto en los más antiguos, para cuyos usuarios, sin embargo, dicha funcionalidad no es particularmente demandada.

Características del mercado ruso de EDMS

Los expertos estiman actualmente que el mercado ruso de sistemas de gestión de documentos electrónicos en términos de dinero es de 170 millones de dólares y se caracteriza por altas tasas de crecimiento, del 25 al 40 por ciento por año, según diversas estimaciones. Esto lo hace muy atractivo, también para potentes compañías extranjeras, por lo que la situación en la industria puede cambiar fácilmente. Eso sí, por un lado, en un mercado no saturado, todos los proveedores, habiendo mostrado suficiente actividad, en principio tienen grandes oportunidades de desarrollo. Pero, por otro lado, ahora ya podemos decir que la cantera de grandes jugadores prácticamente se ha formado.

Hasta ahora, los desarrolladores extranjeros y rusos han dividido el mercado aproximadamente por igual en términos de dinero, sin embargo, en términos de número de implementaciones, la proporción claramente no está a favor de los desarrollos extranjeros. Debido al alto costo de las licencias para programas extranjeros, así como a la costosa y lenta adaptación a los requisitos de los estándares rusos, se utilizan principalmente en grandes empresas y agencias gubernamentales, para las cuales el problema del precio no fue tan grave. Las pequeñas y medianas empresas están más inclinadas a utilizar desarrollos nacionales debido a su flexibilidad y bajo costo, y es poco probable que la situación aquí cambie. Sin embargo, grandes compañias recurren cada vez más al EDMS ruso. Cuanto más lejos, la mayor parte del mercado, probablemente, será conquistada por los sistemas domésticos: cada año se vuelven más funcionales, significativamente menos costosos de implementar y, lo que es muy importante, se desarrollan específicamente para las realidades rusas.

La participación de desarrolladores extranjeros de plataformas y soluciones representa más del 50% del mercado de EDMS. Una gran parte del mercado de EDMS (alrededor de un tercio) está ocupada por soluciones basadas en la plataforma Documentum. Las empresas que participan en el estudio, que desarrollan sus sistemas basados ​​en la plataforma IBM Lotus Domino / Notes (BOSS-Referent, STC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge), poseen entre el 12% y el 15% del mercado. Entre empresas rusas una posición importante en el mercado está ocupada por: EOS, Lanit, Directum y Cognitive Technologies. La participación del sistema desarrollado por cada una de estas empresas representa más del 5% del mercado de EDMS. Upscale Soft, Docsvision y Naumen también tienen posiciones bastante sólidas. El EDMS no tiene en cuenta otras soluciones creadas sobre la base de plataformas de IBM utilizadas para desarrollar soluciones ECM (Lotus Notes, Content Manager, etc.), así como soluciones basadas en plataformas para desarrollar aplicaciones ECM de empresas y soluciones de Microsoft y Oracle. de desarrolladores rusos que no son los que participaron en el estudio de la CNA. Segmento especificado mercado ruso Los expertos estiman que EDMS es de $ 45-55 millones.Sin embargo, dado que las plataformas de IBM utilizadas para crear sistemas de administración de documentos electrónicos están ampliamente representadas en Rusia, la proporción de soluciones basadas en tecnologías de IBM puede ser significativamente mayor que la participación total de las empresas encuestadas. por la CNA, incluso incluso a través de sus propios desarrollos. En general, hay tres áreas principales de crecimiento del mercado, por las cuales pueden competir los jugadores nuevos y existentes. En primer lugar, podemos esperar un aumento en la demanda de Instituciones públicas después del desarrollo de un marco regulatorio apropiado. Dado que el sector público es el consumidor definitorio de EDMS en Rusia, que representa alrededor del 40% del mercado, mucho depende del camino que elija el estado al crear una estructura de intercambio de información interdepartamental desarrollada. En segundo lugar, las grandes estructuras comerciales que han estado utilizando activamente EDMS durante bastante tiempo, pero solo en algunas divisiones, se esfuerzan por combinar sucursales distribuidas en un solo espacio de información y extender la práctica exitosa a la empresa en su conjunto. Y, en tercer lugar, en los últimos dos o tres años, las medianas y pequeñas empresas han ido introduciendo cada vez más sistemas para mejorar la eficiencia en la organización del flujo de trabajo y ya se han dado cuenta de los beneficios que esto proporciona.

El volumen del mercado de sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) en Rusia en 2008 ascendió, según estimaciones preliminares de CNews Analytics, a unos 210 millones de dólares. El sector público sigue siendo el principal cliente de EDMS en Rusia, y se espera un mayor crecimiento. también asociado a iniciativas gubernamentales. Las esperanzas de un mayor desarrollo todavía están asociadas con el sector público, los bancos, las telecomunicaciones y el petróleo y el gas, que inicialmente "levantaron" este mercado en Rusia. Al evaluar el volumen del mercado de EDMS en Rusia, los expertos de CNews Analytics, así como los encuestados (empresas de desarrollo e integradores), tienen en cuenta el costo de los componentes del sistema, los servicios de consultoría, la implementación y actualización del sistema, así como la capacitación y soporte técnico. Si, según la encuesta de 2007, la proporción de servicios de implementación era aproximadamente igual al costo del sistema (alrededor del 36 %), entonces en 2008, los encuestados indicaron que la proporción de implementación aumentó ligeramente: 40 % frente a 35 % (sistema costo). En parte, este cambio se debió al rápido crecimiento del sector nacional de servicios de TI en su conjunto, frente al cual el costo del trabajo de los consultores aumentó de manera rápida y notoria. Con el inicio de los cambios de crisis en el país, los clientes anticipaban con entusiasmo que los precios de estos servicios pronto caerían. Sin embargo, de hecho, aún no se ha producido una fuerte reducción en el costo de los servicios profesionales de TI, a pesar de que este mercado es el primero en caer en la zona de riesgo.

Arroz. 1. La estructura de costos para la implementación del EDMS.

Descripción general de los sistemas modernos de gestión de documentos electrónicos

Considere los ocho EDMS más comunes en Rusia: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document Management (1C), Boss Referent (BOSS - Referent, IT Group), DELO (EOS), EUFRATS (Tecnologías Cognitivas). La vista presentada del EDMS es un intento de evaluar las capacidades y la preparación de los productos de software para resolver las tareas reales de organización de la gestión de documentos electrónicos en una empresa.

Los criterios destacados en la revisión ayudarán a analizar las posibilidades de las soluciones bajo consideración desde el punto de vista de la implementación técnica de ciertas tareas de EDMS. Todas las posibilidades se dividen en siete áreas de automatización:

trabajo de oficina;

Flujo general de documentos;

Gestión de contratos;

archivo electrónico;

Trabajar con los llamamientos de los ciudadanos;

Gestión de proyectos;

Trabajar con la documentación del QMS.

La Tabla 1 enumera una serie de criterios obvios que son inherentes a todos los sistemas considerados (y todos los sistemas de la clase EDMS, en principio), y criterios que permiten distinguir las soluciones entre sí. En general, funcionalidad Los sistemas coinciden, y solo una especificación detallada de algunas de las tareas principales del flujo de trabajo y las características de su implementación nos permiten comparar diferentes soluciones. Cabe señalar que para todos los sistemas presentados en la revisión, existe una práctica de implementación bastante grande. Estos sistemas son utilizados por cientos de organizaciones para automatizar el flujo de trabajo. Además de estas soluciones, hay más de 50 productos de software en el mercado que no se utilizan mucho.

Si analizamos las nuevas versiones de los sistemas que ocupan posiciones de liderazgo en el mercado, vale la pena señalar que durante los últimos tres años su desarrollo se ha orientado principalmente a mejorar las capacidades del servicio, ya que las capacidades básicas de una forma u otra ya se implementaron antes. . Si hablamos de nuevas capacidades técnicas, podemos notar el potencial para el desarrollo de EDMS en la dirección de administrar varios tipos de contenido (multimedia), el uso de tecnologías de procesamiento automático y el análisis del contenido del documento. Pero hasta ahora, dicha funcionalidad para el EDMS no es obligatoria y, lo que es más importante, la demanda en Rusia no se ha formado por completo.

Tabla 1. Características generales los EDMS más populares

Considere el EDMS presentado de acuerdo con la relación comprensible para todos" precio / funcionalidad"[12]:

Arroz. 2. "Precio óptimo / funcionalidad" EDMS (diagrama Gartner)

Este gráfico se basa en el principio del "cuadrante mágico Gartner ”, en el que los sistemas ubicados en Yo cuadrante. En II y IV los cuadrantes del diagrama son sistemas que no tienen cuadro de mando integral precio y funcionalidad.

El criterio elegido para el estudio permite evaluar varios EDMS desde el punto de vista de su preparación para resolver los problemas reales de gestión de documentos electrónicos en una empresa moderna. El grupo de líderes incluía sistemas Directum, Docs Vision y Éufrates. El resto de los sistemas se encuentran en II y IV cuadrantes.

Regulación legal y estándares en el campo de EDMS

Hoy en día, las actividades de los desarrolladores de EDMS prácticamente no están reguladas. El desarrollo de productos de software y la implementación de proyectos de implementación, desarrolladores y proveedores, en un grado u otro, se guían por los siguientes documentos normativos y legales:

GOST R 51141-98. Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones (aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa del 27 de febrero de 1998 No. 28);

Ley Federal del 10 de enero de 2002 N° 1-FZ "Sobre Firma Digital Electrónica" (modificada el 8 de noviembre de 2007);

GOST R 6.30-2003. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el papeleo (aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa del 3 de marzo de 2003 N 65-st);

Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 22 de septiembre de 2009 No. 754 "Sobre la aprobación del Reglamento sobre el sistema de gestión de documentos electrónicos interdepartamentales";

Ley Federal del 27 de julio de 2006 N° 149-FZ “Sobre Información, Tecnologías de la Información y Protección de la Información”.

Al implementar proyectos para la implementación de EDMS, en el caso de trabajar con datos personales, es necesario guiarse por los requisitos de las Leyes Federales del 27 de julio de 2006 N 152-FZ "Sobre datos personales" y del 27 de diciembre, 2009 N 363-FZ "Sobre la modificación de los artículos 19 y 25 de la Ley Federal "Sobre Datos Personales".

Dado que los GOST tienen un carácter consultivo, los desarrolladores incluyen la máxima flexibilidad en sus soluciones para que, según el cliente, se puedan implementar varios esquemas para trabajar con documentos en base al sistema. A menudo, la arquitectura y la lógica del sistema deben proporcionar enfoques diferentes ya veces opuestos para la automatización del flujo de documentos. La falta de estándares generalmente aceptados es un problema no solo para los desarrolladores, sino también para los clientes, ya que la elección de los requisitos para un EDMS se vuelve demasiado subjetiva. Las reglas y regulaciones para trabajar con documentos pueden diferir de una empresa a otra, no solo dentro de la misma industria, sino incluso dentro del mismo grupo de empresas. Y aunque, en general, el complejo de tareas de gestión de documentos electrónicos es bastante claro, los métodos para su implementación varían mucho. Resulta que uno de los principales requisitos para los desarrolladores de un EDMS moderno es ofrecer una solución adecuada en términos de precio, calidad y tiempo de implementación, independientemente de las especificidades del trabajo del cliente (en otras palabras, satisfacer cualquier especificidad).

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El libro contiene conceptos teóricos y numerosos Consejo practico en la optimización de la arquitectura del sistema de gestión documental, la distribución de responsabilidades entre los gestores y el personal técnico tanto en la etapa de creación como durante la operación del sistema, la organización del almacenamiento económico y la búsqueda altamente eficiente de documentos, y mucho más. Todos estos consejos se basan en ricos experiencia práctica El autor es un destacado especialista canadiense en el campo de la optimización del flujo de trabajo, que trabajó por encargo de las agencias gubernamentales de su país y de las principales corporaciones globales.La idea clave es que un sistema de flujo de trabajo bien construido no consume muchos recursos, pero ayuda a tomar decisiones efectivas, aumenta la competitividad de una empresa debido al hecho de que Información necesaria se vuelve fácilmente accesible y siempre "a mano". En este libro se describe la tecnología para crear un sistema de flujo de trabajo empresarial eficaz.

2. Métodos y medios de trabajo con documentos. Antología. -Editorial URSS, 2000

La colección presenta trabajos sobre aspectos teóricos y aplicados del flujo de trabajo y tareas relacionadas de reconocimiento de texto, interacción con bases de datos, interfaz de usuario.La colección está dirigida a investigadores y desarrolladores de sistemas de gestión documental.

3. Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Documentos electrónicos en redes corporativas. – M.: Ankey-Ecotrends, 1999

La monografía describe los conceptos básicos y los problemas para mejorar la eficiencia de la automatización de oficinas en una institución, incluidos los problemas específicos asociados con la transición a la tecnología sin papel. Los principios de la construcción. sistemas modernos gestión de documentos electrónicos (EDMS) y tendencias en su desarrollo. Se dan descripciones de los productos extranjeros más avanzados en el campo de SUD. Se dan estándares en el campo de la codificación, compresión, intercambio e integración. varios tipos información.

4. V. Zherebenkova. Documentación en la empresa. - Arriba, 2005

El libro considera el flujo de trabajo desde la posición de contabilidad y contabilidad tributaria. Se describe el procedimiento para compilar documentos organizativos y administrativos. Muestras de formularios unificados utilizados en liquidaciones con personas responsables, transacciones en efectivo, transacciones en cuenta corriente, contabilidad de activos tangibles e intangibles, activos fijos, mano de obra y salarios. Se presentan los registros contables tributarios desarrollados por el autor.

5. Chernov V. N. Sistemas de gestión de documentos electrónicos. - M: TRAPOS, 2009. - 84p.

Se describen los principios y características de la creación de sistemas automatizados. soporte de documentación administración. Se ha llevado a cabo la selección de criterios y la comparación de las características de los sistemas automatizados para el soporte de documentación de gestión de empresas de desarrollo, que han estado operando en el mercado ruso durante mucho tiempo y tienen una gran cantidad de implementaciones prácticas exitosas. Se consideran los temas de soporte regulatorio y legal de los sistemas de gestión de documentos electrónicos.

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Características del mercado ruso de sistemas de gestión de documentos electrónicos.

7 Layna Fischer Innovación y Excelencia en Procesos de Workflow y Gestión del Conocimiento. – Future Strategies Inc., 2000

Se da la descripción de los proyectos más destacados en el campo de la reorganización y gestión de procesos de negocio y la implantación de sistemas de flujo de trabajo.Simplifique los procesos comerciales con tecnología de flujo de trabajo y soluciones de extranet. Tecnologías para la empresa virtual. Estrategias de flujo de trabajo y groupware. Modernas estrategias comerciales y soporte de procesos. mercado de flujo de trabajo. Integración de sistemas de flujo de trabajo para el procesamiento de facturas de pago e imágenes gráficas de documentos.

8. Sapkov V. V. Tecnologías de la información e informatización del trabajo de oficina. - San Petersburgo: Academia, 2006. -288 p.

Se consideran las tecnologías de la información utilizadas en la informatización del trabajo de oficina. Para la adquisición de habilidades prácticas, se dan ejemplos con un análisis de su desempeño. Se proporciona la tecnología para crear un sistema de gestión de base de datos. Se considera el trabajo con sistemas de publicación.

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Conceptos básicos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos. Análisis lo último el mercado mundial de EDMS. Mercado ruso de EDMS. Ejemplos del uso de EDMS en el mundo. Integración de EDMS con otras aplicaciones: sistemas ERP y sistemas CRM. Características de la elección e implementación de EDMS. Los principales participantes en el mercado mundial de EDMS y el mercado ruso de EDMS. De importancia clave para la empresa son los temas de optimización y control del flujo de trabajo y el control sobre el procesamiento de la información.

10. Kunyaev N.N., Demushkin A.S., Fabrichnov A.G. Mantenimiento de registros confidenciales y protegidos documento electronico Rotación. - M: Logotipos, 2011. -452 p.

Se revelan la esencia y las características del trabajo de oficina confidencial. Los temas de documentación de información confidencial, registro de documentos confidenciales, su contabilidad, organización del flujo de documentos confidenciales, clasificación y sistematización de documentos confidenciales, provisión de un sistema de permisos de acceso y régimen de información confidencial, preparación de documentos confidenciales para transferencia al archivo y la destrucción están cubiertos. Se da el análisis de los actos jurídicos normativos modernos en el campo de la información de acceso limitado y la información confidencial documentada: datos personales; secretos oficiales, profesionales, comerciales; secretos de producción, etc.

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Esta norma se aplica a los sistemas automatizados (SA) para la automatización de varios tipos de actividades (gestión, diseño, investigación, etc.), incluidas sus combinaciones, y establece la composición, contenido, reglas para emitir el documento "Términos de referencia para la creación ( desarrollo o modernización) sistemas".

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Se consideran iniciativas estatales en torno al "Documento Electrónico", estándares en el campo de EDMS, capacidades técnicas de los modernos sistemas de gestión de documentos electrónicos, se comparan sus características.

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La colección analiza los problemas de documentar la información y organizar el flujo de trabajo en las condiciones de la moderna tecnologías de la información. Los problemas de clasificación de los documentos en esfera social, la fuerza legal de los documentos electrónicos, su estatus legal y seguridad, el papel en las relaciones jurídicas, principalmente en la circulación civil y la legislación y práctica procesal, el papel y el lugar de ley Federal"Sobre la firma digital electrónica" en el sistema de gestión de documentos en la Federación Rusa, experiencia extranjera en el campo de la gestión de documentos electrónicos.

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